راهنمای کامل سیستم مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS)

 در مورد سیستم مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS) چه میدانید؟ به نظرتان چقدر استفاده از PMIS در موفقیت پروژه‌ها نقش دارد؟ در این مقاله قرار است اهمیت سیستم مدیریت اطلاعات پروژه را با هم مرور کنیم.

بدیهی است است که در طول حیات پروژه اطلاعات زیادی به وجود می‌آیند. این اطلاعات ممکن است بنا بر نیاز به جای دیگری منتقل شوند؛ و در نهایت، مهم‌ترین اطلاعات تولید شده ذخیره می‌شوند.

مشخصا ارتباط مداوم بین اعضای گروه و به روز بودن داده­ها، ممکن است موجب از دست رفتن بخشی از اطلاعات شود. شاید با خودتان فکر کنید که این موضوع اهمیت چندانی ندارد و غیر قابل اجتناب است؛ اما در صورتی که این بخش کوچک گم شده برای جهت دادن به پروژه یا ایجاد تغییر در آن ضروری باشد !

مشخص است که، در این زمان اطلاعات کمی که از دست رفته‌اند به حلقه گمشده پروژه تبدیل می‌شوند. در نتیجه اگر نتوانید راهی برای سازماندهی تمام اطلاعات مربوط به یک پروژه پیدا کنید، آن کار محکوم به شکست است.

به راستی چطور می‌توان تمام کانالهای اطلاعاتی را به نحوی سازماندهی کرد که داده‌های مورد نظر به درستی به طرف مقابل تحویل داده شوند؛ و شخص مورد نظر از تحویل داده‌ها باخبر شود!

سیستم مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS) همان چیزی است که برای انجام این کار دنبالش هستید. PMIS قادر است جریان اطلاعات را کنترل کرده و آنها را سازماندهی کند. با این وجود، دیگر نگرانی از بابت این که تکه مهمی از اطلاعات از دست برود یا به اشتباه جابجا شده باشد نخواهید داشت.

PMIS چیست؟

یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS) در واقع چگونگی سازماندهی کردن اطلاعات مورد نیاز برای اجرای یک پروژه است. PMIS اطلاعات یک پروژه را از طریق برنامه‌های نرم افزاری دسته بندی و قابل استفاده می‌کند. در واقع این برنامه‌ها به مدیر پروژه برای طراحی، اجرا و به سرانجام رساندن کار کمک می‌کنند.

با این گفته‌ها، حتما متوجه شده‌اید که یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS) یکی از بهترین روش‌ها برای سازماندهی سیل عظیم اطلاعات یک پروژه است.

در کتاب دانش مدیریت پروژه (PMBOK) آمده که، یک PMIS عبارت است از:

«یک سیستم اطلاعاتی شامل ابزارها و تکنیک‌های مورد استفاده برای جمع آوری، ادغام و انتشار نتایج حاصل از فراینده‌های مدیریت پروژه است. این سیستم برای پشتیبانی از همه بخش‌های پروژه از ابتدای کار تا به خاتمه رسیدن آن استفاده می‌شود؛ و می‌تواند هر دوی سیستم‌های دستی و اتوماتیک را شامل شود».

نمونه‌های مختلفی از نرم افزار PMIS وجود دارد؛ اما ویژگی‌های اغلب آنها مشترک است. بیشتر این نرم افزارها شامل ابزارهایی برای برنامه ریزی، مجوز صادر کردن برای کارها و دسته بندی و توزیع اطلاعات هستند. البته در بعضی از این نرم افزارها امکانات خاصی مانند جمع آوری خودکار دیتا و گزارش گیری خودکار براساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) هم دیده می‌شود.

ویژگی‌های مهم PMIS چیست؟

PMIS برای این طراحی و ساخته شده است که از تمام بخش‌های پروژه و اطلاعاتی که مانیتور و جمع آوری می‌شوند پشتیبانی کند. از جمله این بخش‌ها می‌توان به مدیریت یکپارچه سازی پروژه، مدیریت محدوده پروژه، مدیریت هزینه‌های پروژه، مدیریت زمان پروژه، مدیریت کیفیت پروژه، مدیریت ارتباطات پروژه، مدیریت ریسک پروژه، مدیریت اقلام مورد نیاز پروژه و مدیریت ذینفعان پروژه اشاره کرد.

