در این راهنما مرحله با روش های ثبت مدارک و محیط ثبت گروه مدارک آنها آشنا خواهید شد.
آیتم های بررسی شده در این راهنما:
- محیط لیست مدارک
- ثبت مدرک
- تغییرات مدرک
- آرشیو
در انتهای راهنما، شما می توانید مدارک مورد نظر خود را در سامانه ثبت کنید و با توجه به نیازمندی سازمان خود آن ها دسته بندی کنید.
محیط لیست مدارک
این بخش به منظور تهیه لیست مدارک پروژه، تغییرات و آرشیو ویرایش های مختلف مدارک کاربرد دارد.
با کلیک به روی بخش اول از مدیریت مدارک در منو اصلی به بخش لیست مدارک منتقل می شویم. افرادی که به این بخش دسترسی دارند می توانند مدارک پروژه را ثبت و ویرایش نمایند و به طور کلی مدیریت لیست مدارک را در دست خواهند داشت.
ثبت مدارک
برای ثبت مدارک در لیست مدارک پروژه از سه طریق میتوان عمل کرد:
1. ثبت از کارت های پیشنهادی:
پس از ثبت پروژه در سامانه، به تعداد گروه های مدرک تعریف شده در تنظیمات، در تب در انتظار مدرک کارت های پیشنهادی ایجاد می شود. کاربر میتواند با توجه به گروه مدارکی که میخواهد ثبت کند روی کارت آن گروه کلیک نمونده و سپس اقدام به ثبت دسته ای مدارک نماید.
پس از کلیک روی کارت پیشنهادی صفحه ای باز می شود که نام پروژه و گروه مدارک مشخص شده، با کلیک به روی دکمه افزودن مدرک می توانیم لیستی از مدارک دلخواه را در این گروه تشکیل دهیم.
در این بخش ثبت کردن عنوان مدرک، شماره مدرک و کلاس مدرک ضروری می باشد با کلیک به روی قسمت کلاس مدرک کشویی باز می شود که شامل گزینه های FI و FA می باشد. کلاس FI به این معنی است که مدرک، صرفاً برای مشاهده و اطلاع رسانی کاربران می باشد درصورتی که اگر کلاس مدرک FA تعریف شود به این معنی است که مدرک جهت تایید می باشد. همچنین اگر مدرک برای تجهیز خاصی در حال تهیه باشد و یا مرتبط به آن باشد از لینک مدرک به تجهیزات استفاده می کنیم.
با کلیک به روی دکمه ثبت مدرک، مدرک جدید در لیست مدارک اضافه می شود.
درصورت تعریف مدرک از یک کارت پیشنهادی آن کارت از تب در انتظار ثبت مدارک حذف خواهد شد.
2. به طور تکی:
با کلیک به روی دکمه تعریف مدرک در ستون لیست مدارک کادری باز می شود که از طریق آن می توان مدرک جدید به لیست افزود. ابتدا باید گروه مدرک را مشخص نمود. عنوان مدرک، شماره مدرک و کلاس مدرک را باید ضرورتاً ثبت کرد. در این روش برای ثبت هر مدرک می بایست گروه مدرک را جداگانه مشخص کرد.
3. به طور دسته ای:
با کلیک به روی دکمه ی تعریف لیست مدرک می توان از میان گروه های مدارک انتخاب نمود سپس صفحه ای منتقل خواهید شد که بتوان دسته ای مدارک را ثبت کرد. در این صفحه اطلاعات پروژه و گروه مدرک در قسمت بالا قابل مشاهده است.
با زدن دکمه فرمت اکسل فایل اکسل دانلود خواهد شد و کاربر با ثبت کردن اطلاعات در این فرم می تواند آن را در این صفحه بارگزاری کند. این دکمه امکان ثبت دسته ای مدارک را به کاربر می دهد.
تغییرات مدرک
در سمت چپ لیست در تب لیست مدارک آیکون های غیرفعال کردن مشاهده می شود که امکان تهیه ویرایش جدید از مدرک را غیرممکن می سازد. از طریق آیکون ویرایش مدرک می توان اطلاعات ثبت شده مدرک را ویرایش کرد.
آرشیو
با کلیک بر گزینه آرشیو، می توان وارد صفحه آرشیو هر مدرک شد. در قسمت بالای این صفحه اطلاعات مدرک و در قسمت میانی صفحه ویرایش های مدارک به ترتیب طبق شماره بندی خاص خود نمایش داده شده اند. کاربر می تواند با باز نمودن هر ویرایش، کلیه اطلاعات و مدارک مرتبط با این ویرایش را با کلیک بر گزینه های مختلف شامل بر اطلاعات تهیه مدرک، تأیید مدرک و … مشاهده کند.
با کلیک به روی دکمه تاریخچه تغییرات می توان تاریخ و نام شخصی که مدرک را ویرایش کرده است مشاهده کنیم.
