در این راهنما مرحله تهیه و ایجاد ویرایش جدید از مدارک را در سامانه معرفی و بررسی می کنیم.
آیتم های بررسی شده در این راهنما:
- محیط تهیه مدرک
- ثبت ویرایش جدید از مدرک
- مدرک در جریان
- تایید مدرک
در انتهای راهنما، شما می توانید یک ویرایش جدید ایجاد کنید و با همکاری اعضای تیم آن را تهیه کنید و درصورت نیاز، گردش کاری برای تائید مدرک ایجاد کنید.
محیط تهیه مدرک
محیط تهیه مدرک برای ثبت و تایید ویرایش های مختلف از یک مدرک در یک محیط تیمی می باشد. این محیط دارای سه بخش ثبت ویرایش جدید از مدرک، مدرک در جریان و تایید مدرک است.
ثبت ویرایش جدید از مدرک
مسئول تهیه مدرک، می تواند در تب مدارک در جریان، با کلیک بر گزینه ثبت ویرایش جدید ، اقدام به ایجاد یک ویرایش جدید از مدرک مورد نظر نماید.
پس از کلیک بر روی ثبت ویرایش جدید، یک باکس جهت ورود اطلاعات ویرایش جدید باز می شود.
از لیست مدارک (که قبلا در مرکز کنترل مدارک تعریف شده است) می بایست یک مدرک انتخاب شود، سپس علت ویرایش جدید مشخص و در آخر تاریخی که باید مدرک آماده شود را (درصورت وجود مهلت مشخص) در تاریخ سررسید انتخاب کنیم.
پس از کلیک بر روی دکمه ی ثبت، یک تسک کارت با اطلاعات وارد شده، در تب مدرک در جریان اضافه می شود.
مدرک در جریان
در تب مدارک در جریان لیستی از ویرایش های در دست تهیه نمایش داده می شود که با کلیک بر روی هر کدام از آنها می توان به محیط تهیه آن ویرایش وارد شد.
در این بخش مشخصات مدرک در قسمت بالایی صفحه، قسمت تعریف فعالیت های مربوط به مدرک در قسمت میانی و پرسش و پاسخ ها پایین صفحه و قسمت آپلود نمودن فایل ها و پیوست های تهیه مدرک در سمت چپ صفحه می باشد.
فعالیت ها
مدیریت تهیه مدرک می تواند در بخش فعالیت ها، با تعریف فعالیت های مورد نیاز، مشخص کردن مهلت انجام و تخصیص آنها به هر یک از افراد تیم، اقدامات لازم جهت مدیریت و برنامه ریزی تهیه مدرک را به انجام برساند. همچنین می تواند از طریق گزینه های مربوطه نسبت به حذف و ویرایش فعالیت های تعریف شده اقدام نماید.
با توجه به مسئول مشخص شده و دسترسی های افراد به گروه مدارک اطلاعیه و پیام ثبت این فعالیت برای کاربران مربوطه ارسال خواهد شد.
قابل توجه است در قسمت لیست مدارک در جریان، عکس کاربرانی که برای آنها در این مدرک فعالیت تخصیص داده شده است در سمت چپ تسک کارت ها نمایش داده شده است.
هر کاربر میتواند گزارش کار خود و زمان صرف شده در انجام هر فعالیت را به تعداد دفعات دلخواه ثبت کند. کاربر برای ثبت گزارش کار و زمان صرف شده باید بر روی دکمه زیر کلیک کند.
در صفحه باز شده کاربر امکان ثبت گزارش کار و اطلاعاتی مثل شرح کار، زمان کارکرد و تاریخ انجام کار را دارد.
همچنین پس از پایان انجام فعالیت مربوطه، کاربر می تواند با تیک نمودن آن در سمت راست نسبت به تغییر وضعیت فعالیت به حالت اتمام یافته اقدام نماید.
