مدیریت تدارکات چیست؛ و تدارکات پروژه شامل چه چیزهایی میشود؟
مدیریت تدارکات مفهومی است که مدیران کسب و کارهای مختلف و هر کسی دستی در تجارت دارد با آن آشنا است.
میدانیم که هر کسب و کاری برای ادامه کارش نیاز به دریافت خدمات و سرویس‌هایی از بیرون سازمان دارد. بعضی از سازمان‌ها این خدمات و سرویس‌ها را به‌صورت روزانه دریافت می‌کنند؛ در نقطه مقابل سازمان‌هایی هستند که فقط به‌صورت دوره‌ای نیاز به این امکانات دارند.
در هر صورت، مادامی‌که پروژه‌ای در دست انجام است، یکی از اصلی‌تری ارکان کار مدیریت تجهیزات پروژه و ارتباط با تامین‌کننده آن‌ها است.
تعریف مدیریت تدارکات و اهمیت آن
فرآیند مدیریت تدارکات یعنی: «باید اطمینان حاصل کنید که تمام نیازمندی‌های خارجی سازمان، درست زمانی که به آن‌ها احتیاج دارید تامین می‌شوند؛ تا پروژه بتواند با موفقیت به سرانجام برسد.»
درصورتی‌که مدیریت تدارکات را جدی نگیرید؛ و برنامه مناسبی برای تامین تجهیزات مورد نیاز پروژه نداشته باشید، در اصل یکی از بزرگ‌ترین و پرهزینه‌ترین اشتباهاتتان را مرتکب شده‌اید! چون درصورتی‌که متریال و محصولات ضروری پروژه موجود نباشند؛ به‌احتمال‌زیاد فرآیند انجام پروژه متوقف میشود. در این لحظه چاره‌ای ندارید جز اینکه با تاخیرهای پروژه کنار بیایید.
بنابراین، برای اینکه یک پروژه به بهترین نحو به سرانجام برسد، باید یک برنامه‌ریزی دقیق و زمان‌بندی عالی داشته باشد. البته اگر می‌خواهید همه‌چیز طبق برنامه‌هایتان پیش برود و پروژه‌ای که در دست دارید را به نحو احسنت به سرانجام برسانید؛ باید مدیر پروژه روی فرآیند تامین تجهیزات مورد نیاز پروژه نظارت داشته باشد. مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که اگر یکی از خریدها موفقیت‌آمیز نبود، منجر به صدمه دیدن کل پروژه و شکست کامل آن نشود.
مدیریت تدارکات در پروژه
بعضی از مدیران پروژه فکر می‌کنند که بعد از شروع کار باید به فکر مدیریت تدارکات باشند. درصورتی‌که این یک روش غلط است! قبل از اینکه پروژه شروع شود؛ باید یک تجزیه‌وتحلیل دقیق برای موارد مورد نیاز پروژه که باید از خارج سازمان تامین شوند داشته باشید. این یکی از رازهای موفقیت‌آمیز بودن پروژه است. چون وقتی تمام مورد نیاز پروژه را در اختیار داشته باشید، کارها مطابق برنامه پیش می‌رود و پروژه به نتیجه می‌رسد.
البته تا زمانی که برنامه پروژه به‌صورت دقیق مشخص شود و مسیر آن را بدانید؛ نیازی نیست که روی مدیریت تجهیزات لازم به‌صورت دقیق کار کنید. چون باید ابتدا نیازمندی‌های پروژه مشخص شود. سپس بدانید که چه چیزهایی از درون سازمان تامین می‌شوند؛ و چه اقلامی را باید از خارج شرکت تهیه کنید.
جالب است بدانید که …
«به‌محض شنیدن تدارکات پروژه اغلب افراد به مواد اولیه مورد نیاز کار فکر می‌کنند؛ اما در اصل تدارکات فقط همین موضوع نیست! تدارکات در واقع می‌تواند شامل حیطه گسترده‌ای از موارد مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه باشد. حتی خدماتی که به‌عنوان بخشی از کار مورد نیاز هستند هم زیر چتر بخش تدارکات قرار می‌گیرند.»
