اهمیت PMIS و نقش آن در موفقیت پروژه ها

23 اردیبهشت, 1399مدیریت پروژه

در 7 گام عملی برای استقرار سیستم مدیریت پروژه به اهمیت زیر ساختها، منابع، توانمندی ها و ابزارها در جهت توسعه مناسب سیستم مدیریت پروژه اشاره گردید. در این قسمت به تشریح نقش و اهمیت یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت پروژه، یعنی سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) پرداخته می شود.

بدیهی است است که در طول حیات پروژه اطلاعات زیادی به وجود می‌آیند. این اطلاعات ممکن است بنا بر نیاز به جای دیگری منتقل شوند؛ و در نهایت، مهم‌ترین اطلاعات تولید شده ذخیره می‌شوند.

مشخصا ارتباط مداوم بین اعضای گروه و به روز بودن داده­ها، ممکن است موجب از دست رفتن بخشی از اطلاعات شود. شاید با خودتان فکر کنید که این موضوع اهمیت چندانی ندارد و غیر قابل اجتناب است؛ اما در صورتی که این بخش کوچک گم شده برای جهت دادن به پروژه یا ایجاد تغییر در آن ضروری باشد چه!

مشخص است که، در این زمان اطلاعات کمی که از دست رفته‌اند به حلقه گمشده پروژه تبدیل می‌شوند. در نتیجه اگر نتوانید راهی برای سازماندهی تمام اطلاعات مربوط به یک پروژه پیدا کنید، آن کار محکوم به شکست است.

به راستی چطور می‌توان تمام کانالهای اطلاعاتی را به نحوی سازماندهی کرد که داده‌های مورد نظر به درستی به طرف مقابل تحویل داده شوند؛ و شخص مورد نظر از تحویل داده‌ها باخبر شود!

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) همان چیزی است که برای انجام این کار دنبالش هستید. PMIS قادر است جریان اطلاعات را کنترل کرده و آنها را سازماندهی کند. با این وجود، دیگر نگرانی از بابت این که تکه مهمی از اطلاعات از دست برود یا به اشتباه جابجا شده باشد نخواهید داشت.

PMIS چیست؟

یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) در واقع چگونگی سازماندهی کردن اطلاعات مورد نیاز برای اجرای یک پروژه است.  این سیستم، از طریق دسته بندی کردن اطلاعات یک پروژه، به [تیم] مدیریت پروژه برای طراحی، اجرا و به سرانجام رساندن کار کمک می‌نماید.

با این گفته‌ها، حتما متوجه شده‌اید که یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) یکی از بهترین روش‌ها برای سازماندهی سیل عظیم اطلاعات یک پروژه است.

در کتاب دانش مدیریت پروژه (PMBOK) آمده که، یک PMIS عبارت است از:

«یک سیستم اطلاعاتی شامل ابزارها و تکنیک‌های مورد استفاده برای جمع آوری، یکپارچگی و انتشار نتایج حاصل از فرایند‌های مدیریت پروژه است. این سیستم برای پشتیبانی از همه بخش‌های پروژه از ابتدای کار تا به خاتمه رسیدن آن استفاده می‌شود؛ و می‌تواند هر دوی سیستم‌های دستی و مکانیزه را شامل شود.»

نمونه‌های مختلفی از نرم افزار PMIS وجود دارد؛ اما ویژگی‌های اغلب آنها مشترک است. بیشتر این نرم افزارها شامل ابزارهایی برای برنامه ریزی، مجوز صادر کردن برای کارها و دسته بندی و توزیع اطلاعات هستند. البته در بعضی از این نرم افزارها امکانات خاصی مانند جمع آوری خودکار دیتا و گزارش گیری خودکار براساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) هم دیده می‌شود.

ویژگی‌های مهم PMIS چیست؟

PMIS برای این طراحی و ساخته شده است که از تمام بخش‌های پروژه و اطلاعاتی که مانیتور و جمع آوری می‌شوند پشتیبانی کند. از جمله این بخش‌ها می‌توان به مدیریت یکپارچه سازی پروژه، مدیریت محدوده پروژه، مدیریت هزینه‌های پروژه، مدیریت زمان پروژه، مدیریت کیفیت پروژه، مدیریت ارتباطات پروژه، مدیریت ریسک پروژه، مدیریت اقلام مورد نیاز پروژه و مدیریت ذینفعان پروژه اشاره کرد.

