شاخص های تحویل به موقع: اهداف، فرهنگ و آداب بهبود تحویل به موقع سفارشات
تحویل به موقع سفارش‌ها یکی از بزرگ‌ترین مشکلات پیش روی تامین‌کنندگان و سازمان‌های مختلف است. برای اینکه بتوانید کالاهایی که سفارش داده‌شده را به موقع به دست مشتری برسانید، یک سری KPI مربوط به تحویل آن تایم یا تحویل به موقع ارائه‌شده است. علت تدوین این KPI ها سوال‌های متداول سازمان‌های برای رسیدن به موقع کالاهای تولیدشده به دست مشتریانشان بوده است. زیرا تحویل به موقع سفارش‌ها رضایت مشتریان را در پی دارد و این موضوع منجر به تکرار سفارش‌های آن‌ها می‌شود.
اگر این سوال برای شما هم مطرح‌شده است که چطور می‌توان زمان تحویل به موقع را در شرکت‌های تولیدی بهبود بخشید، این مقاله می‌تواند راهنمای خوبی برایتان باشد.
تعریف تحویل به موقع (OTD)
قبل از اینکه به سراغ تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد کسب‌وکار (KPI) برای رساندن به موقع سفارش‌ها به دست مشتریان بروید، باید تعریف تحویل به موقع را بدانید. تحویل به موقع، یعنی راضی نگه‌داشتن مشتریان با عمل کردن به تعهداتمان برای تحویل کالا راس زمان تعیین‌شده.
تعیین هدف برای KPI تحویل به موقع
برای اینکه بتوانید سفارش‌ها را درست راس بازه زمانی وعده داده‌شده به دست مشتری برسانید، عوامل زیادی را باید در نظر بگیرید. در اینجا بعضی از KPI هایی که می‌توانند برای تحویل به موقع سفارش به مشتری کمکتان کنند را ارائه کرده‌ایم. این شاخص‌ها به شما کمک می‌کنند تا بتوانید تحویل در زمان تعیین‌شده را 100 درصد تضمین کنید و خیالتان از بابت اینکه سفارش به موقع به دست مشتری می‌رسد راحت باشد.
ذهنیتی ایجاد کنید که تحویل به موقع یکی از فرهنگ‌های سازمانی‌تان است
اگر همه اعضای تیم تولید اعتقاد داشته باشند که ارسال دیرهنگام سفارش غیرقابل‌قبول است، موانعی که برای این موضوع وجود دارد را برطرف می‌کنند، مشکلات را برطرف می‌کنند و متعهد می‌شوند که کالا را به موقع برای مشتری ارسال کنند. در صورتی که این فرهنگ را در سازمانتان نهادینه کنید و به آن به‌عنوان یک اولویت پررنگ در فرهنگ‌سازمانی توجه داشته باشید، هیچ‌وقت زمان ارسال کالاها را فراموش نمی‌کنید و می‌توانید مشتری مداری را به بهترین نحو رعایت کنید.
برای این منظور، KPI هایی را برای تحویل به موقع سفارش‌ها در نظر بگیرید و ترتیبی بدهید که تمام اعضای سازمان بتوانند این KPI ها را مشاهده کنند. به خاطر داشته باشید که این شاخص‌ها برای رسیدن سفارش به دست مشتری در نظر گرفته‌شده‌اند و باید این موضوع را بسنجد که آیا سفارش به موقع به دست مشتری رسیده یا نه، بنابراین نمی‌توانید از آن‌ها صرفا برای اندازه‌گیری بازه زمانی که کالا از تولیدی ارسال‌شده استفاده کنید.
با کمک این شاخص‌ها می‌توانید کل فرآیند تامین کالا را درگیر روند تحویل به موقع سفارش کنید و این موضوع تنها به بخش تولید مرتبط نمی‌شود.
به یاد داشته باشید که مشتری برایش مهم نیست که فرآیند تولید کالا چگونه است و روند ارسال کالا چطور تعیین شده، بلکه آنچه برایش مهم است، زمانی است که کالا سفارش داده‌شده را تحویل می‌گیرد.
