چطور به تاخیرهای پروژه غلبه کنیم و جلوی اتفاق افتادن تاخیرهای بعدی را با مدیریت پروژه بگیریم؟
آیا راه‌های غلبه بر تاخیرهای پروژه یا پیشگیری از بروز این مشکل را میدانید؟ به نظرتان چطور می‌توان جلوی تاخیرهای احتمالی پروژه را گرفت و پیامدهای ناشی از آن‌ها را کاهش داد؟ در این مقاله دراین‌باره سخن خواهیم گفت.
یکی از مشکلات رایجی که در اغلب پروژه‌های بزرگ و کوچک دیده می‌شود، تاخیرهای غیرمنتظره است؛ و غلبه بر تاخیرهای پروژه، موضوعی است که اغلب مدیران با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنند. تاخیرهایی که هیچ پیش‌بینی برای آن‌ها نشده و مانع از تحویل به‌موقع پروژه میشوند.
اگر فکر می‌کنید که تنها خودتان با این مشکل مواجه هستید و دیگران تمام پروژه‌هایشان روی حساب‌وکتاب و به‌موقع انجام می‌شود، سخت در اشتباهید! چون طبق نظرسنجی که به این منظور انجام‌شده، کمتر از 50 درصد از شرکت‌ها گفته‌اند که می‌توانند به‌موقع و طبق برنامه پروژه‌هایشان را به سرانجام برسانند.
در یک نظرسنجی جداگانه، حدود نیمی از مدیران پروژه‌ها (حدود 46 درصد) به این موضوع اشاره‌کرده‌اند که، نزدیک شدن به زمان اتمام پروژه و موعد تحویل کار، یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های پیش روی آن‌ها است.
همین چند مورد نشان می‌دهد که، پروژه‌ها خیلی بیشتر از چیزی که فکرش را می‌کنیم با تاخیر مواجه میشوند.
بررسی علت های تغییر پروژه
در صورتی که مدیر پروژه علت بروز تاخیر در پروژه را بداند می‌تواند بر تاخیرهای پروژه غلبه کند، یا از وقوع آن‌ها پیشگیری کند؛ بنابراین پیدا کردن علت‌های به وجود آورده‌اند این مشکل اولین راه غلبه بر تاخیرهای پروژه است.
در ادامه بعضی از شایع‌ترین دلایلی که موجب به تاخیر افتادن پروژه‌ها میشوند را آورده‌ایم.
- تغییرات دامنه یا حوزه محصول
- در دسترس نبودن منابع
- تنظیم نادرست جدول زمان‌بندی
- واقع‌بینانه نبودن اهداف و برنامه‌های تحویل پروژه
- عدم تحویل به‌موقع محصول یا خدمات درخواستی توسط فروشندگان خارجی
- ارتباط ناموثر بین ذینفعان پروژه
- چالش‌های پیش‌بینی‌نشده خارجی مانند بلایای طبیعی
- تاثیرگذاری تاخیرهای قبلی پروژه
تاثیر تاخیرها در پروژه
اگر چه شرکت‌ها و مدیران زیادی تاخیر در پروژه را تجربه می‌کنند، اما این موضوع نمی‌تواند دلیلی برای قبول این اتفاق یا کم‌اهمیت دانستن آن باشد!
چون تاخیرهای که در پروژه‌ها رخ می‌دهند، باعث بروز مشکلاتی میشوند که در همان موقع قابل‌مشاهده نیستند. بلکه در اثر گذر زمان است که مشخص می‌شود، تاخیر پروژه چه مشکلات و ضرر و زیان‌های جبران‌ناپذیری به ارمغان آورده است.
مشکلات ناشی از تاخیرهای پروژه
برای اینکه بهتر بدانید تاخیرهای پروژه چه صدماتی به بار میآورد، در اینجا چند مورد از تاثیر این تاخیرها را برایتان آورده‌ایم.
1. افزایش هزینه و از دست دادن زمان
افزایش هزینه انجام کار اولین نکته قابل‌توجه درباره تاخیرهای پروژه است. هر روزی که پروژه به تاخیر می‌افتد، شما باید هزینه کارکنان و منابع مورد نیاز پروژه را افزایش دهید. البته همه‌چیز فقط به هزینه‌های مالی ختم نمی‌شود! بلکه چیزی که اهمیت غلبه بر تاخیرهای پروژه را بیشتر می‌کند، از دست دادن گنجی به نام زمان است.
