راهنمای جامع مدیریت فرایند تامین

25 خرداد, 1399مدیریت خرید

تا چه اندازه با مدیریت فرایند تامین آشنا هستید؟ می‌خواهید بدانید چرا این موضوع مهم است؟ چون کاغذ محور بودن فرایندها تاثیر ناخوشایندی روی خط مشی اصلی سازمان‌ها دارد.

در سازمان‌های سنتی، یک فرایند خرید ساده منجر به کاغذ بازی‌های فراوان و رد و بدل کردن ایمیل‌های انبوه می‌شود. این موضوع مشکلات زیادی برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد. از جمله این موارد می‌توان به خریدهای با تاخیر، از دست دادن تخفیف‌های خرید و ایجاد اختلاف در معامله‌های تجاری سازمان‌ها می‌شود.

بعضی از سازمان‌ها برای حل این مشکل و سرعت بخشیدن به روند خرید از اکسل یا ایمیل استفاده می‌کنند؛ اما این روش به هیچ عنوان کارآمد نیست! در اصل، این روش سنتی شبیه به این است که امروزه به جای استفاده از مایکروفر برای پختن غذا به سراغ سنگ چخماق یا سنگ آتشزنه برویم.

اگر سازمانی می‌خواهد از مزیت‌های خریدهای زودهنگام و تخفیف‌های پرداخت برخوردار شود، باید روش‌های سنتی را کنار بگذارد و راه‌حل‌های جدید مبتنی بر تکنولوژی را با آغوش باز بپذیرد. ابزارهای مدرن فرایند تامین می‌توانند استراتژی تامین کُند و صدمه دیده یک شرکت را یک شبه به یکی از بهترین سیستم‌های جهان تبدیل کنند.

اگر هنوز از روش‌های سنتی برای مدیریت فرایند تامین سازمانتان استفاده می‌کنید، وقتش رسیده که یک فناوری نوین را جایگزین آن کنید. در اینجا نکاتی که برای بهینه‌سازی فرایند تامین باید بدانید را برایتان آورده‌ایم. با ما همراه باشید و این نکات را بشناسید.

تامین (Procurement) چیست؟

تامین به تکنیک‌ها، روش‌های ساختاریافته و ساده کردن فرایند خرید سازمان‌ها اشاره دارد. از دیگر نتایج مطلوب تامین (Procurement) می‌توان به کاهش هزینه ، کاهش زمان و ایجاد روابط دو سر برد با تامین‌کننده‌ها اشاره کرد. تامین به لحاظ ماهیتی می‌تواند به صورت مستقیم، غیرمستقیم، واکنش‌پذیر یا فعال باشد.

فرایند تامین (Procurement Process) چیست؟

فرایند تامین مجموعه‌ای از فعالیت هاست که برای دریافت محصولات یا سرویس‌هایی که نیاز به سفارش خرید یا تایید فاکتور دارند ضروری است.

درست است که اغلب سازمان‌ها گاهی از تامین و خرید به جای هم استفاده می‌کنند، اما این دو مفهوم کمی با هم تفاوت دارند.

به طور کلی، خرید کردن، یک فرایند کلی برای تهیه محصولات و خدمات مورد نیاز یک سازمان است، ولی تامین برای شرح دادن فعالیت‌های مربوط به فراهم کردن این موارد استفاده می‌شود. در نتیجه، فرایند تامین در یک سازمان زمینه و عملیات مخصوص به خودش را دارد.

صرف نظر از منحصر به فرد بودن این موضوع، هر مدیریت فرایند تامین از سه P یا « 3Ps» تشکیل شده است. P اول مربوط به فرایند (Process) است، P دوم یعنی مردم (People) و P سوم شامل تشریفات اداری (Paperwork.) است. در ادامه تک تک این بخش‌ها را بررسی می‌کنیم.

1. فرایند (Process)

فرایند شامل لیست قوانینی است که موقع بررسی‌ها، ثبت سفارش‌ها، فراهم کردن نیازمندی‌ها و پرداخت برای محصولات و سرویس‌ها باید رعایت شوند. نقاط بازرسی و گام‌های این بخش به پیچیدگی فرایند خرید بستگی دارد. هر چقدر پیچیدگی فرایند خرید بیشتر باشد، نقاط بازرسی و گام‌های فرایند بیشتر می‌شود.