همانطور که میدانید در بستر انجام یک پروژه اطلاعات زیادی وجود دارند؛ و موقع مدیریت پروژه باید بتوانید در کمترین زمان ممکن اطلاعات مورد نیازتان را از دل این حجم انبوه بیرون بیاورید.

اینجاست که اهمیت یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS) مشخص می‌شود. این ابزار امکان دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیازتان را فراهم می‌کند. همچنین اطلاعاتی که با کمک یک PMIS مدیریت می‌شوند را می‌توانید برای پروژه‌های آینده برای کاهش ریسک، بهبود کارآیی و کاهش هزینه‌ها استفاده کنید.

تمام داده‌های مربوط به یک پروژه که توسط یک PMIS ذخیره و سازماندهی می‌شوند؛ باید قابل بازیابی، قابل جستجو، طبقه بندی شده، قابل اشتراک گذاری و قابل تجزیه و تحلیل باشند. برای انجام همه این موارد، یک PMIS معمولی نیاز به یک سری ابزار دارد. در ادامه این ابزارها را آورده‌ایم.

معرفی ابزارهای مورد نیاز یک PMIS ساده

زمانبندی و برنامه ریزی:

محاسبه زودترین و دیرترین موعد انجام کارها، زمان‌های شناور پروژه و مسیر بحرانی پروژه مربوط به این بخش است.

مدیریت منابع:

بارگزاری منابع پروژه، سطح بندی منابع، تخصیص منابع و… مربوط به این بخش است.

بودجه بندی:

در این بخش هزینه بخش‌های مختلف پروژه به صورت جداگانه بررسی شده؛ و تخمین دقیق بودجه پروژه و وضعیت انجام آن مشخص می­شود.

کنترل و عملکرد:

تجزیه و تحلیل و کنترل هزینه و عملکرد، به روز کردن برنامه‌های موجود مطابق تغییرات پیش آمده و تنظیم سناریوهای what-if برای مدیر پروژه مربوط به این بخش است.

گزارشگیری و ارتباطات:

ایجاد نمودارها و چارت‌های مربوط به تجزیه و تحلیل داده‌های بخش­های مختلف پروژه مربوط به این بخش است. این موارد را می‌توان با ذینفعان پروژه و اعضای تیم به اشتراک گذاشت.

ادغام چند بخش برای راحتی استفاده:

بعضی از PMIS ها برای تجزیه و تحلیل چند پروژه و ادغام با سیستم‌های دیگر، به داده‌های پروژه‌های مختلف دسترسی دارند. از جمله این موارد می‌توان به موارد مربوط به حقوق و دستمزد، لیست موجودی‌ها و… اشاره کرد.

حواستان باشد که…

 هر چقدر استفاده از PMIS آسان‌تر باشد، زمان و هزینه کمتری برای آموزش آن لازم خواهد بود.

کاربرد PMIS در طول چرخه عمر پروژه

کاربرد PMIS در شروع پروژه:

یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS) در فازهای مختلف پروژه عملکردهای متفاوتی دارد. PMIS را به همراه ابزارهای دیگر می­توان برای محاسبه زمانبندی پروژه به کار گرفت. PMIS موقع برنامه ریزی به تدوین جزییات زمانبندی مانند اجرای کارها و تحلیل مسیر پروژه کمک شایانی می‌کند.

همچنین یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS) از مدیریت هزینه‌های پروژه که شامل تجزیه و تحلیل WBS و ادغام فرآیندهای کنترل پروژه می‌شود پشتیبانی می‌کند.

البته PMIS برای بررسی منابع موجود و تخصیص آنها در پروژه هم یک ابزار مفید برای مدیر پروژه محسوب می‌شود؛ و در نهایت اینکه، PMIS می‌تواند به تعیین یک بیس لاین برای گام‌های مختلف پروژه، زمانبندی پروژه و تخمین میزان هزینه آن کمک کند.

کاربرد PMIS پس از اجرای پروژه:

PMIS پس از اجرای پروژه مسئول جمع آوری، سازماندهی و ذخیره دیتاهای پروژه است. این دیتاها از طریق اعضای تیم ارائه می‌شوند. بعد از نظم دادن به دیتاها توسط سیستم مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS)، می‌توانید آنها را با مقادیر پایه مقایسه کنید.

چون PMIS در پیش بینی هزینه و برنامه زمانبندی به مدیر پروژه کمک می‌کند، در صورت نیاز می‌توانید تغییرات لازم را در اواسط پروژه لحاظ کرده و از بروز مشکلاتی مانند تاخیرهای پروژه پیشگیری کنید.

