7 گام عملی برای استقرار سیستم مدیریت پروژه

17 اردیبهشت, 1399مدیریت پروژه

تعاریف پروژه و مدیریت پروژه از 3 دیدگاه مختلف نشان دادند که پروژه ها دارای ویژگیهای خاصی هستند که نمی توان به سادگی تصمیمات، روشها، برنامه ها و فعالیتهای اجرا شده در یک پروژه را دقیقاً به همان شکل در پروژه های دیگر به کار گرفت و این موضوع موجب می شود تا مدیریت پروژه ها اهمیت بسیار ویژه ای پیدا می کند. به همین جهت و در این قسمت به گام های مؤثر در جهت استقرار سیستم مدیریت پروژه در سازمان ها پرداخته می شود.

قطعاً یکی از مهمترین موضوعات در سازمانهای پروژه محور، چگونگی طرح ریزی و استقرار سیستم مدیریت پروژه مناسب و مؤثر به منظور ایجاد ارزش برای سازمان ها و دستیابی به اهداف تجاری و عملکردی پروژه ها می باشد. این ارزشها می تواند شامل بر افزایش احتمال موفقیت در پروژه ها، بهینه سازی منابع، افزایش سود و منافع سازمان، افزایش رضایت مشتری و دیگر ذینفعان، ایجاد یک سیستم مؤثر یادگیرنده در زمینه مدیریت و رهبری پروژه ها و … باشد. در ابتدا باید به این موضوع توجه نمود که رسیدن به یک سیستم مدیریت پروژه مطلوب در سازمان یک روند تکاملی است و نباید انتظار داشت که در یک زمان کوتاه به همه جنبه های آن با اثربخش ترین حالت دست یافت. از اینرو استقرار سیستم مدیریت پروژه دارای 3 فاز اصلی شامل طرح ریزی، استقرار و استمرار تا رسیدن به حداقل سطح مطلوب مورد نیاز سازمان و ذینفعان می باشد. در بخش بعدی یک راهنمای کلی در زمینه گام های اصلی و مؤثر در جهت استقرار سیستم مدیریت پروژه در سازمان ها به صورت خلاصه ارائه شده است.

1. آگاهی، مشارکت و تعهد

اولین گام در زمینه طرح ریزی و اجرای هر سیستم مدیریتی، تلاش در جهت ارتقاء فرهنگ سازمانی به صورت فراگیر در زمینه های مرتبط با آن می باشد. از اینرو می باید با استفاده از روشهای  مناسب، آگاهی سازمانی در زمینه مفاهیم مدیریت پروژه و به ویژه اینکه دانش، چارچوبها، متدها، ابزارها و مهارت های آن چگونه به تیم مدیریت پروژه کمک می نمایند تا احتمال موفقیت در پروژه ها بالا برود فراهم گردد. همچنین باید توجه داشت که طرح های توسعه سیستم های مدیریتی در سازمان ها صرفاً یک اقدام فردی یا با گروهی محدود نیست، چرا که خروجیها راهنماها یا تجویزهایی هستند که برای کل سازمان مصوب می شوند و در فاز اجرا نیاز به انگیزه و همراهی کل افراد سازمان می باشد تا به نتایج مورد انتظار دست یافت. از اینرو و در ادامه می باید سطح مشارکت سازمان به ویژه افرادی که درگیر مدیریت و اجرای پروژه ها هستند از همان فاز طرح ریزی سیستم مدیریت پروژه افزایش یابد و به روشی برنامه ریزی نمود که در طراحی و اجرای سیستم مورد نظر نقش های مؤثری داشته باشند. موضوع مهم دیگر ایجاد تعهد در سازمان در زمینه استقرار سیستم مدیریت پروژه می باشد به طوریکه این تعهد می باید به صورت هرمی و مستمر از سطح مدیران ارشد به سطح کارشناسان جریان یابد. به عبارت دیگر، مدیران ارشد سازمان نقش مهمی را در ایجاد تعهد در کل سازمان ایفا می نمایند و از سوی دیگر به کارگیری مناسب متدهای آگاهی و مشارکت سازمانی، مکمل مناسبی برای ایجاد تعهد در کل سازمان می باشد.

2. سازماندهی دفتر مدیریت پروژه

همانطور که هر پروژه ای با ساختار، منابع و تیم مشخصی به انجام می رسد، استقرار سیستم مدیریت پروژه و استمرار آن در سازمان نیز نیازمند ساختار، تیم و نقشهای خود می باشد تا بتوان ضمن تعیین اهداف مشخص و برنامه ریزی مناسب، یکپارچگی، انسجام، منابع و سرعت مناسب را در زمینه طرح ریزی و استقرار آن فراهم نمود. در این قسمت نیز باید توجه گردد که سازماندهی دفتر مدیریت پروژه نیز یک روند تدریجی می باشد و متناسب با پیشرفت طرح استقرار می تواند از یک کارگروه بسیار کوچک که اعضای آن به صورت پاره وقت فعالیت می نمایند به یک بدنه مستقل سازمانی (داخلی و خارجی) با منابع مشخص و اعضای تمام وقت تبدیل گردد. جزئیات راه اندازی دفتر مدیریت پروژه در محتواهای بعدی به تفصیل ارائه خواهد شد اما به صورت کلی دفتر مدیریت پروژه، مرکزی جهت تعیین اهداف، تصمیمات، برنامه ریزی، هدایت و نظارت بر روند فازهای استقرار سیستم مدیریت پروژه خواهد بود. دفتر مدیریت پروژه می باید همواره از تطابق اهداف و برنامه های تدوین شده برای مدیریت پروژه ها  در جهت ایجاد ارزش برای سازمان اطمینان حاصل نماید.

