درخواست پروپوزال

در این راهنما می خواهیم چگونگی دسترسی به بخش درخواست پروپوزال که یک گزینه مشخص با این عنوان در منو اصلی دارد و شامل سه تب در انتظار ثبت، درجریال و پروپوزال های تکمیل شده می باشد را بررسی کنیم. این قسمت جهت مدیریت فرآیند درخواست، دریافت و ارزیابی پروپوزال تأمین کنندگان می باشد.

آیتم های بررسی شده در این راهنما:

• درانتظار ثبت
• در جریان
• پروپوزال های تکمیل شده

در انتهای راهنما، شما می توانید اقدام به تکمیل اطلاعات پروپوزال، دریافت و شفاف سازی پیشنهادات تامین کنندگان، ارزیابی پروپوزال ها و درنتهایت انتخاب برنده نمایید.

در انتظار ثبت

با کلیک به روی ماژول درخواست پروپوزال در منوی اصلی، تب در انتظار ثبت و تسک کارت های ثبت درخواست پروپوزال را مشاهده می نمایید. تسک کارت های موجود در این قسمت بلافاصله پس از ثبت یک درخواست خرید ایجاد می گردند. کاربر در این تب به تعداد درخواست های ایجاد شده در ماژول قبل، تسک کارت درخواست پروپوزال خواهد دید.

به روی هر یک از تسک کارت ها اطلاعات درخواست خرید ثبت شده قابل مشاهده است. این کارت ها تنها برای کاربرانی نمایش داده می شود که به این قسمت دسترسی داشته باشند.  

با کلیک به روی یکی از تسک کارت ها به صفحه ای منتقل می شویم که می توانیم در آن درخواست پروپوزال را برای تجهیزات مورد نظر ثبت کنیم. در میان صفحه آیتم های متفاوتی جهت تکمیل اطلاعات پروپوزال موجود است و در سمت چپ صفحه دکمه های ثبت، انصراف و متن درخواست مشاهده می شوند. با کلیک به روی دکمه متن درخواست می توان درصورت دلخواه توضیحات لازم را در متن درخواست اضافه کرد.  همچنین می توان در صورت نیاز فایل پیوست را از طریق کادر موجود در سمت چپ صفحه آپلود کرد.

پس از تکمیل اطلاعات درخواست پروپوزال کاربر می تواند به روی دکمه ثبت نهایی کلیک کند و به تب در انتظار ثبت منتقل شود همچنین با کلیک به روی دکمه انصراف به تب درانتظار ثبت پروپوزال بر می گردد.

افزودن تجهیزات

در قسمت بالایی صفحه کادری مشاهده می شود که مشخصات درخواست خرید و  تجهیز را نشان می دهد. با کلیک به روی دکمه افزودن در این کادر می توان دیگر کالای های این گروه که در، درخواست های خرید تایید شده موجود هستند را به لیست درخواست پروپوزال افزود.

افزودن تامین کنندگان

با کلیک به روی دکمه افزودن کادری نمایش داده می شود که لیستی از تامین کنندگان گروه کالای مربوطه را به همراه اطلاعات آنها نشان می دهد. در این لیست کنار هر ردیف دکمه افزودن مشاهده می شود که با استفاده از آن می توان لیستی از تامین کنندگان تجهیزات تهیه کرد که موارد دلخواه در سمت چپ اضافه می شوند. کنار هر تامین کننده انتخاب شده یک علامت حذف وجود دارد که با استفاده از آن می توان موارد اضافه را از لیست دلخواه حذف نمود. با کلیک به روی دکمه تائید کادر بسته می شود و تامین کنندگان به اطلاعات درخواست پروپوزال افزوده می شوند.

افزودن استعلام فنی

با کلیک به روی دکمه افزودن در کادر استعلام فنی می توان به تعداد دلخواه ردیف هایی برای ثبت آیتم های استعلام فنی افزود. در هر ردیف از استعلام فنی امکان آپلود فایل های موردنیاز وجود دارد. جهت ارزیابی کمی پیشنهاد فنی و امتیازدهی، کاربر می تواند برای هر آیتم استعلام فنی، وزن اهمیت آن را در کادر سمت چپ هر ردیف وارد نماید.