همانطور که میدانید در بستر انجام یک پروژه اطلاعات زیادی وجود دارند؛ و موقع مدیریت پروژه باید بتوانید در کمترین زمان ممکن اطلاعات مورد نیازتان را از دل این حجم انبوه بیرون بیاورید.

اینجاست که اهمیت یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) مشخص می‌شود. این ابزار امکان دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیازتان را فراهم می‌کند. همچنین اطلاعاتی که با کمک یک PMIS مدیریت می‌شوند را می‌توانید برای پروژه‌های آینده برای کاهش ریسک، بهبود کارآیی و کاهش هزینه‌ها استفاده کنید.

تمام داده‌های مربوط به یک پروژه که توسط یک PMIS ذخیره و سازماندهی می‌شوند؛ باید قابل بازیابی، قابل جستجو، طبقه بندی شده، قابل اشتراک گذاری و قابل تجزیه و تحلیل باشند. [Megan Blackburn]

برای انجام همه این موارد، یک PMIS نیاز به یک سری ابزار دارد. در ادامه این ابزارها را آورده‌ایم

معرفی ابزارهای مورد نیاز یک PMIS ساده

تعریف محدوده پروژه:

تعیین ساختار شکست و تعریف فعالیتهای پروژه به همراه تعریف ویژگی و اطلاعات آنها

زمانبندی فعالیت ها:

تعیین تاریخ های شروع، پایان، مدت زمان و اوزان  فعالیت ها.

برنامه ریزی منابع:

تعریف لیست منابع پروژه به همراه اطلاعات آنها و تخصیص منابع به فعالیتها

برنامه ریزی هزینه:

تخمین هزینه فعالیت ها با استفاده از اطلاعات منابع تخصیص داده شده ، هزینه های تأمین و خرید و ….

مدیریت ارتباطات

گردش مکانیزه اطلاعات و داده ها میان ذینفعان پروژه و جستجو و  بازیابی سریع اطلاعات پروژه در دسته بندی های مورد نیاز.

کنترل تغییرات پروژه:

مکانیزم مناسب جهت شناسایی، بررسی، کنترل و تصویب تغییرات پروژه

پایش و کنترل عملکرد پروژه:

به روزآوری اطلاعات و محاسبه پیشرفت واقعی پروژه، تحلیل انحرافات و ارائه گزارشات تفصیلی، جداول، نمودارها و داشبوردهای مدیریتی

حواستان باشد که…

 هر چقدر استفاده از PMIS آسان‌تر باشد، زمان و هزینه کمتری برای آموزش آن لازم خواهد بود.

کاربرد PMIS در طول چرخه عمر پروژه

کاربرد PMIS در شروع پروژه:

یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) در فازهای مختلف پروژه عملکردهای متفاوتی دارد. PMIS را به همراه ابزارهای دیگر می­توان برای محاسبه زمانبندی پروژه به کار گرفت. PMIS موقع برنامه ریزی به تدوین جزییات زمانبندی مانند اجرای کارها و تحلیل مسیر پروژه کمک شایانی می‌کند.

همچنین یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) از مدیریت منابع و  بودجه پروژه که شامل تجزیه و تحلیل WBS و ادغام فرآیندهای کنترل پروژه می‌شود پشتیبانی می‌کند.

البته PMIS برای بررسی منابع موجود و تخصیص آنها در پروژه هم یک ابزار مفید برای مدیریت پروژه محسوب می‌شود؛ و در نهایت اینکه، PMIS می‌تواند به تعیین یک بیس لاین برای گام‌های مختلف پروژه، زمانبندی پروژه و تخمین میزان منابع هزینه آن کمک کند.

کاربرد PMIS پس از اجرای پروژه:

PMIS پس از اجرای پروژه مسئول جمع آوری، سازماندهی و ذخیره دیتاهای پروژه است. این دیتاها از طریق اعضای تیم ارائه می‌شوند. بعد از نظم دادن به دیتاها توسط سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)، می‌توانید آنها را با مقادیر پایه مقایسه کنید.

چون PMIS در پیش بینی منابع و برنامه زمانبندی به مدیریت پروژه کمک می‌کند، در صورت نیاز می‌توانید تغییرات لازم را در اواسط پروژه لحاظ کرده و از بروز مشکلاتی مانند تاخیرهای پروژه پیشگیری کنید.