موجودی اولیه‌تان را حفظ کنید
اطمینان حاصل کنید که فرآیندهای خرید و دریافت شما قوی هستند و عملکرد بی‌نقصی دارند. حتما موجودی کالاهای اصلی را چک کنید و سپس سفارش تولید بزنید. چون هیچ‌چیزی بدتر از این نیست که سفارشی را شروع کنید و به دلیل عدم وجود کالاهای مورد نیاز سفارش، روند انجام آن را متوقف کنید. استفاده از KPI دقت موجودی به شما این امکان را می‌دهد که روی موجودی انبارتان نظارت داشته باشید و با مشکلات کمبود مواد اولیه مواجه نشوید.
برنامه‌های تولید واقع‌بینانه را ایجاد و حفظ کنید
باید بدانید که میزان ظرفیت تولیدی که دارید چقدر است و این موضوع را با تیم فروش در میان بگذارید. با این روش می‌توانید به‌خوبی حجم کار را تحت کنترلتان داشته باشید و کارخانه را به‌خوبی اداره کنید.
اطلاع داشتن درباره میزان ظرفیت تولید و KPI های استفاده از خط تولید، به شما این امکان را می‌دهند که سفارش‌ها را درست در بازه زمانی تعین شده به مشتری تحویل بدهید.
نکته‌ای که موقع برنامه‌ریزی برای ظرفیت خط تولید باید در نظر داشته باشید، حجم میزان سفارش‌های ارسالی است. به‌هیچ‌عنوان به یکباره سفارش‌های تولیدشده را ارسال نکنید. زیرا این موضوع باعث ایجاد هرج‌ومرج و بی‌نظمی می‌شود و تاخیر در رسیدن سفارش‌ها به دست مشتری را در پی خواهد داشت. بهتر است سفارش‌ها طبق الگوی واقع‌بینانه‌ای که برای کارکرد خط تولید تعیین‌شده دسته‌بندی شوند و تولید و ارسال آن‌ها طبق برنامه انجام شود.
کیفیت را در اولویت قرار دهید و آن را به‌عنوان بخشی از فرهنگ کاریتان در نظر بگیرید
هیچ‌چیزی بیشتر از کالاها بی‌کیفیت که منجر به دوباره‌کاری برای به سرانجام رسیدن کار می‌شوند، باعث ایجاد تاخیر در ارسال سفارش‌ها نمی‌شود. برای سنجش سطح کیفیت می‌توانید داشبوردهای KPI ایجاد کنید. در این داشبوردها می‌توانید ارسال موفقیت‌آمیز کالا، دوباره‌کاری‌ها و کالاهای که توسط مشتری بازگشت داده‌شده‌اند را در نظر بگیرید. با کمک این KPI ها می‌توانید برنامه مناسبی برای تولید کالا با کیفیت و سالم و رساندن آن به دست مشتریانتان داشته باشید.
حتما به این نکته توجه کنید که کالاهای مشکل‌دار و معیوب را نباید برای اندازه‌گیری کیفیت حساب کنید و ملاک ارزیابی، کالاهای باکیفیت تولیدشده است.
روی سطح کارایی خودتان نظارت داشته باشید
در این حالت می‌توانید اثربخشی تجهیزات کلی که دارید را ارزیابی کنید. در ارزیابی اثربخشی کلی، یک قطعه از تجهیزات خط تولید یا کل تجهیزات این بخش مورد بررسی قرار می‌گیرند. ملاک‌های این ارزیابی، در دسترس بودن، عملکرد و کیفیت هستند. با در نظر داشتن این سه مورد، یک KPI عالی در اختیار دارید که می‌تواند میزان درست اداره کردن خط تولید و کارخانه را نشان دهد. همچنین با کمک این شاخص می‌توانید متوجه شوید که آیا امکان تحویل به موقع سفارش‌هایتان به مشتری‌هایتان را دارید و برنامه‌هایتان قابل عملی شدن هستند.