در هر یک از موارد ، کاربر می تواند از طریق نشانگر حذف نسبت به حذف ردیف های ایجاد شده اقدام نماید.

افزودن استعلام بازرگانی

با کلیک به روی دکمه افزودن در کادر استعلام بازرگانی می توان به تعداد دلخواه ردیف هایی برای ثبت آیتم های بازرگانی افزود. به صورت پیش فرض 2 آیتم اصلی قیمت و زمان تحویل در این قسمت موجود می باشد. همچنین کاربر می تواند فایل های پیوست هر آیتم بازرگانی مورد استعلام را بارگذاری نماید. جهت ارزیابی کمی و امتیازدهی، کاربر می تواند برای هر آیتم استعلام ، وزن اهمیت آن را در کادر سمت چپ هر ردیف وارد نماید. در هر یک از موارد ، کاربر می تواند از طریق نشانگر حذف نسبت به حذف ردیف های ایجاد شده اقدام نماید.

پس از ثبت این قسمت، یک ایمیل همراه با مشخصات و متن درخواست برای تأمین کننده ارسال می شود که با کلیک بر لینک ارسال شده در ایمیل، تأمین کننده می تواند وارد پورتال مربوطه شده و نسبت به تکمیل اطلاعات پیشنهاد خود اقدام نماید.پس از ثبت درخواست پروپزال، یک کارت در انتظار تأیید در تَب مربوطه ایجاد خواهد شد.

در جریان

با ورود به تب در جریان تسک کارت های مربوط به پروپوزال های درجریان به همراه اطلاعات آن ها نمایش داده شده است. این تسک کارت ها بلافاصله بعد از ثبت یک درخواست پروپوزال جدید ایجاد می شوند و تنها برای کاربرانی نمایش داده می شوند که به این قسمت دسترسی داشته باشند.

با کلیک به روی یک از تسک کارت ها به محیط ثبت درخواست پروپوزال منتقل می شویم که در قسمت بالایی صفحه مشخصات و اطلاعات این درخواست مشاهده می شود. اطلاعات تجهیزات مورد درخواست در قسمت میانی صفحه به همراه لیست تامین کنندگان آن ها قابل مشاهده است. در سمت چپ صفحه دکمه استعلام فنی و بازرگانی قابل مشاهده است که با کلیک به روی هر یک از آن ها میتوان آیتم های موجود را ویرایش کرد همچنین کاربران با استفاده از دکمه تامین کننده قادر به حذف و یا اضافه کردن تامین کنندگان انتخابی برای ثبت درخواست پروپوزال مورد نظر اقدام نمایند.

در میان صفحه رو به روی هر تامین کننده می توان گزینه پروپوزال فنی و بازرگانی را مشاهده کرد. این گذینه ها بسته به نوع استعلام انتخابی فعال و به رنگ نارنجی دیده خواهند شد. اگر استعلام فنی-بازرگانی و یا مستقیم باشد هر دو گزینه برای کاربران فعال است. درصورتیکه استعلام از نوع بازرگانی انتخاب شده باشد تنها گزینه پروپوزال بازرگانی فعال خواهد بود، گزینه ی پروپوزال فنی غیرفعال و به رنگ طوسی نمایش داده می شود. ثبت پروپوزال بازرگانی و یا فنی برای تامین کنندگان در دو مرحله ی ثبت اطلاعات پروپوزال و ارزیابی اطلاعات ثبت شده انجام می شود.

1.ثبت اطلاعات پروپوزال

با کلیک به روی گزینه های پروپوزال فنی و یا بازرگانی کادر لیست استعلام نمایش داده می شودبرای ثبت اطلاعات لازم می توان به روی دکمه ثبت پروپوزال کلیک کرد. همچنین در این کادر امکان افزودن پرسش و پاسخ در مورد اطلاعات ثبت شده وجود دارد. با کلیک به روی دکمه افزودن پرسش کادری برای ثبت پرسش مشاهده خواهد شد که می توان در صورت نیاز فایل های مربوطه را به همراه پرسش یا پاسخ آپلود کرد. 

