در این راهنما می خواهیم چگونگی دسترسی به بخش سفارش خرید که یک گزینه مشخص با این عنوان در منو اصلی دارد را بررسی کنیم. این بخش جهت مدیریت سفارشات خرید می باشد. فرآیندهای این قسمت شامل بر ثبت سفارشات، کنترل پیشرفت، کنترل کیفیت، لجستیک (حمل و نقل و ترخیص) می باشد
آیتم های بررسی شده در این راهنما:
- در انتظار ثبت
- در جریان
- سفارشات تحویل شده
در انتهای راهنما، شما می توانید فرآیند سفارش تجهیزات از ثبت سفارش تا تحویل آن ها را کنترل و اطلاعات مربوط به آن را ثبت نمایید.
در انتظار ثبت
با کلیک به روی تب در انتظار ثبت کارت های ثبت سفارش خرید مشاهده خواهد شد. کارت های موجود در این قسمت بلافاصله پس از ثبت یک قرارداد جدید ایجاد می گردند. به روی هر یک از تسک کارت ها اطلاعات برنامه ریزی انجام شده قابل مشاهده است. برای مثال گروه کالا. کد قرارداد ثبت شده و همچنین تعداد آیتم های روی تسک کارت ها نشان دهنده تعداد تجهیزاتی از این گروه است که امکان ثبت سفارش خرید برای آن ها وجود دارد. این کارت ها تنها برای کاربرانی نمایش داده می شود که به این قسمت دسترسی داشته باشند.
با کلیک کردن به روی یکی از تسک کارت ها به محیط ثبت درخواست خرید وارد می شویم.
در این صفحه کاربران قادر هستند سفارش خرید تجهیزات را قرارداد ثبت شده صادر کنند. در بالای صفحه کادری مشاهده می شود که شامل اطلاعاتی مانند کدقرارداد خرید، تامین کننده و نوع سفارش برای لیست تجهیزاتی که در میان صفحه وجود دارد، می باشد. همچنین در این کادر کاربران امکان تعیین مهلت تحویل را برای لیست مورد نظر دارند.
کاربران می توانند با استفاده از گزینه افزودن تجهیزات را به لیست مورد نظر حذف یا اضافه نمایند همچنین کاربر می تواند از طریق نشانگر قرمز به حذف آیتم هایی که در این مرحله نیازی به ثبت سفارش خرید برای آن ها نمی باشد اقدام نماید.
در این قسمت، بخش تعداد سفارش براساس میزان نهایی مشخص شده درقرارداد به صورت پیش فرض نمایش داده شده است که قابل ویرایش می باشد. در انتهای لیست قیمت نهایی سفارش به علاوه مالیات اضافه شده به این مبلغ قابل مشاهده است.
با کلیک کردن به روی دکمه ثبت نهایی این سفارش خرید تجهیزات مورد نظر ثبت شده و در تب در جریان قابل مشاهده خواهد بود. درصورت کلیک کردن به روی دکمه انصراف اطلاعات وارد شده در لیست حذف شده و همچنین کاربر به تب در انتظار ثبت برای ثبت مجدد سفارش خرید باز می گردد.
در جریان
با کلیک به روی تب در جریان سفارشات ثبت شده جهت خرید تجهیزات مورد نیاز پروژه قابل مشاهده خواهد بود. بلافاصله پس از ثبت نهایی یک سفارش خرید می توان در این قسمت اطلاعات و جزییات مورد نیاز را تا تحویل سفارش مورد نظر ثبت کرد.
به روی هر یک از تسک کارت ها اطلاعات سفارش ثبت شده قابل مشاهده است. برای مثال کد سفارش خرید ثبت شده. مهلت تحویل. کاربری که سفارش را ثبت کرده و همچنین تاریخ ثبت وجود دارد. این کارت ها تنها برای کاربرانی نمایش داده می شود که به این قسمت دسترسی داشته باشند.
با کلیک کردن به روی یکی از تسک کارت ها به محیط سفارشات در جریان وارد می شویم.
در این صفحه کاربران قادر به کنترل پیشرفت فرآیندهای سفارش خرید ثبت شده هستند. در بالای صفحه کادری مشاهده می شود که شامل اطلاعاتی مانند شماره سفارش، شماره قرارداد خرید، تامین کننده و مهلت تحویل سفارش برای لیست تجهیزاتی که در میان صفحه وجود دارد، می باشد.