البته PMIS کارهای دیگری از جمله مدیریت متریال، محاسبه مجموع هزینه‌ها، سنجش عملکرد و همچنین گزارشگیری از مراحل پروژه را هم امکان پذیر می‌کند. با کمک همه این موارد با هم می‌توانید شانس موفقیت آمیز بودن پروژه را افزایش دهید.

مخصوصا وقتی که یک پروژه بزرگ در دست اجرا دارید، با کمک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه ((PMIS می‌توانید میزان برآورده شدن اهداف پروژه را بررسی کنید. چون PMIS تمام اطلاعات مربوط به نحوه انجام پروژه را جمع آوری کرده است و به راحتی می‌توانید آنها را تجزیه و تحلیل کنید. البته این داده‌ها برای انجام پروژه‌های آینده هم به کارتان می‌آیند.

مزایای استفاده از PMIS آنلاین

در بین سیستم‌های مدیریت پروژه مختلف موجود، مزایای سیستم‌های آنلاین یا سیستم‌هایی که روی فضای ابری قرار دارند به نسبت بیشتر است.

در کل یک سیستم اطلاعاتی آنلاین از لحاظ سرعت، از لحاظ ظرفیت، از لحاظ کارایی، از لحاظ اقتصادی، از لحاظ دقت انجام کار و از لحاظ توانایی اجرای پروژه‌های پیچیده راضی کننده تر از سیستم‌های معمولی است؛ اما در میان همه این موارد، سرعت از بقیه چیزها مهم‌تر است.

می‌توان یک سیستم آنلاین را جوری تنظیم کرد که پس از جمع آوری داده‌ها، نتایج مورد نیاز مدیر پروژه را با دقت و سرعت عالی در اختیار وی قرار دهد. در صورتی که یک برنامه manual با این موضوع تطابق ندارد. شما نمی­توانید در یک برنامه manual اصلاحیات برنامه‌ها، زمانبندی ها یا هزینه‌ها را به سرعت لحاظ کنید.

چیزی که در گذشته یک روز یا بیشتر طول می‌کشید تا توسط سیستم‌های manual انجام شود، این روزها در عرض چند ثانیه توسط سیستم‌های آنلاین قابل انجام است.

امروزه مدیران پروژه و سازمان‌هایشان می‌توانند مقادیر زیادی از داده‌ها را در یک PMIS  آنلاین ذخیره کنند. این داده‌ها در صورت نیاز به راحتی قابل دسترس هستند و می‌توان آنها را اولویت بندی و خلاصه سازی کرد.

در کل…

برخلاف یک سیستم manual، که بزرگ طراحی شده و به پرسنل زیادی برای پشتیبانی نیاز دارد؛ یک PMIS آنلاین پشتیبانی و فضای کمتری لازم دارد.

در مبحث مربوط به هزینه هم هزینه مربوط به PMIS آنلاین نسبت به سیستم‌های manual کمتر در می‌آید. البته این موضوع موقع نیاز به پردازش اطلاعات و ذخیره سازی آنها بارزتر است.

در نهایت اینکه اگر ورودی‌های که به سیستم آنلاین می‌دهید صحیح باشند، احتمال وجود خطا در PMIS مبتنی بر ابر به طرز قابل توجهی کم می‌شود. در صورتی که در سیستم‌های manual مشکلات بیشتری به دلیل خطاهای خود برنامه دیده می‌شود.

سخن آخر

برای این که بتوانید پروژه را با موفقیت به سرانجام برسانید، نیاز به یک سری ابزار دارید. از جمله ابزارها ضروری برای نظارت به بخش‌های مختلف پروژه می‌توان به سیستم مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS) اشاره کرد.

این سیستم امکان تنظیم برنامه زمانبندی بخش‌های مختلف پروژه، تخصیص منابع به هر بخش، نظارت بر روند انجام کار و در نهایت گزارشگیری از آنچه در طول پروژه انجام شده را برای مدیران پروژه فراهم می‌کند.

در این مقاله درباره امکاناتی که PMIS در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد سخن گفتیم و یک PMIS آنلاین را با PMIS معمولی مقایسه کردیم. در نهایت این شما هستید که درباره استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات پروژه (PMIS) و نوع آن تصمیم می‌گیرید.