در این راهنما می خواهیم چگونگی دسترسی به بخش مالی که یک گزینه مشخص با این عنوان در منو اصلی دارد را بررسی کنیم. این بخش جهت مدیریت بخش مالی و حسابداری پروژه می باشد. بخش های این قسمت شامل فاکتور خرید، پرداخت و صورتحساب می باشد.
آیتم های بررسی شده در این راهنما:
- فاکتور خرید
- پرداخت
- صورتحساب
در انتهای راهنما، شما می توانید موارد مالی تجهیزات تهیه شده را مدیریت نمایید و اطلاعات مربوط به فاکتور ها، پرداخت های انجام شده و صورتحساب ها را ثبت و مشاهده نمایید.
فاکتور خرید
با کلیک به روی کارت مربوط به بخش فاکتور خرید دو تب منتظر ثبت فاکتور خرید و لیست فاکتور های خرید مشاهده می شود.
منتظر ثبت فاکتور خرید
در تب ثبت فاکتور خرید تسک کارت های مربوط به ثبت فاکتور مشاهده می شود. تسک کارت های موجود در این محیط بلافاصله پس از ثبت رسید انبار ایجاد می گردند. به روی هر یک از تسک کارت ها اطلاعات مربوط به کالا، شماره سفارش و رسید انبار قابل مشاهده است همچنین تعداد آیتم های فاکتور خرید، تاریخ رسید، تامین کننده و ثبت کننده ی اطلاعات سفارش مشخص شده است. در این تب امکان جست و جوی پیشرفته براساس اطلاعات به روی تسک کارت وجود دارد. این کارت ها تنها برای کاربرانی نمایش داده می شود که به این قسمت دسترسی داشته باشند. با کلیک کردن به روی یکی از تسک کارت ها به محیط ثبت فاکتور خرید وارد می شویم.
در این صفحه کاربران قادر هستند فاکتور خرید برای تجهیزات رسیده به انبار صادر نمایند. در بالای صفحه کادری مشاهده می شود که شامل اطلاعاتی مانند شماره سفارش، تامین کننده و کد قرارداد مربوط به لیست تجهیزاتی که در میان صفحه وجود دارد، می باشد.
در میان صفحه لیست تجهیزات به همراه فاکتور خرید مشاهده می شود. فاکتور خرید بر اساس آیتم های تعیین شده درمراحل قبل توسط سیستم محاسبه شده است همچنین می توان میزان تخفیف و دیگر هزینه های اضافه شده به فاکتور را اعمال نمود.
با کلیک در کادر سمت چپ می توان به فاکتور خرید فایل های پیوست را اضافه نمود همچنین این کار از طریق درگ اند دراپ نیز امکان پذیر است. کاربران می توانند با استفاده از دکمه افزودن دیدگاه توضیحات لازم برای این بخش را درج نمایند. با کلیک بر گزینه انصراف می توان به تب ثبت فاکتور خرید بازگشت و با کلیک به روی گزینه ثبت فاکتور خرید به تب لیست فاکتور های خرید منتقل می شود.
لیست فاکتور های خرید
پس از فاکتور خرید تسک کارت مربوط به آن از تب در انتظار ثبت فاکتور خرید حذف می شود و در لیست فاکتور های خرید قرار می گیرد. تب لیست فاکتور های خرید یک لیست از تمامی فاکتور های خرید ثبت شده در یک پروژه خاص که می باشد.
در سمت راست صفحه لیست فاکتور ها قابل مشاهده می باشد که اطلاعاتی مانند نام تجهیز، تامین کننده، شماره فاکتور خرید و تاریخ ثبت را نشان می دهد. وضعیت فاکتور خرید در لیست به دو حالت داخلی و برگشت از خرید می باشد. اگر وضعیت فاکتور داخلی مشاهده شود به این معنا می باشد که آیتم های فاکتور وارد انبار شده اند و اگر برگشت از خرید تعیین شده باشد به معنای خروج آیتم های فاکتور از انبار خواهد بود. با کلیک کردن به روی هر ردیف از لیست فاکتور خرید ثبت شده را در سمت چپ صفحه می توان مشاهده نمود.
پرداخت
با کلیک به روی کارت مربوط به بخش خروجی انبار دو تب درخواست پرداخت و لیست پرداخت ها مشاهده می شوند.