سمت چپ صفحه، کادر فایل ها برای بارگذاری مدارک مورد نظر کاربرد دارد. کاربر می تواند با کلیک به روی کادر فایل مورد نظر خود را بارگذاری کند و یا از طریق درگ اند دراپ فایل را در صفحه بارگذاری کند.
فعالیت ها
کاربر مربوطه در بخش فعالیت ها می تواند با تعریف فعالیت های مورد نیاز، مشخص کردن مهلت انجام و تخصیص آنها به هر یک از افراد تیم، اقدامات لازم جهت پیشرفت فرآیند های سفارش خرید را کنترل کند. همچنین می تواند از طریق گزینه های مربوطه نسبت به حذف و ویرایش فعالیت های تعریف شده اقدام نماید. با توجه به مسئول مشخص شده و دسترسی های افراد به ماژول سفارش خرید اطلاعیه و پیام ثبت این فعالیت برای کاربران مربوطه ارسال خواهد شد. هر کاربر میتواند گزارش کار خود و زمان صرف شده در انجام هر فعالیت را به تعداد دفعات دلخواه ثبت کند. کاربر برای ثبت گزارش کار و زمان صرف شده باید بر روی دکمه زمان کار ثبت شده کلیک نماید. در صفحه باز شده کاربر امکان ثبت گزارش کار و اطلاعاتی مثل شرح کار، زمان کارکرد و تاریخ انجام کار را دارد.
قابل توجه است با بازگشت به تب سفارشات در جریان، عکس کاربرانی که برای آنها در این مدرک فعالیت تخصیص داده شده است در سمت چپ تسک کارت ها نمایش داده شده است.
پرسش و پاسخ
در بخش پرسش و پاسخ می توان با دیگر کاربرانی که دسترسی به این بخش را دارند درخصوص موارد لازم ارتباط برقرار کرد. در این قسمت می توان با کلیک بر گزینه افزودن پرسش، موضوع مورد نظر خود را در کادر ایجاد شده درج، و در صورت نیاز پیوست های مربوطه را نیز آپلود نموده و در نهایت فرد یا افراد مورد نظر جهت پاسخ یا مشاهده پرسش را از طریق کلید @ در همان کادر، منشن نمود. برای کلیه افرادی که از این طریق منشن می شوند، یک پیام در قسمت اطلاعیه ها و علاوه بر آن یک ایمیل نیز ارسال می گردد که ایشان می تواند با کلیک بر لینک نمایش داده شده در ایمیل و یا کلیک بر پیام مربوطه ایجاد شده در بخش اطلاعیه ها به این قسمت از محیط کاری منتقل و در صورت نیاز پاسخ خود را از طریق کلیک برگزینه پاسخ ارسال نماید. در این قسمت درج پرسش جدید یا پاسخ به پرسش ها به تعداد دفعات دلخواه برای تمامی افرادی که از طریق منشن به این محیط منتقل می شوند امکانپذیر خواهد بود. این قسمت می تواند هم برای ارتباطات داخلی تیم سفارش خرید و هم برای هرکاربری که امکان دسترسی به این بخش از سامانه را دارد قابل استفاده باشد.
لجستیک
فرآیند جستیک مربوط به انتقال تجهیزات از محل تولید به انبار خریدار می باشد که به چهار مرحله ی لیست کالا، بازرسی قبل از حمل، حمل و ترخیص و رسید انبار تقسیم می شود.
لیست کالا
کاربران می توانند شروع ثبت اطلاعات مربوط به مراحل فرآیند لجستیک را با کلیک به روی دکمه ثبت پکینگ آغاز نمایند. با کلیک کردن به روی دکمه ثبت پکینگ، کادری مشاهده می شود که شامل لیستی از تجهیزات سفارش مربوطه را نمایش می دهد. در این لیست شرح تجهیزات و کد کالا هر تجهیز وجود دارد و همچنین تعداد آیتم های تجهیزات را می توان در قسمت مانده سفارش مشاهده کرد. تعداد هر تجهیز براساس مقدار درنظر گرفته شده در هنگام ثبت سفارش به صورت پیش فرض نمایش داده شده است. این مقدار متناسب با تعداد آیتم های مورد نیاز در این مرحله قابل ویرایش می باشد. با استفاده از کادر موجود در پایین لیست می توان فایل های مربوط به پکنیگ ثبت را بارگزاری کرد و با کلیک به روی دکمه تائید اطلاعات را ثبت نمود.