2. به خطر افتادن اعتبار شرکت و تاخیر در پروژه‌های دیگر
به خطر افتادن اعتبار شرکت مورد دیگری است که غلبه بر تاخیرهای پروژه را مهم می‌کند. اگر به فکر راه‌حلی برای تاخیرهای پیش‌آمده در پروژه نباشید، اعتبار شرکتتان زیر سوال می‌رود. چون مشتری نتوانسته کارش را به‌موقع تحویل بگیرد. البته که تاخیر در پروژه خبر خوشی برای ذینفعان آن هم نیست!
مشکل دیگر این است که، تاخیر در یک پروژه، ممکن است باعث به تاخیر افتادن پروژه‌های دیگر هم بشود. چون شما مجبورید از منابعی که برای پروژه‌های دیگر در نظر گرفته‌شده برای تمام کردن کارتان استفاده کنید.
در نهایت، حواستان باشد که گاهی افزایش بیش‌ازحد تاخیر، منجر به شکست پروژه و توقف کامل آن می‌شود.
6 راه برای پیشگیری از بروز تاخیر در انجام پروژه
با این گفته‌ها، واضح است که موفقیت‌آمیز بودن پروژه تا حد زیادی به پیشگیری از تاخیرهای احتمالی آن بستگی دارد؛ اما آیا این موضوع ممکن است؟ بله!
درست است که نمی‌توانید جلوی تمام تاخیرهایی که در طول انجام پروژه رخ می‌دهد را بگیرید، اما می‌توانید برای حفظ پروژه در مسیر درست و کاهش خسارت‌های ناشی از تاخیر قدم بردارید.
در اینجا قرار است شش راهی که برای غلبه بر تاخیرهای پروژه و پیشگیری از وقوع آن‌ها وجود دارد را با هم مرور کنیم.
1. تعیین اهداف واقع‌بینانه برای پروژه‌ها
یکی از مهم‌ترین عوامل در اتمام به‌موقع پروژه تعیین اهداف واقع‌بینانه است. بعضی اوقات مدیران اهداف کار را بر اساس بلند پروازی یا برآورده کردن نیازی‌های مشتری تعیین می‌کنند. برای غلبه بر تاخیرهای پروژه باید به وسوسه‌هایی که به سراغتان می‌آید غلبه کرده؛ و رضایت مشتری را تنها به‌اندازه توانتان برآورده کنید.
هدف‌هایتان باید واضح، شفاف و قابل‌اندازه‌گیری باشند.
واقع‌بینانه بودن یعنی بدانید که: آیا می‌توانیم با تخصیص زمان و منابع موجود هدف را محقق کنیم؟
شفاف بودن یعنی بدانید که: آیا دقیقا میدانیم که چه چیزی از اما خواسته‌شده؟ آیا هدف برای همگان قابل درک است؟
قابل‌اندازه‌گیری بودن یعنی بدانید که: آیا می‌توانیم هر هدف را با شاخص‌های مناسب ارزیابی کنیم؟
2. برگزار کردن جلسات تیمی
در ابتدای پروژه یک جلسه با اعضای تیمتان داشته باشید و چشم‌انداز پروژه را بررسی کنید. نقش تک‌تک اعضای تیم را بیان کنید و هدف پروژه را به‌طور شفاف توضیح دهید. همچنین نقاط عطف اصلی پروژه را معرفی کنید و بنچمارک‌ها را برای رسیدن به موفقیت توضیح دهید.
بهتر است مدتی را صرف بحث کردن روی اهداف پروژه کنید؛ و در مورد معیاری که برای ارزیابی آن‌ها در نظر گرفته‌شده توضیح دهید.
3. تامین منابع مورد نیاز
حرف زدن درباره منابع مورد نیاز یک پروژه در کل کار سختی است. البته وقتی پای منابع مالی به میان می‌آید، راحت‌تر می‌توان مبلغ مورد نیاز را تخمین زد. چون میزان هزینه‌ای که باید صرف پروژه شود تقریبا مشخص است. در این زمان تنها باید این موضوع را بررسی کنید که اعتبار مالی موجود با هزینه‌های پروژه متناسب است یا خیر.
موقع بررسی منابع مالی مورد نیاز پروژه باید به فضای اداری، تعداد کامپیوترهای مورد نیاز، تعداد چاپگرهای لازم و منابع نرم افزاری توجه ویژه‌ای داشته باشید. چون بدون وجود این منابع کار کردن سخت و گاهی غیرممکن است.
