در این راهنما مرحله نحوه ایجاد فرم ترانسمیتال از مدارک تهیه شده را مورد بررسی قرار می دهیم.
آیتم های بررسی شده در این راهنما:
- ثبت ترانسمیتال
- لیست ترانسمیتال
در انتهای راهنما، شما می توانید مدارک تائید شده را ترانسمیتال نمائید و با استفاده از لیست ترانسمیتال ها به کلیه اطلاعات این بخش دسترسی پیدا کنید.
ثبت ترانسمیتال
مدارکی که مراحل تایید را طی کرده اند و توسط کاربر مربوطه تایید شده اند در تب دوم به اسم در انتظار ثبت ترانسمیتال، به صورت کارت هایی با تفکیک گروه مدرک قرار می گیرند که تعداد مدارک برای هر گروه به روی تسک کارت ها مشخص شده است. در این قسمت با کلیک بر هر یک از تسک کارت ها می توان به محیط ثبت ترانسمیتال مدارک هر گروه وارد شد.
در این قسمت، اطلاعات پروژه و گروه مدارک در قسمت بالا صفحه و لیست مدارک در انتظار ترانسمیتال به همراه اطلاعات آن‌ها در قسمت میانی صفحه قابل مشاهده می باشد. اطلاعات سازمان و شخص دریافت کننده به صورت پیش فرض طبق اطلاعاتی که کاربر در زمان ثبت پروژه تعریف کرده است نمایش داده می شوند که قابل تغییر نیز می باشد.
چنانچه نیاز به تغییر در لیست مدارک جهت ترانسمیتال باشد، می توان از طریق دکمه ویرایش لیست، اقدام به حذف و اضافه لازم در لیست مدارک ترانسمیتال نموده و از این طریق و بر اساس نیاز، مدارک در انتظار ترانسمیتال مربوط به یک گروه مدارک را در ترانسمیتال های مختلف ارسال نمود.
در گزینه POI (Purpose of issue) انتخاب IFA نشان دهنده این است که مدرک مورد نظر اجرایی می باشد و انتخاب IFI به این معنی است که مدرک مورد نظر جهت اطلاع کارفرما صادر شده و کاربرد اجرایی ندارد.
برای هر مدرک گزینه ای با عنوان POI (Purpose of issue) یا هدف ارسال مدرک وجود دارد که با انتخاب هر گزینه میتوان دریافت کننده را از هدف ارسال مدرک آگاه کنیم. انتخاب IFA نشان دهنده این است که مدرک مورد نظر جهت تایید ارسال شده است و انتخاب IFI به این معنی است که مدرک مورد نظر جهت اطلاع صادر شده است همچنین انتخاب گزینه IFC نیز برای کاربران به معنای ارسال جهت اجرا مقدور است.
گزینه توضیحات جهت درج متن یا توضیحات مورد نیاز درخصوص مدرک به گیرنده ترانسمیتال می باشد.
با کلیک بر گزینه ثبت نهایی، ترانسمیتال مربوطه در لیست ترانسمیتال ها ثبت و برای شخص گیرنده یک ایمیل با جزئیات اطلاعات ترانسمیتال و پیوست های مربوطه ارسال خواهد شد.
لیست ترانسمیتال
ترانسمیتال های ثبت شده در تب لیست ترانسمیتال قابل مشاهده خواهند بود. روی هر کادر اطلاعات مدارک و نام سازمان گیرنده و مشخصات شخص فرستنده ثبت شده همچنین با کلیک به روی فلش سمت چپ در هر ردیف دیگر اطلاعات مربوط به ترانسمیتال قابل مشاهده می گردند.
از طریق نشانگر تاریخچه سوابق گردش کار تأیید مدرک قابل مشاهده خواهد بود.
در بالای صفحه و سمت چپ، امکانات خروجی اکسل ترانسمیتال ها و همچنین جستجوی پیشرفته قرار دارد. همچنین از طریق گزینه ثبت ترانسمیتال می توان یک ترانسمیتال ثبت شده را مجدداً برای گیرنده ای جدید ارسال و ثبت نمود.
از طریق گزینه زیپ فایل در لیست ترانسمیتال می توان به فایل های پیوست مدرک و همچنین فرمت PDF ترانسمیتال که به صورت خودکار توسط سیستم تولید می شود در یک فایل زیپ دسترسی یافت.
با کلیک کردن به روی دکمه ایمیل کاربران می توانند فایل ترانسمیتال را با تمامی امکانات ویرایش مجدداً برای افراد دلخواه ارسال نمایند. با باز شدن کادر ارسال ایمیل به صورت پیشفرض گیرنده شخص دریافت کننده ترانسمیتال و در بخش رونوشت کاربرانی که به ماژول ترانسمیتال دسترسی دارند قرار گرفته اند که این موارد به دلخواه کاربران قابل تغییر می باشد.