البته PMIS کارهای دیگری از جمله مدیریت مهندسی و تأمین پروژه، محاسبه مجموع برآورد ها، سنجش عملکرد و همچنین گزارشگیری از مراحل پروژه را هم امکان پذیر می‌کند. با کمک همه این موارد با هم می‌توانید شانس موفقیت آمیز بودن پروژه را افزایش دهید.

مخصوصا وقتی که یک پروژه بزرگ در دست اجرا دارید، با کمک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) می‌توانید میزان برآورده شدن اهداف پروژه را بررسی کنید. چون PMIS تمام اطلاعات مربوط به نحوه انجام پروژه را جمع آوری کرده است و به راحتی می‌توانید آنها را تجزیه و تحلیل کنید. البته این داده‌ها برای انجام پروژه‌های آینده هم به کارتان می‌آیند.

مزایای استفاده از PMIS

در کل یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه مدیریت پروژه از لحاظ سرعت، از لحاظ ظرفیت، از لحاظ کارایی، از لحاظ اقتصادی، از لحاظ دقت انجام کار و از لحاظ توانایی اجرای پروژه‌های پیچیده راضی کننده تر از سیستم‌های چند جزیره ای یا سنتی است؛ اما در میان همه این موارد، سهولت و سرعت  از بقیه موارد مهم‌تر است.

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه می تواند به شکلی تنظیم شود که پس از جمع آوری داده‌ها، نتایج مورد نیاز تیم مدیریت پروژه را با دقت و سرعت عالی در اختیار آنها قرار دهد. در صورتی که یک سیستم سنتی با این موضوع تطابق ندارد. شما نمی­توانید در یک سیستم سنتی اصلاحیات برنامه‌ها، زمانبندی ها یا هزینه‌ها را به سرعت لحاظ کنید.

چیزی که در گذشته یک روز یا بیشتر طول می‌کشید تا توسط سیستم‌های سنتی انجام شود، این روزها در عرض چند ثانیه توسط سیستم‌های آنلاین قابل انجام است.

امروزه مدیران پروژه و سازمان‌هایشان می‌توانند مقادیر زیادی از داده‌ها را در یک PMIS  ذخیره کنند. این داده‌ها در صورت نیاز به راحتی قابل دسترس هستند و می‌توان آنها را اولویت بندی و خلاصه سازی کرد.

در کل…

برخلاف یک سیستم سنتی، که پراکنده و غیر متمرکز می باشد و به پرسنل زیادی برای انجام کارها از جمله توزیع، جمع آوری و به روزآوری اطلاعات پروژه نیاز دارد؛ یک PMIS مناسب اطلاعات پروژه را به صورت متمرکز جمع آوری، توزیع و یکپارچه ساخته و از کارهای موازی و دوباره کاری ها جهت مدیریت اطلاعات پروژه جلوگیری می نماید. همچنین PMIS نقش قابل توجهی در کاهش خطاهای اطلاعاتی، تحلیل آنلاین  عملکرد پروژه، شناسایی ریسک ها و تصمیم سازی برای تیم مدیریت پروژه دارد.

طبیعتاً کلیه موضوعات  فوق موجب می شود تا هزینه های پروژه نیز در این خصوص کاهش چشمگیری داشته باشد.

سخن آخر

برای این که بتوانید پروژه را با موفقیت به سرانجام برسانید، نیاز به یک سری ابزار دارید. از جمله ابزارها ضروری برای نظارت به بخش‌های مختلف پروژه می‌توان به سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) اشاره کرد.

راهکار اطلاعات مدیریت پروژه رایبد با لحاظ نمودن ویژگی های برشمرده در فوق در خصوص یک PMIS مناسب، راهکاری مؤثر برای شرکت ها و سازمان ها در زمینه مدیریت سبد پروژه ها می باشد.  این راهکار ابزارهای بسیار مناسبی را به صورت یکپارچه شده جهت مدیریت محدوده، مدیریت زمانبندی، مدیریت منابع، مدیریت مهندسی و تأمین و اجرای پروژه، کنترل تغییرات، مدیریت کیفیت، کنترل پروژه و تحلیل عملکرد و گزارشات و داشبوردهای مورد نیاز در اختیار تیم های مدیریت پروژه قرار می دهد. همچنین این راهکار دارای زیرساخت مناسب جهت متناسب سازی مدیریت بودجه پروژه می باشد.


نوشته مرتبط


ثبت ديدگاه

ایمیل شما منتشر نمی شود.