چرا سیستم های مدیریت اطلاعات برای کسب و کارها و تجارت مهم است؟
محیط شرکت‌ها پویا است. همین موضوع باعث می‌شود که در این محیط‌ها عدم قطعیت‌ها و ریسک‌های زیادی وجود داشته باشد. با توجه به این دو گزینه موجود، سازمان‌های تجاری مجبور هستند که تصمیم‌های پیچیده‌ای را برای زنده ماندن و ادامه حیاتشان در بازار بگیرند. ازآنجایی‌که هدف اصلی سازمان‌ها بهبود سودآوری و پایدار ماندن در درازمدت است، شرکت‌های تجاری نمی‌توانند از اهمیت MIS چشم‌پوشی کنند و آن را نادیده بگیرند. در ادامه درباره MIS(سیستم های مدیریت اطلاعات) و مزایایی که برای سازمان‌ها دارد سخن خواهیم گفت. با ما همراه باشید.
MIS چیست؟
سیستم های مدیریت اطلاعات یا MIS مجموعه‌ای از رویه‌ها است که داده‌ها و اطلاعات ضروری را برای تصمیم‌گیری آگاهانه در اختیار مدیران قرار می‌دهد. سیستم های مدیریت اطلاعات شامل موارد زیر است:
- جمع‌آوری داده‌های مناسب از منابع معتبر مختلف
- پردازش داده‌های جمع‌آوری‌شده برای استخراج اطلاعات مرتبط و مفید
- تحویل اطلاعات به‌دست‌آمده به دپارتمان یا بخش مربوطه
چرا گزارشهای MIS برای تصمیم‌های تجاری مهم است؟
گزارشهای MIS یک شرکت پس از تجزیه‌وتحلیل مناسب داده‌های جاری و ترندهای متداول بازار آماده می‌شود. هدف اصلی سیستم گزارش دهی MIS فراهم کردن اطلاعات مهم و حیاتی برای مدیران جهت تصمیم‌گیری در شرایط پیچیده است.
ازآنجایی‌که داشتن اطلاعات قابل‌اعتماد مربوط به ترندهای روز بازار و داده‌های مربوط به تجارت برای تصمیم‌گیری‌های سریع و آگاهانه جهت اداره یک سازمان ضروری است، گزارشهای سیستم های مدیریت اطلاعات یا MIS نقش کلیدی در بهبود عملکرد، بهره‌وری و سودآوری سازمان دارند. در کل، سیستم گزارشگری MIS به‌عنوان ستون فقرات شرکت عمل می‌کند و به سازمان کمک می‌کند تا در برابر رقبایش محکم بایستد..
مزایای MIS و گزارشهای آن
ازجمله مزایایی که سیستم های مدیریت اطلاعات یا MIS و گزارش‌گیری‌های آن دارد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
1. کمک به مدیریت داده‌ها
MIS به نگهداری و مدیریت داده‌های مهم سازمانی برای تصمیم‌های پیچیده مدیریتی کمک می‌کند. در این حالت اطلاعات مهم به‌صورت سازمان‌یافته ذخیره می‌شوند و در مواقع نیاز مدیریت می‌تواند به‌سرعت به آن‌ها دسترسی داشته باشد.
2. تحلیل ترندها
مدیر سازمان برای تهیه برنامه استراتژیک باید پیش‌بینی‌هایی را انجام دهد و اهداف آینده سازمان را مشخص کند. برای تنظیم این استراتژی، داشتن گزارشهای دقیقی درباره ترندهای بازار ضروری است. MIS از ابزارهای ریاضی مختلفی برای آنالیز ترندهای روز بازار و پیش‌بینی ترندهای آینده بر اساس اطاعات موجود استفاده می‌کند.
3. کمک به تنظیم برنامه استراتژیک
گزارشهای MIS نقش مهمی در تنظیم برنامه استراتژیک سازمان‌ها دارند. این گزارش‌ها برای تعیین نیازمندی‌های سازمان، تدوین اهداف و تنظیم استراتژی بر اساس داده‌های موجود به مدیران کمک می‌کنند. همچنین سیستم های مدیریت اطلاعات برای شناسایی منابع مورد نیاز برای تحقق اهداف شرکت هم به کمک مدیران می‌آید؛ بنابراین، این موضوع بسیار مهم است که اطلاعات ارائه‌شده توسط MIS و گزارشهای ارائه‌شده دقیق و قابل‌اعتماد باشند.