پرسش و پاسخ
در بخش پرسش و پاسخ می توان با دیگر کاربرانی که دسترسی دارند درخصوص مدرک ارتباط برقرار کرد. در این قسمت می توان با کلیک بر گزینه افزودن پرسش، موضوع مورد نظر خود را در کادر ایجاد شده درج، و در صورت نیاز پیوست های مربوطه را نیز آپلود نموده و در نهایت فرد یا افراد مورد نظر جهت پاسخ یا مشاهده پرسش را از طریق کلید @ در همان کادر، منشن نمود. برای کلیه افرادی که از این طریق منشن می شوند، یک پیام در قسمت اطلاعیه ها و علاوه بر آن یک ایمیل نیز ارسال می گردد که ایشان می تواند با کلیک بر لینک نمایش داده شده در ایمیل و یا کلیک بر پیام مربوطه ایجاد شده در بخش اطلاعیه ها به این قسمت از محیط کاری منتقل و در صورت نیاز پاسخ خود را از طریق کلیک برگزینه پاسخ ارسال نماید. در این قسمت درج پرسش جدید یا پاسخ به پرسش ها به تعداد دفعات دلخواه برای تمامی افراد تهیه مدرک و یا دیگر افرادی که از طریق منشن به این محیط منتقل می شوند امکانپذیر خواهد بود. این قسمت می تواند هم برای ارتباطات داخلی تیم تهیه مدرک و هم برای هرکاربری که امکان دسترسی به مدرک و این بخش از سامانه را دارد قابل استفاده باشد.
اشتراک فایل ها
سمت چپ صفحه، کادر فایل ها برای بارگذاری مدارک مورد نظر کاربرد دارد. کاربر می تواند با کلیک به روی کادر فایل مورد نظر خود را بارگذاری کند و یا از طریق درگ اند دراپ فایل را در صفحه بارگذاری کند.
نهایی سازی، لغو، تاریخچه
کاربر مسئول می تواند با کلیک کردن به روی دکمه نهایی سازی کادر نهایی سازی ویرایش را مشاهده کند. در بخش بالایی کادر اطلاعات مدرک و کاربر ثبت کننده مدرک مشاهده می شود. در این قسمت ضمن تکمیل برخی اطلاعات مدرک (مانند سایز و تعداد صفحات)، پیوست های مدرک در قالب PDF و همچنین فایل های Native از طریق درگ اند دراپ یا انتخاب فایل در قسمت های مورد نظر آپلود می گردند. از طریق لینک آبی رنگ دسترسی به فایل ها آسان تر می شود و کاربر می تواند فایل خود را از جزئیات ویرایش بارگذاری کند. در قسمت پایین صفحه می توان مراحل گردش کار تأیید مدرک را با کلیک بر گزینه افزودن تأیید کننده، به ترتیب و با انتخاب افراد مربوطه ایجاد نمود. با کلیک به روی دکمه ثبت، مدرک به تب مدارک در انتظار تایید منتقل خواهد شد.
با کلیک بر دکمه لغو ویرایش، می توان کلیه فعالیت های مربوط به این ویرایش از مدرک را معلق نمود و در صورت انتخاب مجدد این مدرک در قسمت ثبت ویرایش جدید، مجددا تهیه این ویرایش را فعال نمود. دکمه تاریخچه ویرایش جهت مشاهده اطلاعات گردش تأیید مدارک می باشد.
تایید مدرک
کاربرانی که برای تائید انتخاب شده اند می بایست به ترتیب مشخص مدرک را تائید کنند. عکس هر تائید کننده به روی تسک کارت مشخص شده است. مدرک های نهایی شده در تب مدرک در انتظار تائید قرار خواهد گرفت. در این بخش کاربرانی که دسترسی تائید مدارک را دارند می توانند مدارک را تایید کنند.
کاربر برای تایید مدرک می بایست ابتدا رو ویرایش مورد نظر کلیک کرده تا صفحه تایید برای ایشان نمایش داده شود.
در صفحه باز شده اطلاعات کامل از مشخصات ویرایش فایل ها پیوست و Native، وضعیت تایید و نظرات تایید کنندگان مشخص شده است. همچنین در این قسمت می توان گردش های قبلی مدرک و مراحلی که طی نموده است را مشاهده کرد. کاربر میتواند پس از بررسی های لازم مدرک را تایید و یا رد نماید و همچنین علت آن را در کادر مشخص شده اعلام کند.
در صورت عدم تأیید توسط کاربر مربوطه، مدرک مجددا به صورت یک تسک کارت در قسمت مدارک در جریان با یک نوار قرمز رنگ در گوشه سمت چپ (با عنوان منتظر اصلاح) ایجاد خواهد شد.