2. مردم (People)

در این بخش از مدیریت فرایند تامین، منظور از مردم عموم افراد جامعه نیست! بلکه مردم همان ذینفعان پروژه هستند که مسئولیت خاصی در چرخه عمر تامین دارند. این افراد مسئولیت رسیدگی به شروع فرایند یا صدور مجوز برای بخش‌های مختلف فرایند را بر عهده دارند. تعداد ذینفعان دخیل در این بخش به طور مستقیم با میزان ریسک‌های پروژه و ارزش خریدها ارتباط دارد.

3. کاغذ بازی یا تشریفات اداری (Paper)

این بخش به تشریفات اداری و داکیومنت سازی در هر مرحله از فرایند تامین اشاره دارد. همه این اسناد برای ارجاع‌های آینده و بررسی‌های ضروری جمع‌آوری و ذخیره می‌شوند.

روند (Flow) مدیریت فرایند چیست؟

برای داشتن مدیریت فرایند تامین منصفانه و شفاف و کارآمد، باید درک درستی از جریان یا روند فرایند تامین داشته باشید. با وجود اینکه مدیریت فرایند تامین در سازمان‌های مختلف با هم تفاوت دارد، اما می‌توان موارد مشترک آن‌ها را در قالب یک فلوچارت (flowchart) ارائه کرد.

گام‌های مربوط به یک فرایند تامین

هر مدیریت فرایند تامین شامل چندین بخش است. از جمله آن‌ها می‌توان به تعیین نیازمندی‌ها، تحقیق درباره تامین‌کننده‌ها، تجزیه و تحلیل ارزش‌ها، افزایش درخواست‌های خرید، مراحل بررسی، تبادل نظر درباره درخواست خریدها، مدیریت قراردادها، مانیتورینگ یا ارزیابی سفارش‌های رسیده، تطبیق سه جانبه، کامل کردن پرداخت‌ها و ثبت سوابق اشاره کرد. در ادامه گام‌های مهم فرایند مدیریت تامین را با هم بررسی می‌کنیم.

گام صفر-تشخیص نیازمندی‌ها

قدم اول فرایند تامین، شناخت نیاز به یک محصول است. برای رسیدن به این شناخت باید بدانید که آیا آن برند نیاز به سفارش جدید یا تکرار یک خرید دارد. برای این کار، نیازمندی‌ها ارزیابی می‌شوند و اینکه موجودی قبل از ثبت درخواست خرید مجددا بررسی می‌شود.

گام اول- درخواست خرید

به طور معمول یک فرایند تامین با تقاضای خرید شروع می‌شود. در این مرحله از کار، درخواست کننده یک تقاضای تامین را به صورت کاغذی، الکترونیکی یا تلفنی به واحد تامین ارسال می‌کند.

گام دوم- بررسی درخواست

در این مرحله، درخواست‌های تامین ارسال شده توسط تیم تامین بررسی می‌شود. درخواست‌های تایید شده به صورت POs (point of sale system) تبدیل می‌شوند؛ و درخواست‌های رد شده به همراه دلیل رد آن‌ها به درخواست کننده پس فرستاده می‌شوند. شاید در نظر اول انجام همه این کارها با هم سخت به نظر برسد؛ اما تمام آن‌ها را می‌توان با کمک یک برنامه تامین ساده انجام داد.

گام سوم-تصویب بودجه

در شرکت‌های تجاری، تیم تامین پس از اینکه بالاترین هزینه یک PO مشخص شد، آن را برای دریافت بودجه تصویب شده به دپارتمان یا واحد حسابداری ارسال می‌کند.

گام چهارم-ارسال درخواست به فروشنده‌ها

پس از اینکه بودجه به تصویب رسید، تیم تامین چندین درخواست (RFQ) را برای فروشنده‌ها می‌فرستد. هدف از ارسال این درخواست‌ها، دریافت و مقایسه پیشنهاد فروشنده‌ها برای ساختن یک لیست کوتاه از فروشنده‌های ایده آل است.

گام پنجم-مذاکره و قرارداد

بعد از اینکه فروشنده مورد نظر انتخاب شد، نوبت به مذاکره و امضای قرارداد می‌رسد. پس از امضای قرارداد، سفارش خرید برای فروشنده ارسال می‌شود. یادتان باشد که قراردادهای قانونی، درست بعد از اینکه یک فروشنده یک PO را پذیرفت و آن را تایید کرد، فعال می‌شود.

 گام ششم- دریافت کالا و خدمات

در این مرحله فروشنده کالاها یا خدماتی که تعهد کرده است را درست راس بازه زمانی تعیین شده تحویل می‌دهد. پس از دریافت سفارش‌ها، خریدار سفارش‌ها را بررسی می‌کند؛ و در صورت وجود مشکل موضوع را به فروشنده اطلاع می‌دهد.