3. بررسی زیرساخت ها، منابع و توانمندی ها

قبل از ورود به تعیین روشهای مختلف مدیریت پروژه، می باید یک شناخت و ارزیابی کامل در زمینه زیرساختها، منابع و سطح توانمندی موجود در سازمان در تطابق با سطوح کلی سیستم مدیریت پروژه به انجام رساند. این شناخت و ارزیابی یک پیش نیاز اساسی در زمینه انتخاب چارچوب ها و روشهای مدیریت پروژه به ویژه در میزان تعمیق و تفصیل متدولوژی ها می باشد. مجدداً تأکید می گردد که در این قسمت نیز اصل تکاملی بودن سیستم مدیریت پروژه می باید مورد توجه کامل قرار گیرد. به عبارت دیگر کمبود زیرساخت ها، منابع، ابزارها و آموزشهای مهارتی مورد نیاز تا رسیدن به سطح مطلوب می باید به صورت تدریجی و همگام با توسعه سیستم مدیریت پروژه در سازمان مورد برنامه ریزی و تأمین قرار گیرد. بسیاری از عدم موفقیت ها در استقرار و توسعه سیستم مدیریت پروژه در سازمان ها به دلیل عدم هماهنگی میان سطح متدولوژی ها و روش های تدوین شده با زیرساختها و منابع سخت افزاری و نرم افزاری سازمان می باشد. یک پیشنهاد مؤثر بر این است که دفتر مدیریت پروژه در فاز اول، طرح ریزی و توسعه متدولوژی های مدیریت پروژه را در حداقل ترین سطح و متناسب با سطح توانمندی فعلی سازمان به انجام رسانده و تمرکز بیشتر خود را بر آموزش مهارت های مدیریت پروژه در سطوح مختلف افراد درگیر در پروژه قرار دهد. در ادامه و با ایجاد ارزش های محدود اما محسوس در سازمان و جلب رضایت اولیه ذینفعان، طی یک برنامه ریزی مشخص ارتقای زیرساختها و منابع در جهت توسعه سیستم مدیریت پروژه در سازمان را مد نظر قرار دهد.

4. تعیین رویکردهای مدیریت پروژه

انتخاب رویکردهای مدیریت پروژه نقش مهمی را در تعیین متدولوژی ها و روش های اجرایی مدیریت پروژه دارد. انتخاب این رویکردها بخشی از استراتژی مدیریت پروژه ها می باشند که خود مستلزم شناخت کامل از ویژگیهای پروژه های سازمان و چرخه حیات آنها در زمینه توسعه و  تحویل محصول می باشد. از مهمترین انواع چرخه های حیات پروژه ها می توان به: پیش بینی شده  یا برنامه محور (Predictive or Plan-Driven )، افزایشی (Incremental)، تکرار پذیر (Iterative) و تطبیقی یا تغییر محور (Adaptive or Change-Driven) اشاره نمود. باید توجه داشت که تغییرات و عدم قطعیت ها از پروژه های برنامه محور به سوی پروژه های تغییر محور بالاتر می رود و طبیعتاً رویکرد مدیریت پروژه در هر کدام از آنها متفاوت خواهد بود. مدل های مدیریت پروژه آبشاری و چابک از جمله مهمترین مدل های مدیریت پروژه هستند که به ترتیب و با افزایش عدم قطعیت و سطح تغییرات در پروژ ها انتخاب می شوند. مدلهای آبشاری متناسب پروژه های برنامه محور و مدل های چابک متناسب پروژه های تغییر محور می باشد. یک پروژه می تواند با توجه به ویژگیهای مختلف آن در چرخه عمر و فازهای آن از رویکرد و مدل ترکیبی برای مدیریت پروژه استفاده نماید. جزئیات مربوط به چرخه های عمر و رویکردهای مدیریت پروژه در محتواهای بعدی به تفصیل ارائه خواهد شد.