یک فرآیند تولید مدیریت‌شده به شما این امکان را می‌دهد که عملکرد تحویل به موقع کالاهایتان را نزدیک به زمان واقعی تخمین بزنید.
با تامین‌کنندگان خودتان همکاری کرده و روابط قوی داشته باشید
یک سیستم امتیازدهی برای تامین‌کنندگان خودتان ایجاد کنید و این را به‌عنوان KPI مورد بررسی قرار دهید. عواملی مانند فاکتورهای قیمت‌گذاری، رعایت مشخصات کیفیت، زمان پاسخ‌دهی، زمان ارسال سفارش، و داشتن موجودی انبار کافی برای پاسخ‌دهی به نیازهای شما، ازجمله مواردی هستند که برای انتخاب یک یا چند تامین‌کننده مناسب کمکتان می‌کنند.
با توجه به اینکه ارائه خدمات پشتیبانی از مشتریان ویژگی است که شما را از دیگران متمایز می‌کند. در اهدافی که برای تحویل به موقع دارید، باید انتظاراتی که درباره تولید به موقع سفارش‌هایتان وجود دارد را با تامین‌کننده‌هایی که دارید به اشتراک بگذارید.
نیروی کاری شاد و ورزیده داشته باشید
موضوعی که اغلب شرکت‌ها با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنند، پیدا کردن نیروی کار مناسب برای فعالیت در خطوط تولید است. این موضوع داشتن یک فرایند استخدام مناسب برای همکاری با افراد مناسب را ضروری می‌کند. البته باید اطمینان حاصل کنید که محیط شاد است و ارتباط خوبی بین نیروها وجود دارد. به این موضوع توجه داشته باشید که اگر کارکنان از آمدن به محل کار خود لذت ببرند و با همکاران خودشان رابطه‌ای دوستانه داشته باشند، احتمال ماندنشان در سازمان بیشتر است.
KPI های این بخش را برای اندازه‌گیری ساعات آموزش و حفظ نیروهای استخدام‌شده جدید بعد از 90 روز، شش ماه و یک سال در نظر بگیرید. البته در کنار این موارد باید میزان فروش و گردش مالی کل سازمان را هم کنترل کنید و به ایده‌های کارمندانتان برای بهبود تحویل به موقع سفارش‌ها گوش کنید.
موفقیت خودتان را برای محقق شدن هدف تحویل به موقع سفارش‌ها جشن بگیرید
می‌توانید برای اینکه کارمندانتان به تحویل به موقع سفارش‌ها رغبت بیشتری نشان دهند، هر چند ماه یکبار موفقیتی که در این زمینه داشته‌اید را جشن بگیرد و به آن‌ها پاداش بدهید. بعضی از سازمان‌ها تشویق کارمندان را به پرداخت‌های نقدی بزرگ و کوچک محدود می‌کنند. اما در اینجا KPI تحویل به موقع باید به‌عنوان بخشی از امتیاز شغلی کارکنان در نظر گرفته شود. با این حالت می‌توانید رقابت بیشتری بین کارکنان برای افزایش امتیازهایشان و پیشرفت در رده‌های مختلف سازمانی فراهم کنید.
و در انتها…
به موقع تحویل دادن سفارش‌ها به‌صورت خودبه‌خود اتفاق نمی‌افتد. بلکه باید این موضوع را در جلسات برنامه‌ریزی ماهانه و سالانه در اولویت کارتان قرار دهید و چگونگی انجام این کار را بررسی کنید. اگر تابه‌حال این موضوع برایتان بی‌اهمیت بوده، باید بدانید که راز موفقیت یک سازمان راضی نگه‌داشتن مشتریانش است. مشتریان شما در صورتی خوشحال و راضی خواهند بود که سفارش‌هایشان را به موقع تحویل بگیرند. با تحویل به موقع سفارش‌هایتان شما یک مزیت رقابتی نسبت به دیگران به دست می‌آورید و می‌توانید مشتریان ثابتتان را حفظ کرده و اعتماد مشتریان جدیدتان را جلب کنید