علت برتری یک فرآیند اتوماتیک نسبت به فرآیند دستی و غیر خودکار (Manual) چیست؟
برای نشان دادن برتری یک فرآیند اتوماتیک، کافی است فرآیند قهوه درست کردن را از گذشته تا به امروز مرور کنید. در گذشته باید صبح زودتر از خواب بیدار می‌شدید، قهوه را درون قهوه ساز می‌ریختید و برای آماده شدن آن صبر می‌کردید؛ اما آن دوران گذشته! امروزه قهوه سازهای قابل برنامه‌ریزی طراحی شده‌اند که به‌محض بیدار شدن یک فنجان قهوه تازه‌دم آماده به شما تحویل می‌دهند.
کسب و کارها شباهت زیادی با فرایند قهوه درست کردن دارند. شما می‌توانید همه کارها را به‌صورت دستی انجام دهید و سختی‌های آن را بپذیرید، یا اینکه با استفاده از فرایند اتوماتیک سازی، بهبود قابل‌توجهی به کارهایتان بدهید.
برای اینکه بهتر برتری یک فرآیند اتوماتیک را نسبت به کارهای دستی احساس کنید، توجهتان را به گزارشی در سال 2018 جلب می‌کنیم که نتیجه نظرسنجی از بیش از 280 شرکت در ایالات متحده است. حدود 62 درصد از این شرکت‌ها بیشتر از سه گزارش در مورد ناکارآمدی فرآیندهایشان داشتند که با اتوماتیک سازی به‌راحتی می‌توانستند آن‌ها را برطرف کنند. این نظرسنجی نشان می‌داد که مدیران حداقل هشت ساعت در هفته را صرف انجام امور داده‌ای غیر خودکار و دستی (manual data tasks) می‌کنند. در حقیقت 25 درصد از مدیران گزارش داده بودند که بیش از 20 ساعت از زمان هفتگی‌شان را برای انجام امور داده‌ای غیر خودکار و دستی صرف می‌شود.
اگر کنجکاو شده‌اید که بدانید چرا و چگونه اتوماتیک سازی فرآیندها باعث بهبود فرایندهای دستی می‌شود، با ما تا پایان این مقاله همراه باشید. در این مقاله قرار است این دو روش انجام فرایندها را با هم مقایسه کنیم.
فرآیندهای دستی در مقابل فرآیندهای خودکار
می‌توانید یک فرایند دستی را از نوع اتوماتیک آن با فاکتورهای زیر مجزا کنید.
| فرآیند دستی | فرآیند اتوماتیک | |
| نحوه مدیریت | یک نفر مستلزم است هر مرحله از کار را بررسی کند و بداند که باید آن را برای چه کسی ارسال کند. | این سیستم برای اختصاص دادن کارها تنظیم‌شده است. |
| یادآوری | باید توسط یک انسان برای افراد مختلف ارسال شود. | این سیستم می‌تواند ایمیل‌ها و نوتیفیکیشنهای موبایل را در تاریخ‌های مشخص ارسال کند. |
| شروع به کار | فرم‌های فیزیکی یا دیجیتالی در مکان‌های مختلف نگهداری می‌شوند. | کلیه فرم‌های دیجیتالی در یک مکان نگهداری می‌شوند. |
| تکمیل فرم‌ها | تمام فیلدها باید به‌صورت دستی تکمیل شود. | بعضی از فیلدها می‌توانند به‌صورت اتوماتیک با اطلاعات منظم و محاسبات پر شوند. |
| پیگیری | باید برای دیگران پیام ارسال شود تا مشخص شود که آیتم‌ها کجا قرار دارند. | سیستم وضعیت لاگ آف (log of) هر آیتم را نگه می‌دارد. |
| روند حسابرسی‌ها | رویدادها به‌راحتی قابل تحریف هستند و ممکن است بعضی از اطلاعات از دست بروند. | سیستم هر عملی (action ) و زمان دقیق آن را ثبت می‌کند. |
| ارتباطات | ارتباط‌های مربوط به فرایند معمولا از طریق موارد غیر متنی مانند ایمیل و پیامک انجام می‌شود. | تمام ارتباط‌ها در ابزار مدیریت گردش کار (workflow management tool) باقی می‌ماند. |
اتوماسیون در عمل
آیا می‌خواهید که درک بهتری درباره برتری یک فرآیند اتوماتیک و تفاوت آن با فرایند دستی داشته باشید؟ نظرتان درباره بررسی یک سفارش خرید معمولی چیست؟ در ادامه روش دستی و اتوماتیک این فرآیند را بررسی می‌کنیم.
فرض کنید که برای خرید 500 چیز جدید نیاز به ایجاد سفارش خرید دارید. در روش دستی، باید نسخه کاغذی فرم درخواست سفارش را پیدا کنید، یا اینکه یک فایل اکسل آماده را دانلود کنید. حالا باید تمام جزییات سفارش را در نسخه کاغذی یا فایل اکسل وارد کنید، سپس آن را برای مدیرتان بفرستید. مدیر باید درخواست را بررسی و تایید کرده و آن را برای تامین بفرستد. ولی مشخص نیست که چه کسی باید سفارش خرید) PO (را ایجاد کند.