بعد از تائید و ثبت، اطلاعات در بخش لجستیک همراه با یک کد نمایش داده خواهند شد. در مقابل هر کد وضعیت مربوط به آن قابل مشاهده است که براساس پیشرفت مراحل متغیر خواهد بود. در سمت چپ هر ردیف یک فلش وجود دارد که با کلیک به روی آن می توان دیگر مراحل مربوط به فرآیند لجستیک را مشاهده نمود. مقابل هر مرحله شخص ثبت کننده و تاریخ ثبت اطلاعات نشان داده شده است. می توان به تعداد آیتم های موجود در لیست سفارش قدام به ثبت پکینگ نمود و در صورت ثبت برای تمامی آیتم ها در صورت کلیک به روی دکمه ثبت پکینگ لیست خالی نمایش داده می شود.
با کلیک کردن به روی دکمه لیست کالا، اطلاعات ثبت شده و فایل های پیوست شده در این بخش قابل مشاهده است. همچنین امکان ویرایش تمامی اطلاعات ثبت شده در این لیست با کلیک کردن به روی دکمه ویرایش پکینگ وجود دارد. در این مرحله وضعیت پکینگ به صورت در انتظار بازرسی قبل از حمل نمایش داده می شود.
بازرسی قبل از حمل
بازرسی قبل از حمل مربوط به اقداماتی مانند بررسی کمیت و کیفیت تجهیزات سفارش خرید می باشد. با کلیک کردن به روی دکمه بازرسی قبل از حمل کادر مربوط به این بخش نمایش داده می شود. سپس کاربران می توانند با کلیک کردن به روی ثبت بازرسی کادر ثبت نتیجه باررسی را مشاهده کنند.
در این کادر کاربران می توانند نتیجه بازرسی را به صورت تائید یا عدم تائید انتخاب نمایند. همچنین امکان ارائه توضیحات در خصوص تائید یا عدم تائید بازرسی وجود دارد. برای افزودن فایل های پیوست به این بخش می بایست به روی کادر نمایش داده شده کلیک نمود یا از طریق درگ اند دراپ فایل مربوطه را بارگزاری کرد.
با کلیک کردن به روی دکمه تائید کاربر به صفحه سفارش خرید منتقل شده و اطلاعات ثبت شده را در کادر مربوط به بازرسی قبل از حمل مشاهده خواهد کرد. درصورت کلیک کردن به روی دکمه انصراف اطلاعات وارد شده در این بخش حذف شده و کاربر با امکان ثبت مجدد به صفحه سفارش خرید منتقل می شود.
بعد ثبت نتیجه بازرسی امکان ویرایش اطلاعات ثبت شده در بخش لیست کالا وجود نخواهد داشت و وضعیت این پکینگ به صورت تائید شده بازرسی تغییر می کند.
حمل و ترخیص
بعد از تائید بازرسی با کلیک کردن به روی دکمه حمل و ترخیص کادر ثبت شروع فرآیند و بارگزاری پیوست های مربوطه مشاهده می شود. مراحل بخش حمل و ترخیص براساس نوع قرارداد نمایش داده می شوند. در صورتی که قرارداد داخلی باشد تنها شروع و پایان مرحله حمل به انبار خریدار قابل ثبت می باشد اما در صورتی که نوع قرارداد خارجی تعیین شده باشد مراحل حمل و ترخیص مطابق عکس شامل حمل به گمرک مبدا، ترخیص از گمرک مبدا، حمل به گمرک مقصد، ترخیص از گمرک مقصد و حمل به انبار خریدار می باشد.
زمان شروع فرآیند حمل و ترخیص با کلیک به روی دکمه شروع ثبت شده و سپس می توان با کلیک به روی دکمه پایان زمان به پایان رسیدن فرآیند ثبت نمود. ثبت شروع مراحل حمل و ترخیص باید به ترتیب صورت گیرد همچنین درصورت ثبت شروع یک مرحله امکان ثبت شروع مرحله دیگر تا ثبت پایان آن وجود ندارد.
با کلیک به روی دکمه پیوست امکان بارگزاری فایل های مربوط به این اقدام به کاربران داده شده است. بعد از مشخص کردن پایان حمل و ترخص تجهیز وضعیت بسته به نوع قراداد ثبت شده به صورت درانتظار ترخیص از گمرک مبدا و یا تحویل شده درب انبار خریدار تغییر خواهد کرد.
رسید انبار
رسید انبار زمانی صادر می شود که لیست تجهیزات یک سفارش براساس شرایط ثبت شده در قرارداد تحویل انبار خریدار می شود. برای اطلاع از جزئیات نحوه ثبت اطلاعات و صادر کردن رسید انبار می توانید به راهنمای بخش ماژول انبار مراجعه نمایید. پس از صدور رسید انبار تجهیز از مرحله سفارشات در جریان خارج شده و در تب لیست سفارشات تحویل شده قرار می گیرد.
