در این راهنما مرحله شروع یک عملیات و فعالیت های زیرمجموعه آن را معرفی و بررسی می کنیم.
آیتم های بررسی شده در این راهنما:
- محیط انجام عملیات
- شروع عملیات
- ثبت فعالیت های عملیات
- گزارش پیشرفت عملیات
- نهایی سازی عملیات
در انتهای راهنما، شما می توانید یک عملیات را در جریان انجام قرار دهید و با همکاری اعضای تیم آن را نهایی کنید و میزان پیشرفت اجرایی پروژه را کنترل نمایید.
محیط انجام عملیات
در محیط انجام عملیات می توان عملیات هایی که قبلا در لیست ثبت شده را در جریان انجام عملیات قرار داد و میزان پیشرفت هر یک را ثبت کرد. همچنین در این محیط می توان برای هر عملیات فعالیت های زیرمجموعه در نظر گرفت هر فعالیت را به یک شخص تخصیص داده و در صورتی که میزان پیشرفت یک علمیات صددرصد شد می توان آن را نهایی سازی کرد.
شروع عملیات
کاربرانی که دسترسی مدیریت در تهیه مدرک را دارند می توانند از طریق دکمه ثبت ویرایش جدید اقدام به در جریان قراردادن علمیات های ثبت شده در لیست اجرا نمایند. با کلیک کردن به روی دکمه شروع عملیات کادری مشاهده می شود که کاربران می توانند با انتخاب عملیات مشخص کردن تاریخ سررسید می توانند آن را در جریان انجام قرار دهند.
پس از ثبت اطلاعات و کلیک کردن به روی دکمه ثبت نهایی علمیات به لیست در جریان اضافه شده است و تسک کارت مربوط به آن قابل مشاهده می باشد. به روی تسک کارت های موجود در این تب عنوان عملیات، کد عملیات، گروه اجرا، کاربر ثبت کننده آن و تاریخ سررسید عملیات مشخص شده است. با کلیک کردن به روی هر تسک کارت وارد صفحه جزئیات عملیات خواهیم شد.
ثبت فعالیت های یک عملیات
با ورود به صفحه جزئیات عملیات می توان اقدام به ثبت فعالیت های زیرمجموعه یک عملیات نمود. در قسمت بالای این صفحه اطلاعات عملیات مشاهده می شود. در بخش فعالیت ها می توان تمامی فعالیت های اجرایی زیرمجموعه یک عملیات را ثبت کرده و امکان ثبت پرسش و پاسخ برای کاربران وجود دارد.
کاربران می توانند برای ثبت یک فعالیت، به روی دکمه افزودن فعالیت کلیک نمایند سپس می بایست شرح فعالیت مرتبط با عملیات را وارد کرده و مسئول انجام آن را مشخص نمایند. برای مشخص کردن مسئول انجام هر فعالیت می توان فرد مورد نظر را در لیستی از کاربرانی که به این بخش دسترسی دارند انتخاب کرده و با مشخص کردن تاریخ سررسید و وزن فعالیت آن را ثبت نمود. وزن هر فعالیت میزان تاثیر آن در پیشرفت کلی عملیات را مشخص می کند از این طریق می توان اقدامات لازم جهت مدیریت و برنامه ریزی انجام فعالیت های اجرایی یک عملیات را به انجام رساند. همچنین می تواند از طریق گزینه های مربوطه نسبت به حذف و ویرایش فعالیت های تعریف شده اقدام نماید.
با توجه به مسئول مشخص شده و دسترسی های افراد به بخش انجام عملیات اطلاعیه و پیام ثبت این فعالیت برای کاربران مربوطه ارسال خواهد شد.
گزارش پیشرفت ها
هر کاربر میتواند گزارش کار خود را به تعداد دفعات دلخواه ثبت کند. در کادر باز شده کاربر امکان ثبت اطلاعاتی مثل شرح کار، زمان کارکرد، درصد پیشرفت و تاریخ انجام کاروجود دارد. با انجام کار های فیزیکی انجام شده در بخش اجرا هر پروژه می توان درصد پیشرفت فعالیت ها را بیشتر نمود.
با بیشتر شدن میزان درصد پیشرفت هر فعالیت با توجه به وزن ثبت شده برای آن میزان درصد پیشرفت عملیات نیز بیشتر می شود.
با تکمیل یک فعالیت و صددرصد شدن میزان پیشرفت آن می توان با زدن تیک فعالیت آن را انجام شده درنظر گرفت و همچنین درصورتی که درصد پیشرفت فعالیت صد نشده باشد با زدن تیک آن درصد پیشرفت صد خواهد شد.
در بخش پرسش و پاسخ می توان با دیگر کاربرانی که دسترسی دارند درخصوص عملیات ارتباط برقرار کرد. در این قسمت می توان با کلیک بر گزینه افزودن پرسش، موضوع مورد نظر خود را در کادر ایجاد شده درج، و در صورت نیاز پیوست های مربوطه را نیز آپلود نموده و در نهایت فرد یا افراد مورد نظر جهت پاسخ یا مشاهده پرسش را از طریق کلید @ در همان کادر، منشن نمود. برای کلیه افرادی که از این طریق منشن می شوند، یک پیام در قسمت اطلاعیه ها و علاوه بر آن یک ایمیل نیز ارسال می گردد که ایشان می تواند با کلیک بر لینک نمایش داده شده در ایمیل و یا کلیک بر پیام مربوطه ایجاد شده در بخش اطلاعیه ها به این قسمت از محیط کاری منتقل و در صورت نیاز پاسخ خود را از طریق کلیک برگزینه پاسخ ارسال نماید. در این قسمت درج پرسش جدید یا پاسخ به پرسش ها به تعداد دفعات دلخواه برای تمامی افرادی که از طریق منشن به این محیط منتقل می شوند امکانپذیر خواهد بود. این قسمت می تواند هم برای ارتباطات داخلی تیم عملیات و هم برای هرکاربری که امکان دسترسی به عملیات و این بخش از سامانه را دارد قابل استفاده باشد.
سمت چپ صفحه، کادر فایل ها برای بارگذاری پیوست های مربوطه کاربرد دارد. کاربر می تواند با کلیک به روی کادر فایل مورد نظر خود را بارگذاری کند و یا از طریق درگ اند دراپ فایل را در صفحه بارگذاری کند.
نهایی سازی عملیات
با انجام شدن تمامی فعالیت های زیرمجموعه یک عملیات میزان درصد پیشرفت یک عملیات صد خواهد شد. در این صورت کاربر می تواند با کلیک کردن به روی دکمه نهایی سازی پیام اخطاری را مشاهده می کند که در صورت تایید آن عملیات نهایی سازی می شود.
با کلیک بر دکمه لغو عملیات، می توان کلیه فعالیت های مربوط به عملیات را معلق نمود و درصورتی که مجددا عملیات در جریان قرار بگیرد با اطلاعات قبلی فعال خواهد بود.