با وجود موارد بیان شده، مشخص است که این روش مشکلات زیادی دارد. به‌عنوان اولین نکته، این فرم‌ها می‌توانند فرصت‌ها و زمینه‌های زیادی برای خطاهای انتقال داده ایجاد کنند. نکته دوم اینکه هیچ راهی برایتان وجود ندارد که زمان انجام فرآیند را بررسی کنید و مشخص نیست که این فرایند چقدر طول می‌کشد!
برای اطلاع درباره اینکه که آیا مدیرتان فرم را تایید کرده یا خیر، باید ایمیل دیگری برای وی ارسال کنید. اگر مدیر تایید درخواست را برای شما و واحد تامین در قسمت cc ایمیل ارسال کرد، فرایند خرید با توجه به همان ایمیل شروع می‌شود و نیاز به فایل‌های ضمیمه اضافی نخواهد بود. البته امنیت و صحت اطلاعات هم باید در طول این فرآیند مورد بررسی قرار بگیرد. باید خیالتان از این بابت راحت باشد که اطلاعات درج‌شده در فرم درخواست خرید دست‌کاری نشده‌اند و PO دقیق است.
اتوماسیون می‌تواند تمام حفره‌هایی که در این مسیر وجود دارد را پر کند. با توجه به اینکه با کمک اتوماتیک کردن فرایندها می‌توانید زمان دقیق انجام کارها و صحت آن‌ها را بررسی کنید، اعتمادتان به درست انجام شدن کارها بیشتر می‌شود.
مزایای اتوماتیک کردن فرایندهای دستی
صرف‌نظر از نوع صنعت، یک فرایند خودکار می‌تواند مزایای زیر را در پی داشته باشد.
وضوح (Clarity)
اتوماسیون مستلزم درک واضح و کاملی از روند انجام کار و افراد درگیر در آن است.
بهره‌وری بیشتر (Higher efficiency)
یک فرآیند خودکار خطاها و افزونگی‌ها را به حداقل می‌رساند و باعث افزایش بهره‌وری می‌شود.
تجربه مشتری یا کاربری بهتر (Better customer experience)
SLA ها یا ضمانت‌نامه کیفیت خدمات را می‌توان به‌طور مداوم با اتوماسیون گردش کار ارزیابی کرد و همین موضوع رضایت بیشتر مشتریان را در پی خواهد شد.
کاهش زمان و هزینه (Reduced time and costs)
با وجود سریع‌تر انجام شدن کارها و حذف فرآیندهای بیهوده، فرایندهای خودکار باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه می‌شوند.
تخصیص کارآمد منابع (Efficient allocation of resources)
از آنجایی که کارهای روزمره با اتوماسیون انجام می‌شوند، می‌توان کارهای باارزش‌تری را به کارمندان واگذار کرد.
انطباق بیشتر (Compliance)
فرآیندهای خودکار امکان انطباق بیشتر مقررات و روندهای حسابرسی را فراهم می‌کنند.
درک عمیق و دقیق (Insight)
نرم افزار اتوماسیون گردش کار(Workflow automation software) به شما کمک می‌کند تا با تجزیه‌وتحلیل و گزارش‌گیری، بینش عمیقی در مورد فرآیندهای خود کسب کنید و تصمیم‌های بهتری بگیرید.
مقیاس‌پذیری (Scale)
در فرآیند دستی، پاسخ‌دهی به درخواست‌های در حال افزایش دشوار است. درحالی‌که فرآیند اتوماتیک این کار را به‌سادگی انجام می‌دهد.
شفافیت و پاسخگویی (Transparency and accountability)
فرآیندهای خودکار، تمام ذینفعان را در چرخه انجام کار نگه می‌دارد و همین موضوع باعث افزایش شفافیت می‌شود. در این حالت می‌توانید گزارش وضعیت هرکسی را به‌صورت جداگانه نگه‌دارید و در مواقع لزوم پاسخگو باشید.
سخن آخر
انتقال از یک فرآیند دستی به یک فرآیند خودکار این اطمینان را به شما می‌دهد که سازمانتان در مسیر رشد قرار دارد. حالا که برتری یک فرآیند اتوماتیک نسبت به روش‌های دستی برایتان مشخص شد، وقت آن است که رویه انجام کارهایتان را تغییر دهید و همه‌چیز را اتوماتیک کنید.
مطمئن باشید که با این کار زمان بیشتری برای انجام کارهای باارزش‌تر سازمان پیدا می‌کنید و بهتر می‌توانید از کارمندان شرکت استفاده کنید. همچنین با این روش می‌توانید هزینه‌های جانبی را تا حد امکان کاهش دهید و مبلغ بیشتری برای سرمایه‌گذاری در بخش‌های مختلف سازمان پس‌انداز کنید.