بعد از بررسی منابع مالی مورد نیاز، نوبت به ارزیابی نیروی انسانی می‌رسد. مهم‌ترین منابعی که برای انجام یک پروژه در اختیار دارید در واقع اعضای تیمتان است. برای پیشگیری و غلبه بر تاخیرهای پروژه باید بدانید که چند نفر و با چه توانایی‌هایی در گروه دارید. این ارزیابی مشخص می‌کند که آیا نیروی کافی برای انجام پروژه دارید؛ و اینکه آیا مهارت‌های لازم برای مدیریت پروژه را دارند یا نه.
اگر این‌طور نیست، باید برنامه‌ای که برای به ثمر رساندن پروژه داشته‌اید را به روز کنید؛ و هزینه و زمان لازم برای آموزش دادن اعضای تیم، اضافه کردن نفرات جدید یا برون‌سپاری پروژه را تخمین بزنید.
4. تعیین زمان‌بندی دقیق پروژه‌ها
برنامه زمان‌بندی پروژه تنها به یک جدول که بازه‌های زمانی مورد نظر در آن نوشته‌شده خلاصه نمی‌شود. بلکه یک برنامه زمان‌بندی سندی جامع است که جزئیات زمانی پروژه و منابع سازمانی مورد نیاز برای انجام هر کار را مشخص می‌کند.
برای ایجاد جدول زمان‌بندی پروژه باید کل پروژه را به فعالیت‌ها و وظایفی که بر عهده هر فرد است، مراحل مختلف پروژه، تعیین وابستگی‌های پروژه، توالی فعالیت‌های پروژه و درنهایت تخمین منابع مورد نیاز و مدت زمان انجام هر کار تقسیم کنید.
این برنامه باید در اختیار تمام اعضای تیم قرار بگیرد.
5. بررسی میزان پیشرفت کار
یکی از مهم‌ترین تکنیک‌های غلبه بر تاخیرهای پروژه، جمع‌آوری داده‌ها برای سنجیدن موفقیت پذیر آمیز بودن هر بخش از کار است.
با این روش شما می‌توانید میزان پیشرفت پروژه، کیفیت کار و میزان بودجه‌ای که نیاز است را ارزیابی کنید. همچنین این داده‌ها به شما نشان می‌دهد که چقدر تیمی که دارید توانسته در مسیر رسیدن به هدف‌های تعیین‌شده موفقیت‌آمیز عمل کند.
6. پیش‌بینی
در مدیریت پروژه، ابتدا وضعیت فعلی پروژه در یک نقطه معین و بر اساس داده‌های موجود بررسی می‌شود، سپس پیش‌بینی‌های لازم برای مراحل بعدی و نتیجه پایانی پروژه انجام می‌شود.
در ابتدای شروع پروژه داده‌های کافی برای پیش‌بینی نتیجه نهایی آن وجود ندارد، بنابراین پیش‌بینی نتیجه کلی وقتی انجام می‌شود که حداقل 25% از پروژه کامل شده باشد.
در پیش‌بینی پروژه ریسک‌ها را در نظر می‌گیرند. همچنین زمان‌بندی پروژه، کیفیت کار، هزینه لازم و… باید تخمین زده شود.
اگر در پیش‌بینی‌ها متوجه شدید که هدفتان به‌طور کامل مشخص نیست، در همین‌جا ادامه کار را متوقف کنید. اکنون فرصتی به‌دست‌آمده تا قبل از به تاخیر انداختن پروژه وضعیت را اصلاح کنید. در صورتی که متوجه شدید فرصتی برای غلبه بر تاخیرهای پروژه باقی نمانده، می‌توانید در گام‌های پیش رو میزان تاخیرهای احتمالی را به حداقل میزان ممکن برسانید.
7. استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه
اگر به‌عنوان یک مدیر پروژه برای غلبه بر تاخیرهای پروژه تنها به تقویم و نقشه پروژه اکتفا کنید، باید میزبان استرس و اضطراب فراوان ناشی از این کار باشید. چون بررسی هر مرحله از کار و مدیریت همه موارد موجود در پروژه با این روش سخت‌تر از چیزی است که فکرش را می‌کنید.
