در این راهنما می خواهیم چگونگی دسترسی به بخش قرارداد خرید که یک گزینه مشخص با این عنوان در منو اصلی دارد را بررسی کنیم. این بخش جهت ثبت قراردادهای خرید در زمینه پیشنهاداتی است که برنده آنها مشخص شده است. توضیحات لازم درخصوص ویژگی ها و کاربرد این بخش در ادامه داده شده است.
آیتم های بررسی شده در این راهنما:
- لیست قرارداد های خرید
- محیط ثبت قرارداد خرید
در انتهای راهنما، شما می توانید برای تامین تجهیزات قیمت و زمان قرارداد، نوع قرارداد، موضوع قرارداد، روش پرداخت و … از جمله مهمترین مواردی هستند که بررسی خواهید کرد.
لیست قرارداد های خرید
با کلیک به روی گزینه قرارداد خرید در منوی اصلی به صفحه قرارداد خرید منتقل می شویم. در این قسمت لیست کامل قراردادهای ثبت شده به کاربر نمایش داده می شود. در هر ردیف این لیست اطلاعاتی مانند شماره قرارداد، گروه کالا، تامین کننده و وضعیت مربوط به قرارداد ثبت شده قابل مشاهده است. بخش وضعیت پس از ثبت یک قرارداد به صورت در انتظار تائید نمایش داده می شود تا زمانی که کاربر تائید کننده با کلیک به روی گزینه ی مشاهده در بخش جزئیات قرارداد اقدام به تائید قرارداد ثبت شده نماید.
کاربران می توانند با کلیک به روی گزینه مشاهده، جزئیات قرارداد ثبت شده را بررسی نمایند.
کاربران از طریق دکمه جست و جوی پیشرفته می توانند اقدام به یافتن یک قرارداد خاص در لیست موجود نماید. شماره های موجود روی گزینه ثبت قرارداد جدید، نشانگر تعداد قراردادهای در انتظار ثبت می باشند همچنین با کلیک به روی گزینه ثبت قرارداد به صفحه ی ثبت اطلاعات قرارداد جدید منتقل خواهند شد.
محیط ثبت قرارداد خرید
با ورود به صفحه ثبت قرارداد کاربران می توانند به ترتیب زیر اقدام به ثبت یک قراداد فرمایند:
اطلاعات اولیه
با کلیک به روی گزینه اطلاعات اولیه بخش های مختلفی برای وارد کردن اطلاعات اولیه قرارداد قابل مشاهده خواهند بود. با مشخص کردن تاریخ شروع قرارداد و مدت آن تاریخ پایان قرارداد نمایش داده می شود. در قسمت بعدی می توان واحد پولی که در قرارداد توافق شده است تعیین شود همچنین در بخش بعدی می توان برای راحت تر شدن محاسبات مالی قراداد مالیات برارزش افزوده در نظر گرفته شده را وارد نمود. پس از تعیین نمودن نوع قرارداد می توان نوع تحویل را تجهیز مورد نیاز را نیز مشخص کرد.
تامین کننده
با کلیک بر روی دکمه تامین کننده صفحه ای شامل لیست تامین کننده های برنده این درخواست، نمایش داده خواهد شد. کاربران می توانند تامین کننده مورد نظر را جهت عقد قرارداد انتخاب نمایند. با انتخاب تامین کننده مورد نظر اطلاعات کامل مربوطه در همان قسمت نمایش داده خواهد شد همچنین کاربر می تواند از طریق گزینه ویرایش نسبت به تغییر مجدد تامین کننده اقدام نماید که اطلاعات نمایش داده شده منتاسب با تغییر تامین کننده انتخابی تغییر می کند.
موضوع
با کلیک به روی گزینه موضوع صفحه ای جدید شامل لیست کالاهای مرتبط با درخواست پروپوزال انتخاب شده برای قرارداد نمایش داده خواهد شد که کاربر می تواند کالا یا کالا های مورد نظر را جهت عقد قرارداد انتخاب نماید. با اضافه کردن موارد به لیست سمت چپ و کلیک به روی دکمه تائید فیلد های به کادر موضوع افزوده می شوند که کاربر می تواند با وارد کردن اطلاعات نسبت به تکمیل مقدار و قیمت کالا در این قسمت اقدام نماید. قیمت کل براساس اطلاعات ثبت شده محاسبه خواهد شد و درصورتیکه ممکن است قرارداد درحال ثبت موضوعات دیگری علاوه بر خرید کالا را شامل شود مانند حمل و یا نصب تجهیزات. می توان از طریق گزینه افزودن سایر، موضوعات دیگر را به لیست اضافه و اطلاعات آن را تکمیل کرد. چنانچه کاربر نیاز به حذف موضوعات اضافه شده داشته باشد می تواند از طریق نشانگر حذف در سمت چپ هر ردیف اقدام به حذف و از طریق دکمه افزودن کالا موارد مورد نیاز را اضافه نماید. کابران می توانند با کیک بر نشانگر مثبت، از طریق کادر باز شده اجزاء تجهیز مورد نظر را انتخاب و به زیر مجموعه کالا در صفحه ثبت قرارداد اضافه نمایند تا فرآیند بسته بندی و تحویل بر این اساس انجام گردد.
در پایین کادر مربوط به موضوع قرارداد اطلاعاتی مانند جمع کل و مالیات برارزش افزوده به طور خودکار محاسبه شده اند.
روش پرداخت
با کلیک کردن به روی دکمه روش پرداخت کادری مشاهده می شود که می توان در آن نحوه روش پرداخت توافق شده در قرارداد را تعیین کرد. کاربران می توانند در جدول مشاهده شده اطلاعات روش پرداخت مانند مرحله، درصد و اعتبار زمانی را ثبت نمایند. اعتبار زمانی مدتی است که سازمان پس از سررسید مرحله انتخاب شده مهلت انجام پرداخت را دارد. از طریق گزینه افزودن می توان به تعداد مورد نیاز مرحله پرداخت اضافه نمود همچنین از طریق گزینه حذف نیز می توان نسبت به حذف ردیف ها اقدام نمود.
پس از تکمیل اطلاعات مورد نیاز قرارداد کاربر می تواند از طریق کادر موجود در سمت چپ صفحه امکان بارگزاری مدارک و فایل های مورد نیاز قرارداد را خواهد داشت. همچنین از طریق گزینه انصراف می توان اقدام به لغو ثبتت قرارداد و از طریق دکمه ثبت می توان اطلاعات وارد شده را ثبت نمود. قبل از تائید اطلاعات ثبت شده توسط کاربر مربوطه با کلیک بر روی مشاهده می توان اقدام به ویرایش بعضی از اطلاعات ثبت شده نمود درصورتیکه بعد تائید اطلاعات امکان تغییر و یا حذف هیچ یک از موارد وجود نخواهد داشت.