5. متدولوژی های مدیریت پروژه

در این مرحله و بر اساس رویکرد (های) انتخاب شده، متد ها و روشهای اجرایی متناسب با هر کدام تدوین می گردند. در این قسمت می توان با استفاده از مراجع بین المللی معتبر که هر کدام برای یک رویکرد خاص متدولوژی مناسب را ارائه داده اند، متدها و روشهای مدیریت پروژه مورد نیاز را در تطابق با  اهداف مورد انتظار، محدودیت ها، اندازه و پیچیدگی پروژ ها متناسب سازی و تهیه نمود. این متدها و روش ها می توانند از بالاترین سطح به عنوان راهنماهای کلی تا جزئی ترین سطح در قالب تجویزهای گام به گام تهیه گردند. این موارد باید بتوانند ورودی بسیار مناسبی برای تیم های مختلف مدیریت پروژه سازمان در زمینه تهیه برنامه ها، انتخاب تکنیک ها، ابزارها و به کارگیری مهارت ها در یک چارچوب مشخص و نظام مند متناسب با سطح پروژه باشند. همانطور که قبلا اشاره شد متدها و روشهای تدوین شده در این قسمت می باید متناسب با منابع و توانمندی سازمان بوده و به تدریج و همگام با ارتقاء سطح توانمندی سازمان توسعه بیشتری یابند.

6. پشتیبانی و نظارت بر عملکرد

اجرای متدها و روش ها می باید طی یک برنامه ریزی  مشخص و گام به گام در پروژه های سازمان انجام پذیرد. دفتر مدیریت پروژه می باید منابع و ابزارهای لازم را متناسب با متدها و روشهای تدوین شده جهت اجرا در اختیار تیم مدیریت پروژه قرار داده و ضمن ارائه آموزشهای مورد نیاز،  هدایت و  پشتیبانی لازم از پروژها را تارسیدن به انسجام و پایداری مورد انتظار در اجرای متدولوژی ها به انجام رساند. همچنین در این مرحله می باید مکانیزمهای مناسب و مؤثری را جهت پایش و کنترل عملکرد پروژه ها در تطابق با روش های تدوین شده و همچنین اخذ بازخوردها از تیم های مختلف اجرایی به کار گرفت.

7. ارزیابی و بهبود

دفتر مدیریت پروژه می باید با توجه به نتایج اخذ شده از نظارت بر عملکرد پروژه ها و همچنین بازخوردهای مختلفی که تیم های مدیریت پروژه و ذینفعان ارائه داده اند، نسبت به ارزیابی اثربخشی رویکردها، متدها و روشهای تدوین شده اقدامات لازم را به انجام رساند. نتایج تحلیل و ارزیابی در این قسمت ورودی مناسبی جهت برنامه ریزی در زمینه اصلاح یا توسعه های آتی سیستم مدیریت پروژه در سازمان می باشد.  این تغییرات که با هدف بهبود در عملکرد سیستم مدیریت پروژه سازمان برنامه ریزی می شوند، شامل اقداماتی می باشند که می تواند در کل یا بخشی از مراحل قبلی تأثیر گذار باشند. مرحله ارزیابی و بهبود تا رسیدن به سطح مورد انتظار و وضعیت مطلوب با پیوستگی و جدیت بیشتری ادامه خواهد داشت و پس از آن تمرکز دفتر مدیریت پروژه بیشتر بر نقش پشتیبانی، حمایت و نظارت بر عملکرد پروژه ها می باشد اگر چه مرحله ارزیابی و بهبود (به ویژه در حوزه به کارگیری رویکردها، متدها و روشهای نوین) نیز همچنان ادامه خواهد داشت.

به طور خلاصه و جمع بندی باید عنوان نمود، استقرار سیستم مدیریت پروژه یک روند تدریجی بوده که با مشارکت و تعهد کلیه افرادی کلیدی سازمان امکانپذیر می باشد. در این زمینه توجه به آموزشهای کاربردی، تحلیل و تطبیق سطح سیستم مدیریت پروژه با توانمندی سازمان و انتخاب رویکردها و متدولوژی های مناسب از مؤثرترین گام های اولیه در این زمینه می باشد. برای مدیریت و راهبری موارد فوق و همچنین ارزیابی عملکرد، توسعه توانمندی ها و  بهبود مستمر سیستم  نیاز به یک بخش سازماندهی شده تحت عنوان دفتر مدیریت پروژه می باشد تا بتوان با یکپارچگی، تسریع و تسهیل بیشتری به اهداف مورد نظر دست یافت.


نوشته مرتبط

تعاریف مختلف پروژه و مدیریت پروژه از 3 دیدگاه مختلف

10 اردیبهشت, 1399مدیریت پروژه

در این مطلب به صورت ساده به بررسی تعاریفی که استانداردهای PMBOK ، ISO21500 و متدولوژی PRINCE2 در زمینه پروژه و مدیریت پروژه ارائه داده اند می پردازیم. در ابتدا تعاریف پروژه و پس از آن تعاریف مدیریت پروژه مورد بررسی قرار می گیرد.

ادامه مطلب

1 دیدگاه

فریبا راد
اردیبهشت 17, 1399

با سلام و خسته نباشید
بسیار کاربردی و عالی👍👍👍👌👌👌


ثبت ديدگاه

ایمیل شما منتشر نمی شود.