درخواست پرداخت
تب درخواست پرداخت لیستی از درخواست های پرداخت ثبت شده در انجام پروسه خرید می باشد که مربوط به یک پروژه خاص نبوده و تمامی درخواست های مالی را نمایش می دهد. تسک کارت های موجود در این قسمت بلافاصله پس از ثبت یک درخواست پرداخت در بخش مالی سفارش خرید ایجاد می شوند. در هر ردیف از لیست اطلاعات درخواست ثبت شده قابل مشاهده می باشد همچنین می توان وضعیت درخواست ها را نیز مشاهده نمود. وضعیت درخواست هایی که اقدام به پرداخت نشده اند براساس تاریخ در نظر گرفته شده به حالت سررسید شده و سررسید نشده مشاهده خواهند شد و درخواست هایی که پرداخت شده اند به حالت پرداخت شده نمایش داده می شوند. در این تب امکان جست و جوی پیشرفته براساس اطلاعات به روی تسک کارت وجود دارد.
با کلیک کردن به روی دکمه پرداخت وارد محیط ثبت اطلاعات پرداخت درخواست خواهیم شد.
در این صفحه کاربران قادر هستند جزئیات پرداخت یک درخواست را ثبت نمایند تا محاسبات لازم توسط سیستم انجام شود.
در بالای صفحه کادری مشاهده می شود که شامل اطلاعاتی مانند تامین کننده و واحد پولی قید شده در قرارداد می باشد. در میان صفحه اطلاعات درخواست خرید نمایش داده شده همچنین مبلغ قابل پرداخت محاسبه شده توسط سیستم به صورت پیشفرض نمایش داده شده است که این مقدار برای کاربران قابل ویرایش می باشد قابل توجه است که این مقدار نمی تواند بیشتر از میزان مانده محاسبه شده توسط سیستم باشد. چنانچه مقدار پرداخت کمتر از مقدار مانده ثبت شود وضعیت درخواست به تسویه شده تبدیل نخواهد شد و نیز امکان ثبت پرداخت مجدد جهت تسویه وجود خواهد داشت. با کلیک کردن به روی دکمه انصراف اطلاعات وارد شده حذف شده و همچنین کاربر به تب درخواست پرداخت باز می گردد.
لیست پرداخت ها
پس از ثبت درخواست پرداخت و اطلاعات مربوط به پرداخت انجام شده در این تب لیست پرداخت هایی که انجام شده اند را مشاهده خواهیم کرد.
در سمت راست صفحه لیست پرداخت ها مشاهده می باشد که اطلاعاتی مانند کدپرداخت، تامین کننده، تاریخ ثبت پرداخت، داخلی و یا خارجی بودن خرید را نشان می دهد. با کلیک کردن به روی هر ردیف از لیست اطلاعات را در سمت چپ صفحه مشاهده خواهیم کرد همچنین می توان مقدار پرداخت شده و مانده را مشاهده نمود.
صورتحساب
اطلاعات کلی فاکتور خرید و پرداخت ها در بخش صورتحساب قابل بررسی می باشد. پس از ثبت یک فاکتور خرید اطلاعات تامین کننده و فاکتور به این بخش اضافه خواهد شد. این بخش لیستی از تامین کنندگان تجهیزات ثبت شده در سیستم می باشد که جزئیات حساب آن ها براساس واحد پولی درنظر گرفته شده در قرارداد به طور جداگانه در هر ردیف نمایش داده شده اند. در این صفحه اطلاعات کلی حساب مانند مقدار پرداخت شده و یا مانده از حساب قابل مشاهده می باشد اما برای مشاهده جزئیات نیاز است که کاربر به روی دکمه جزئیات حساب کلیک نماید. این بخش مختص یک پروژه خاص نبوده و برای تمامی پروژه ها مشترک می باشد.
در این بخش می توان با استفاده از دکمه خروجی اکسل یک فایل با فرمت اکسل از تمامی موارد موجود در لیست دانلود نماییم.
با کلیک به روی دکمه جزئیات حساب کالا کادری مشاهده خواهد شد که اطلاعات فاکتور ها را نشان می دهد. در بخش بالای کادر مشخصات تامین کننده و در قسمت میانی لیستی از خرید ها و پرداخت ها را به همراه مقدار مانده محاسبه شده از حساب قابل مشاهده می باشد. رو به روی هر فاکتور مقدار بدهکار و بستانکار قید شده و بر این اساس مقدار مانده حساب محاسبه شده است.