پس از کلیک به روی دکمه ثبت پروپوزال می توان اطلاعات مربوط به آیتم های موجود را تکمیل کرد. همچنین می توان برای هر آیتم فایل پیوست مربوطه را نیز با کلیک در کادر مشخص شده و یا از طریق درگ اند دراپ  آپلود نمود. سپس کاربر با کلیک به روی دکمه ثبت نهایی به کادر لیست استعلام باز می گردد. حالا درکادر لیستم استعلام مقابل آیتم های پروپوزال اطلاعات ثبت شده مربوط به هر یک قابل مشاهده خواهد بود. درصورت ثبت اطلاعات پروپوزال و عدم انجام ارزیابی دکمه مربوطه در صفحه جزئیات درخواست به رنگ آبی نمایش داده می شود.

2.ارزیابی

بعد از ثبت اطلاعات مربوط به هر آیتم با کلیک به روی دکمه ارزیابی در کادر لیست استعلام می توان اقدام به ارزیابی اطلاعات ثبت شده کرد توجه داشته باشید درصورتی که اطلاعات آیتم های پروپوزال ثبت نشده باشند امکان ثبت ارزیابی نیست وجود ندارد. ارزیابی به کاربران امکان آسان تر شدن انتخاب برنده از میان تامین کنندگان را می دهد همچنین درصورت نیاز می توان به راحتی علت انتخاب یک تامین کننده به عنوان برنده را تشخیص داد.

در مقابل هر ردیف با توجه به اطلاعات ثبت شده می توان امتیاز آیتم مربوطه را ثبت کرد و با توجه به وزن هر آیتم امتیاز نهایی محاسبه شده را مشاهده کرد. با کلیک به روی دکمه ثبت نهایی به صفحه جزئیات پروپوزال باز می گردیم در صورت ثبت اطلاعات هر آیتم و همچنین ارزیابی آن ها رنگ گزینه پروپوزال انتخاب شده به سبز تغییر پیدا خواهد کرد.

در نهایت بعد از تکمیل جزئیات درخواست پروپوزال می توان به روی دکمه انتخاب برنده در سمت چپ صفحه کلیک کرده و کادر انتخاب برنده را مشاهده نمود. کاربران در این قسمت می توانند امتیاز پروپوزال های تامین کنندگان را در دو بخش فنی و بازرگانی مشاهده، قیمت و زمان تحویل را در ارتباط با هر تامین کننده بررسی نمایند. سپس با توجه به اطلاعات ارائه شده می توان با از فعال کردن گزینه مقابل تامین کننده مورد نظر برنده را انتخاب کرده و به روی دکمه ثبت کلیک کنند.

بعد از انتخاب برنده تسک کارت مربوط به این پروپوزال از تب پروپوزال های درجریان حذف خواهد شد و اطلاعات مربوط به آن در تب پروپوزال های تکمیل شده قابل مشاهده خواهد بود.

پروپوزال های تکمیل شده

تب پروپوزال های تکمیل شده یک لیست مرجع از پروپوزال های ثبت شده به همراه اطلاعات آن ها به کاربران نشان می دهد.

در سمت راست صفحه لیست ذکر شده همراه با اطلاعاتی مانند کدپروپوزال ثبت شده (RFP)، نام تامین کننده و تجهیز برای هر مورد قابل مشاهده است. با کلیک به روی هر کدام مشخصات کامل پروپوزال ها در سمت چپ قابل مشاهده خواهد بود. این مشخصات شامل لیست تجهیزات، لیست تامین کنندگان، برنده استعلام و مشخصات کلی پروپوزال می باشد. کابران می توانند جهت اطلاع از جزئیات هر پروپوزال، روی گزینه جزئیات کلیک نموده تا به صفحه ثبت جزئیات اطلاعات پروپوزال هدایت شوند.