اطلاع داشتن درباره اینکه به چه چیزهایی در پروژه نیاز دارید؛ و چه زمانی باید این موارد تامین شوند؛ اولین قدم برای مدیریت تدارکات درست و کارآمد است.
قیمت‌گذاری و دریافت پیشنهادها
یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت تدارکات، قیمت‌گذاری و دریافت پیشنهادها است. شما باید بدانید که کالاها یا خدماتی که برای پروژه لازم دارید چه هزینه‌ای در بر دارند.
گاهی اوقات بیشتر اقلام مورد نیاز پروژه باید از بیرون سازمان تهیه شوند؛ و این موضوع یک هزینه سنگین محسوب میشود. چون هزینه این خرید می‌تواند شامل کل بودجه مورد نیاز پروژه باشد.
در کل، هدف این است که تمام اقلام مورد نیاز پروژه را تامین کنیم؛ و درعین‌حال پروژه را با کمترین هزینه به اتمام برسانیم.
اغلب شرکت‌ها برای اینکه بتوانند اقلام مورد نیازشان را با هزینه مناسب تامین کنند؛ از مناقصه کمک می‌گیرند. قبل از مناقصه باید مشخص کنید که چه چیزهایی و به چه تعدادی نیاز دارید؛ سپس باید این لیست را در اختیار تامین‌کننده‌های مختلف بگذارید؛ و قیمت و شرایط ارائه‌شده توسط آن‌ها را بررسی کنید.
برای انتخاب تامین‌کننده پروژه باید به دو نکته توجه داشته باشید:
- هزینه تامین اقلام چقدر تمام میشود؟
- آیا تامین‌کننده می‌تواند در زمان مناسب وسایل مورد نیاز را در اختیارتان قرار دهد؟
به‌عنوان‌مثال شما ممکن است در یک تاریخ مشخص به تعداد خاصی از یک محصول نیاز داشته باشید، در این حالت بودجه تمام‌شده چندان اهمیتی ندارد. بلکه تامین محصولات مورد نیاز در تاریخ تعیین‌شده مهم است.
حتما به این نکته توجه داشته باشید که شما قرار نیست فقط یک محصول را از تامین‌کننده بخرید و کار تمام شود! بلکه با این مشارکت، تامین‌کننده هم به‌عنوان بخشی از پروژه شناخته میشود؛ بنابراین، به خودتان زمان بدهید و تمام پیشنهادها را به‌دقت بررسی کنید؛ تا بتوانید تامین‌کننده‌ای را انتخاب کنید که مسئولیت‌پذیر و قابل‌اطمینان است.
عقد قرارداد بین طرفین معامله
باید بدانید که هیچ کاری در دنیای تجارت بدون قرارداد انجام نمی‌شود. به‌خصوص وقتی‌که پای همکاری دو سازمان در زمینه خرید و فروش در میان است، قرارداد بستن اهمیتش چند برابر میشود.
اگر می‌خواهید به تامین‌کننده به‌عنوان بخشی از تیم پروژه اعتماد کنید، باید یک قرارداد تنظیم کنید که مسئولیت‌ها و قیمت مورد توافق در آن ذکر شده است.
یادتان باشد که قرارداد بستن بخش مهمی از یک پروژه است. بنابراین حتی اگر با طرف مقابلتان قبلا کار کرده‌اید و به او اعتماد کامل دارید؛ باز هم نباید در این زمینه کوتاهی کنید. چون قرارداد به‌عنوان یک سند رسمی شناخته میشود؛ و در آینده می‌توانید از آن برای دفاع از منافعتان استفاده کنید.