4. تنظیم اهداف
برای هر سازمانی تنظیم اهداف بسیار مهم است و این موضوع نیازمند تحقیق و توسعه فراوان خواهد بود. ازآنجایی‌که اطلاعات ارائه‌شده در گزارشهای MIS مبتنی بر تجزیه‌وتحلیل داده‌های جاری است، از این رو برای تعیین اهداف یک سازمان مناسب است و می‌توان روی آن حساب کرد. همچنین، گزارش MIS شامل تجزیه‌وتحلیل ترند فعلی بازار و پیش‌بینی ترندهای آینده است؛ بنابراین، نادیده گرفتن MIS و گزارشهای آن برای سازمان‌ها کاری سخت و غیرممکن به نظر می‌رسد.
5. شناسایی مشکلات
گزارشهای MIS اطلاعات مربوط به هر جنبه از فعالیت‌هایی شرکت را ارائه می‌دهند. به همین خاطر در صورت بروز هرگونه مشکلی، گزارشهای MIS در شناسایی منبع مشکل کمکتان می‌کنند. همچنین، MIS و گزارش‌گیری برای پیدا کردن راه‌حل مسائل پیش‌آمده هم مفید هستند.
6. افزایش بهره‌وری
همان‌طور که اشاره کردیم، از اطلاعات ارائه‌شده توسط MIS و گزارش‌ها برای تدوین اهداف و استراتژی شرکت‌ها استفاده می‌شود. همچنین، عملکرد کسب و کارها با کمک گزارشهای MIS به‌خوبی قابل ارزیابی است. از این رو، MIS در افزایش بهره‌وری شرکت نقش اساسی دارد.
7. مقایسه عملکرد تجاری
اطلاعات و داده‌های تجاری مربوط به سازمان در پایگاه داده MIS ذخیره و نگهداری می‌شود. با توجه به اینکه در هر زمانی می‌توان به پایگاه داده MIS دسترسی داشت، بنابراین می‌توانید عملکرد فعلی سازمان را با عملکرد سال‌های گذشته آن مقایسه کرده و میزان رشد سازمان را ارزیابی کنید.
چطور می‌توان گزارشهای MIS را تهیه کرد؟
گزارشهای MIS برای تصمیم‌گیری‌های تجاری بسیار مهم هستند، بنابراین باید با دقت بالا آماده شوند. با توجه به اینکه یک گزارش اشتباه MIS می‌تواند صدمه جدی به سازمان وارد کند، دقت موارد بیانشده باید مورد ارزیابی قرار بگیرد. برای این کار، سازمان‌ها می‌توانند افرادی را برای ایجاد گزارشهای MIS استخدام کنند، یا اینکه این موضوع را برون‌سپاری کنند و از افراد توانا در این زمینه کمک بگیرند.
با توجه به اینکه استخدام کارمندانی برای MIS و گزارش‌گیری بسیار هزینه‌بر است؛ و صحت اطلاعات ارائه‌شده توسط آن‌ها تضمین‌شده نیست، بهتر است این فرایند را برون‌سپاری کنید. چون شرکت‌های متخصص در این زمینه گزارشهای MIS را با هزینه کمتر و دقیق‌تر از کارمندانی که قصد استخدامشان دارید را به شما ارائه می‌کنند.
همچنین، برون‌سپاری فرایند گزارش MIS مقرون به‌صرفه است و باعث صرفه‌جویی در وقت با ارزش مدیران می‌شود.
سخن آخر
اگر می‌خواهید نبض روز بازار را دستتان بگیرید و از تمام رقبایتان در تجارتی که دارید جلو بزنید، باید عملکرد سازمان را تحت نظر داشته باشید. سیستم های مدیریت اطلاعات یا MIS به شما این امکان را می‌دهد که اهداف استراتژیک سازمان را با توجه به ترندهای روز شناسایی کنید و برای آینده برنامه‌ریزی داشته باشید. همچنین با کمک گزارشهای MIS می‌توانید مشکلات احتمالی را شناسایی کرده و آن‌ها را برطرف کنید؛ بنابراین اگر می‌خواهید سازمانتان روبه‌جلو حرکت کند و همیشه یک سر و گردن از رقبایتان بالاتر باشید، به‌هیچ‌عنوان MIS را دست کم نگیرید!