5 اصل تامین اقلام ضروری پروژه را بشناسید.
یکی از مواردی که به صنایع تولیدکننده کمک می‌کند تا هزینه‌هایشان را تا حد امکان کاهش دهند و بیشترین سود را از سرمایه‌گذاری‌شان به دست بیاورند؛ مدیریت زنجیره تامین اقلام ضروری پروژه یا مدیریت خریدهای مورد نیاز پروژه است.
باوجوداینکه تامین موارد مورد نیاز پروژه یک کار همیشگی و روتین است، اما هنوز بسیاری از مدیران پروژه نمی‌دانند که چطور می‌توان این فرآیند را مدیریت کرد تا بتوان به اهداف نهایی پروژه رسید.
اهمیت مدیریت زنجیره تامین پروژه
صرف‌نظر از اینکه کسب و کار شما چیست و در چه صنعتی مشغول به کار هستید، توسعه روشهای درست و توانایی تامین منابع مناسب برای پروژه، یکی از عوامل حیاتی در مدیریت زنجیره تامین برایتان خواهد بود. چون هر یک دلار هزینه کمتر می‌تواند یک دلار سود بیشتر برایتان به ارمغان بیاورد!
اصول مدیریت زنجیره تامین در پروژه
با ما همراه باشید و پنج اصل کنترل مدیریت زنجیره تامین پروژه را از زبان Dominique Ouellet مدیر مشاور J2 یاد بگیرید. مطمئن باشید که با دانستن این اصول می‌تواند لیست خریدهای پروژه را بهینه کرده و یک لیست تمیز و مرتب برای تامین اقلام ضروریتان آماده کنید.
1. پورتفولیو خرید خودتان را بشناسید.
مدیریت زنجیره تامین در قدم اول به داده‌های شما بستگی دارد. باید داده‌هایتان دقیق، ملموس و قابل‌اندازه‌گیری باشند. همچنین باید درباره ماهیت و ارزش اقلام مورد نیاز پروژه اطلاعات کامل داشته باشید. درنهایت تامین‌کننده‌های شما باید بتوانند طبق استراتژی که برای خرید دارید؛ اقلام مورد نیازتان را تامین کنند.
2. خریدهایتان را گروه‌بندی کنید.
تفاوتی ندارد که از سیستم MRP استفاده می‌کنید یا سیستم ERP، یا روشهای دیگر را برای تامین اقلام ضروری پروژه در نظر گرفته‌اید؛ درهرحال باید داده‌ها و سفارشهای خریدتان را متمرکز کنید.
این روش باعث می‌شود که بهتر بتوانید پورتفولیو خریدهای خودتان را مرور کنید؛ و خریدهایی که دارید را بر اساس شباهت‌هایشان یا هم‌خانواده بودنشان دسته‌بندی کنید.
با انجام این کار می‌توانید:
- تعداد سفارشهای ثبت‌شده، هزینه حمل‌ونقل و کمبود موجودی انبار را مدیریت کنید.
- تعداد سفارش‌هایتان را از تامین‌کننده‌های کلیدی‌تان افزایش دهید.
- برای تخفیف‌های بزرگ‌تر جهت تامین اقلام مورد نیازتان وارد مذاکره شوید.
3. میزان موجودی خودتان را کنترل کنید.
مدیریت تدارکات چیزی بیشتر از بهینه کردن هزینه تامین اقلام مورد نیاز است؛ و حتما باید هزینه‌های مربوط به انبارداری را هم در این مورد نظر بگیرید.
به‌طورکلی هزینه‌های مربوط به انبار کردن اقلام مورد نیاز پروژه‌ها، حدود 20 تا 40 درصد میزان ارزش سالانه آن‌ها است.
البته گزینه‌های زیادی برای کاهش این هزینه‌ها پیش روی شما قرار دارد. ازجمله آن‌ها می‌توان به تعیین نکردن زمان مشخص برای ارسال و تحویل محصولات اشاره کرد.
4. مسئولین تدارکات را در توسعه محصول دخیل کنید.
وقتی‌که متخصصان تدارکات از ابتدای توسعه محصول در کار مشارکت داشته باشند؛ می‌توانند تامین‌کننده‌های استراتژیک را به شما معرفی کنند. این تامین‌کننده‌ها همان کسانی هستند که از فرآیند توسعه محصول پشتیبانی کنند.
مشارکت سازنده بین خریدار اقلام مورد نیاز پروژه، مهندسین پروژه و تامین‌کننده‌های پروژه منجر به ایجاد محصولی می‌شود که هم می‌تواند نیازهای فنی را برآورده کند، و هم به‌موقع و با هزینه مناسب تولید می‌شود. همچنین با این روش تامین‌کننده پروژه مسئولیت بیشتری از نظر تامین کیفیت و کنترل هزینه خواهد داشت.
5. خطرات را مدیریت کرده و شاخص‌های عملکرد را معرفی کنید.
شناسایی ریسک‌های احتمالی پروژه در همان ابتدای میسر، این امکان را برایتان فراهم می‌کند که ریسک‌های مربوط به تولید محصول را به‌طور کامل از بین ببرید. یا اینکه احتمال بروز این ریسک‌ها را به کمترین میزان ممکن برسانید.
با این کار می‌توانید از بروز مشکلاتی مانند مواردی که در ادامه آمده پیشگیری کنید.
- تغییر هزینه مواد اولیه
- تک منبعی بودن محصولات
- تاخیرهای پروژه ازجمله تاخیر در تحویل
- نامناسب بودن کیفیت کار
شاخص‌های عملکرد هم برای تحویل به‌موقع محصول به مشتری و ارزیابی کیفیت و هزینه‌ها کمکتان می‌کنند. همچنین این شاخص‌ها کمکتان می‌کنند که در صورت وجود عدم تطابق اقلام مورد نیاز با محصولات ارائه‌شده توسط تامین‌کننده، بتوانید به‌سرعت مشکل را برطرف کنید.
این نکات را هم به‌عنوان بخشی از مدیریت زنجیره تامین پروژه باید در نظر داشته باشید.
سخن آخر
برای بهینه کردن مدیریت زنجیره تامین در هر تجارتی چندین و چند راه وجود دارد. می‌توانید این کار را به‌طور کامل برون‌سپاری کنید، یا اینکه از نیروهای داخل شرکت برای انجام آن کمک بگیرید.
در هر دو روش باید هزینه‌هایتان را کنترل کنید و میزان بازده سرمایه‌گذاری‌تان را تا حداکثر میزان ممکن افزایش دهید. با این روش می‌توانید عملکرد و سودآوری کسب و کارتان را به بالاترین درجه برسانید.