برای اینکه بتوانید به داده‌های پروژه در هر مرحله از انجام کار دسترسی داشته باشید، و میزان پیشرفت کار، مشکلات احتمالی و… را ارزیابی کنید، بهترین راه استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه است. در این نرم افزارها می‌توانید تمام اطلاعات مربوط به پروژه را به‌صورت سازماندهی‌شده وارد کرده و به‌راحتی استفاده کنید.
کارهای ضروری برای غلبه بر تاخیرهای پروژه
درست است که غلبه بر تاخیرهای پروژه یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر پروژه است؛ اما بعضی اوقات همه‌چیز طبق برنامه‌ریزی و حساب‌وکتابی که شما دارید پیش نمی‌رود!
ممکن است اعضای تیم بیمار شوند، تامین‌کنندگانی که دارید نتوانند به‌موقع اقلام مورد نیاز را به دستتان برسانند، یا اینکه مشتری‌ها پارامترهای پروژه را تغییر دهند.همه این موارد از کنترل شما خارج است!
بررسی تاخیرهای احتمالی و چگونگی مواجه‌شدن با آن‌ها تنها کاری که در این لحظه می‌توانید انجام دهید است. در ادامه کارهایی که باید در مواقع بروز تاخیر در پروژه انجام دهید را آورده‌ایم.
1. برگزاری دوباره جلسه تیمی
به‌محض اینکه متوجه شدید پروژه قرار است با تاخیر مواجه شود، باید یک جلسه با اعضای تیمتان تشکیل دهید و یک استراتژی برای ادامه کار تدوین کنید. در این مرحله باید بررسی کنید که چه چیزی باید قربانی این تاخیر شود؛ زمان، پول یا اینکه تحویل محصول نهایی.
مشخص کنید که چقدر زمان لازم است تا پروژه با تاخیر پیش‌آمده به پایان برسد؛ و هزینه‌ی این کار چقدر است. پس‌ازآن که امکان تکمیل پروژه در یک تاریخ توسط تیمتان معلوم شد؛ و هزینه لازم برای انجام کار را برآورد کردید، وقت آن است که با مشتری ارتباط برقرار کنید و شرایط جدید را با او در میان بگذارید.
2. اولویت‌بندی کارها
اولویت‌بندی کارها یکی از بهترین راهکارها برای غلبه بر تاخیرهای پروژه به‌حساب می‌آید. یکبار طرح اولیه پروژه را ارزیابی کنید. حالا کارهای تمام‌شده را از برنامه حذف کنید و برای کارهای مهم‌تر اولویت بالاتری در نظر بگیرید.
3. تعیین تاریخ جدید برای اتمام پروژه
اگر بهترین گزینه برای پیش بردن پروژه تغییر زمان‌بندی‌های آن است، یک برنامه زمان‌بندی جدید تنظیم کنید.
این برنامه زمان‌بندی باید واقع‌بینانه تنظیم شود. برای انجام هر کدام از کارها، باید یک برنامه جدید تنظیم کنید. البته حتما باید ظرفیت تیم برای انجام کارها راس بازه زمانی تعیین‌شده را هم در نظر بگیرید.
5. ارتباط موثر بین اعضای تیم
ارتباط با مشتری و اعضای تیمتان هم یکی از مهم‌ترین موارد برای غلبه بر تاخیرهای پروژه است. اعضای تیم شما باید درباره تاخیر پیش‌آمده، تغییر برنامه‌ها و تغییر انتظارات مشتری اطلاعات کامل داشته باشند.
از طرف دیگر مدیر پروژه باید ارتباطش را با مشتری حفظ کند و درباره راهکاری‌هایی که برای غلبه بر تاخیرهای پروژه در نظر گرفته‌شده او را آگاه کند. تا مشتری خیالش از بابت پیشرفت پروژه و اتمام آن راحت باشد.
سخن آخر
شاید پیشگیری از بروز تاخیر در پروژه از غلبه بر تاخیرهای پروژه راحت‌تر باشد؛ اما همیشه این کار شدنی نیست. گاهی اوقات نمی‌توان جلوی مشکلاتی که باعث عقب افتادن کار میشوند را گرفت.
در این مقاله مشکلات ناشی از تاخیرهای پروژه، راه‌های پیشگیری از بروز تاخیر در پروژه و روش‌های مدیریت و غلبه بر تاخیرهای پروژه را مرور کردیم. با دانستن این موارد بهتر می‌توانید پروژه‌هایتان را به نتیجه برسانید و تاخیر و پیامدهای ناشی از آن را کم کنید.