گام هفتم- تطبیق سه جانبه

در این مرحله سه سند سفارش‌ خرید، رسید انبار خریدار و فاکتور فروشنده برای مشخص کردن مغایرت ها و اطمینان از دقت معامله انجام شده تطبیق داده می‌شوند.

مغایرت های شناسایی شده میبایستی به صورت کامل بر طرف شود.

گام هشتم-تایید فاکتور پرداخت

بعد از تطبیق سه جانبه، فاکتور تایید شده و برای پرداخت ارسال می‌شود. البته ساختار سازمان هم در این مرحله تاثیرگذار است.

گام نهم-حفظ سوابق

پس از طی کردن مرحله پرداخت، خریداران سابقه خریدها را برای حسابرسی آماده می‌کنند. کلیه اسناد از شروع خرید تا فاکتورهای تایید شده در یک مکان متمرکز ذخیره می‌شوند.

چرا باید مدیریت فرایند خرید به صورت اتوماتیک انجام شود؟

یک نرم افزار اتوماسیون تامین مناسب می‌تواند فرایند تامین به هم ریخته و آشفته را ساده کند و آن را شفاف نگه دارد. با وجود این نرم افزار، خیالتان راحت است که هیچ اطلاعاتی از دست نمی‌رود و ذینفعان می‌توانند همه چیز را به موقع افزایش داده و تایید یا رد کنند. یک فرایند تامین ساده موجب کنترل بهتری در هر مرحله از چرخه تامین می‌شود.

همچنین، یک نرم افزار اتوماسیون تامین کارآمد این ویژگی‌ها را هم دارد:

  • آشفتگی‌های کاغذ بازی را به حداقل می‌رساند.
  • چرخه عمر تامین را کوتاه می‌کند.
  • وابستگی به مداخله‌های انسانی و خطاها را کاهش می‌دهد.
  • میزان کار ذینفعان را کاهش می‌دهد.
  • روند تامین را به صورت دقیق و مداوم حفظ می‌کند.
  • شفافیت را وارد چرخه فرایند می‌کند.
  • به چرخه تامین از پیش تعریف شده ملحق می‌شود.

در نهایت اینکه انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون مدیریت فرایند به جای ارسال ایمیل‌های پی در پی و استفاده از فایل‌های اکسل، باعث سریع‌تر شدن فرایند تامین، اطمینان از دقت و درستی انجام کار، افزایش بهره‌وری و صرفه‌جویی در زمان و منابع می‌شود.

سخن آخر

در گذشته بیشتر شرکت‌ها برای مدیریت فرایند تامین از فایل‌های اکسل، ارسال ایمیل‌های متعدد و تماس‌های تلفنی پی در پی استفاده می‌کردند؛ اما با ظهور تکنولوژی دوران این کارها به سر آمده است! وقتش رسیده که به جای روش‌های سنتی وقت‌گیر که احتمال خطا در آن‌ها بسیار زیاد است، به سراغ روش‌های مدرن‌تر بروید.

یک نرم افزار اتوماسیون فرایند تامین می‌تواند مشکلات ناشی از کاغذ بازی و خطای انسانی را به حداقل برساند. با توجه به اینکه همه چیز در این نرم افزار به راحتی قابل بررسی است، سازمان‌هایی که از آن استفاده می‌کنند به خوبی می‌توانند در هزینه و زمانشان برای مدیریت فرایند تامین صرفه جویی کنند. در نهایت اینکه با کمک نرم افزار اتوماسیون فرایند خیالتان راحت است که همه چیز به موقع و با دقت بالا انجام می‌شود.


نوشته مرتبط


2 دیدگاه

حامد
خرداد 25, 1399

ممنون بابت اطلاعات کاربردی تون
من مدتی است که دنبال نرم افزار جامع و کاملی میگردم که فرایند تامین کالا رو به صورت اتوماسیون انجام بدیم. بین شرکت های ایرانی هنوز نرم افزار کاملی که تمام فرایند رو در بر بگیره پیدا نکردم
آیا شما تجربه ای در این زمینه دارید؟
با تشکر

مدیر سایت
خرداد 26, 1399

با تشکر از شما . اطلاعات سیستم مدیریت زنجیره تامین رایبد از طریق این لینک در دسترس میباشد. همچین جهت ارتباط بیشتر و ارایه دمو محصول برای شما ایمیل ارسال میشود.


ثبت ديدگاه

ایمیل شما منتشر نمی شود.