مالی
با کلیک کردن به روی دکمه مالی در سمت چپ صفحه کادر اطلاعات مالی سفارش مشاهده خواهد شد. اطلاعات مالی سفارش در سه بخش پیش فاکتور، فاکتور خرید و پرداخت نمایش داده شده اند.
پیش فاکتور
در هنگام ثبت سفارش به طور خودکار سیستم یک پیش فاکتور براساس شرایط در نظر گرفته شده در روش پرداخت قرارداد تنظیم خواهد کرد.
پیش فاکتور تنظیم شده شامل یک شماره، تاریخ ثبت سفارش خرید، مبلغ قرارداد همراه با مالیات و ارزش افزوده محاسبه شده می باشد. با کلیک کردن به روی فلش سمت چپ این کادر می توان جزئیات مالی بیشتری از پیش فاکتور سفارش را مشاهده نمود.
فاکتور خرید
پس از ثبت یک فاکتور خرید در ماژول مالی سیستم به صورت خودکار آن را در این بخش نمایش می دهد و نیز اطلاعاتی مانند شماره فاکتور، تاریخ ثبت فاکتور و جزئیات مبلغ آن قابل مشاهده است. با کلیک کردن به روی فلش سمت چپ این کادر می توان جزئیات مالی بیشتری از فاکتور خرید را ملاحظه نمود.
پرداخت
در این بخش پرداخت متناسب با مراحل تعیین شده در قرارداد صورت می گیرد. درصورتی که صدور فاکتور جزو مراحل پرداخت در قرارداد انتخاب شده باشد با ورود به بخش مالی سیستم یک درخواست پرداخت به میزان درنظر گرفته شده در قرارداد ثبت نموده است. چنانچه مراحل پرداخت در حالت آماده سازی تجهیز و یا پکینگ قرار قرارگرفته باشد کاربر می تواند یک درخواست مالی برای این مراحل ثبت کند. ثبت درخواست خرید به این صورت می باشد که کاربر می بایست ابتدا به روی دکمه ثبت درخواست خرید کلیک کرده و سپس مرحله پرداخت را انتخاب نموده و سیستم میزان مبلغ مجاز برای درخواست را نمایش می دهد که این مبلغ محاسبه شده می بایست حداکثر مقدار مبلغ درخواستی برای ثبت باشد.
لازم به ذکر است دکمه ثبت درخواست درصورتی فعال می شود که مرحله ثبت درخواست پرداخت با مرحله ای که تجهیز در آن قراردارد هماهنگ باشد. در صورتی که مبلغ درخواستی کمتر از مبلغ قابل پرداخت درنظر گرفته شده باشد در صورت نیاز می توان یک درخواست پرداخت دیگر در این مرحله ثبت نمود و بعد از کلیک کردن به روی دکمه ثبت درخواست درخواست پرداخت جدید ثبت می شود.
درصورتی که پرداخت در ماژول مالی (توضیحات مربوطه در راهنمای آن بخش آورده شده است) صورت بگیرد با کلیک کردن به روی فلش سمت چپ هر درخواست پرداخت ثبت شده اطلاعات بیشتر در این خصوص نمایش داده می شود و وضعیت نمایش داده شده به روی درخواست پرداخت به حالت تسویه شده تغییر می کند.
سفارشات تحویل شده
پس از مراحل لجستیک سفارشات و صدور رسیدانبار لیست تجهیزات یک سفارش خرید تسک کارت مربوط به آن از تب سفارشات در جریان حذف می شود و در تب سفارشات تحویل شده قرار می گیرد. تب سفارشات تحویل شده یک لیست از سفارشاتی که به انبار خریدار رسیده اند می باشد.
در سمت راست صفحه لیست سفارشات تحویل شده مشاهده می شود که همراه با اطلاعاتی از کد سفارش خرید، نام تامین کننده و تجهیز برای هر مورد می باشد. با کلیک به روی هر ردیف از لیست مشخصات سفارشات را در سمت چپ صفحه مشاهده خواهیم کرد. این مشخصات شامل شرح آیتم ها، تعداد سفارش، تعداد تحویل شده و کدبرنامه تامین می باشد. کاربران می توانند جهت اطلاع از جزئیات هر سفارش روی گزینه مشاهده کلیک نمایند تا اطلاعات ثبت شده از ابتدای شروع فرآیند سفارش تا تحویل آن را مشاهده نمایند.