قرارداد مدیریت تدارکات؛ معمولا پس از اتمام برنامه‌ریزی‌های پروژه و قبل از شروع کار تنظیم میشود. موقع تنظیم این قرارداد، شما متعهد می‌شوید که بخشی مشخصی از خدمات و تجهیزات مورد نیاز پروژه را تهیه کنید. سپس یک تامین‌کننده را بر اساس معیارهایی که قبلا ذکر شد انتخاب می‌کنید؛ و درباره زمان‌بندی و موارد مورد نیاز پروژه با وی به توافق می‌رسید.
یادتان باشد که…
یکی از مهم‌ترین عناصر در تنظیم قرارداد مدیریت تدارکات، زمان‌بندی است. اگر لازم است برای زمان‌بندی و برنامه‌ای که در پیش رو دارید با تامین‌کننده و ذینفعان پروژه مذاکره کنید؛ و درباره این موضوع به توافق برسید.
درنهایت؛ وقتی یک قرارداد رسمی برای مدیریت تدارکات داشته باشید؛ به‌راحتی می‌توانید وضعیت پروژه را بررسی کنید و ببینید که تا چه اندازه کارها طبق برنامه‌ریزی پیش می‌رود.
نکته آخری که درباره اهمیت قرارداد تدارکات باید بدانید این است که؛ گاهی همه‌چیز در طول یک پروژه تغییر می‌کند؛ و این موضوع ممکن است موجب گران تمام شدن کارها شود. به همین خاطر نیاز است که در قراردادی که تنظیم‌شده تغییراتی انجام دهید؛ یا حتی به‌طور کامل قرارداد را لغو کنید.
نکات کلیدی درباره مدیریت تدارکات
- مدیریت تدارکات فرآیندی است که به مدیر و ذینفعان پروژه این اطمینان را می‌دهد که، همه امکانات مورد نیاز پروژه از خارج سازمان تامین‌شده‌اند؛ و پروژه می‌تواند با موفقیت انجام شود.
- مدیر تدارکات درباره «ساختن یا خریدن» اقلام مورد نیاز پروژه تصمیم‌گیری می‌کند. با توجه به شرایط، ممکن است اقلام مورد نیاز درون سازمان ساخته شوند؛ یا اینکه یک تامین‌کننده خارجی برای خرید آن‌ها انتخاب شود.
- یک برنامه مدیریت تدارکات شامل بخش‌هایی مانند «چیزی که برای پروژه تهیه میشود، انواع قرارداد مورد استفاده، نحوه انتخاب تامین‌کنندگان، نحوه سنجش عملکرد آن‌ها و مدیریت ریسک تامینکنندهها» میشود.
- از اسناد مدیریت تدارکات برای انتخاب تامینکنندهها در آینده هم استفاده میشود؛ بنابراین سندهای تدارکاتی باید دقیق و انعطاف‌پذیر باشند. تا بتوان تمام پیشنهادها را برای پیدا کردن بهترین راه جهت تامین نیازهای مشابه سازمان ارزیابی کرد.
سخن آخر
میدانیم که پروژه‌ها از بخش‌های متعددی تشکیل می‌شوند؛ و همه این بخش‌ها باید با هم متحد شوند تا بتوان به هدف نهایی کار رسید. یکی از این بخش‌های مهم، مدیریت تدارکات است.
این بخش شامل تنظیم و امضای قراردادهایی است که، سازمان مطابق آن‌ها موظف به پرداخت هزینه لازم برای تامین تجهیزات و خدمات میشود؛ تا کارهای پروژه با موفقیت انجام شود.
در کل، مدیریت تدارکات بخش مهمی از یک تجارت است و مدیر پروژه باید با این موضوع آشنایی داشته باشد. مدیر پروژه می‌تواند خودش مسئولیت این کار را بر عهده بگیرد؛ یا اینکه بخش تدارکات را به یک متخصص بسپارد و به کار او نظارت داشته باشد.