همه چیزهایی که باید درباره سورسینگ بدانید.
یکی از مهم‌ترین مواردی که شرکت‌ها باید به آن توجه داشته باشند فرآیند سورسینگ است. در این مقاله درباره سورسینگ و اهمیت آن سخن خواهیم گفت.
فرآیند سورسینگ کالاها یا خدمات، اولین قدم در زنجیره تامین (supply chain) است. این موضوع درباره پیدا کردن توازن یا بالانس بین کیفیت محصولات و میزان مواد اولیه مورد نیازتان و مقرون‌به‌صرفه بودن هزینه تامین آن‌ها است. درست است که هر اندازه هزینه کمتری بپردازید، می‌توانید محصولات بیشتری را آماده کنید. بااین‌وجود، باید به این نکته توجه داشته باشید که محصولات بی‌کیفیت کارایی خوبی نخواهند داشت.
در کل، سورسینگ (Sourcing) یعنی پیدا کردن تامین‌کننده مناسبی که بتواند کیفیت مورد نظر شما را فراهم کند؛ و هزینه‌ای که برآورد می‌کند با هزینه‌های معیاری که دارید تناسب داشته باشد. یادتان باشد که یک فرایند سورسینگ استراتژیک (strategic sourcing process) می‌تواند متفاوتتان کند، البته به شرطی که در خط مشی سازمان شما قرار بگیرد.
برای اینکه بهتر بتوانید این موضوع را درک کنید، اجازه بدهید که همه‌چیز که مربوط به سورسینگ است را به‌صورت جداگانه بررسی کنیم. پیدا کردن محصولات، پیدا کردن بهترین افراد برای تهیه محصولات از آن‌ها و ارسال محصولات همه بخشی از تامین منابع برای مشتری هستند. در حقیقت، ایجاد یک راه مناسب برای تهیه محصولات مورد نظر و رساندن آن‌ها به دست مصرف‌کنندگان، همان چیزی است که باعث می‌شود روند فروشتان کارآمدتر باشد.
با ما همراه باشید و درباره سورسینگ و اهمیت آن اطلاعات بیشتری به دست بیاورید.
سورسینگ چیست؟
وقتی حرف از تعریف سورسینگ چیست در تامین به میان میآید، این فرآیند مانند قرار دادن یک دست در دست دیگر است؛ یعنی قبل از تامین محصولات شما باید تامینکنندهها را پیدا کرده و آن‌ها را ارزیابی کنید. حواستان باشد که انتخاب تامین‌کننده‌های درست بسیار مهم است. چون اگر در فرایند سورسینگ اشتباهی مرتکب شوید، بازگشت به عقب ممکن است برایتان سخت و هزینه‌بر باشد.
به عبارت ساده‌تر، سورسینگ فرآیند انتخاب تامینکنندهها برای فراهم کردن محصولات و خدماتی است که برای به سرانجام رساندن کارهایتان به آن نیاز دارید. این موضوع ممکن است در نگاه اول ساده به نظر برسد، اما در حقیقت یک فرآیند پیچیده است.
سورسینگ شامل موارد زیر است:
- پیدا کردن منابع باکیفیت برای کالاها و خدمات
- قراردادهای مذاکره
- تعیین شرایط پرداخت
- تحقیقات بازار
- تست یا ارزیابی‌کیفیت
- در نظر گرفتن برون‌سپاری برای کالاها
- تعیین استانداردها
چرا سورسینگ مهم است؟
می‌خواهید بدانید چرا سورسینگ مهم است؟ چون سورسینگ اجازه می‌دهد تا شرکت‌ها یک زنجیره تامین پایدار داشته باشند. این موضوع باعث می‌شود که انبارهای شما همیشه پر بمانند و مشتری‌هایتان راضی باشند.
برنامه‌ریزی استراتژیک در فرایند سورسینگ، در اصل شامل ساختار هزینه کلی، حاشیه سود و رقابت برای کسب و کارهای با اندازه‌های مختلف است.
در ادامه دلایل اهمیت سورسینگ را بررسی کردهایم.
مدیریت هزینه (Cost Management)
استراتژی سورسینگ هم به نفع خریداران است و هم به نفع تامینکنندهها. خریداران معمولا می‌توانند برای خرید با قیمت کم و در حجم بالا با تامینکنندهها وارد مذاکره شوند. این موضوع باعث کاهش هزینه کالاها می‌شود و قیمت خرده‌فروشی‌ها را رقابتی نگه می‌دارد. تامینکنندهها هم خیالشان راحت می‌شود که برای محصولاتشان بازار فروش مناسبی به دست آورده‌اند؛ و این موضوع باعث می‌شود که برنامه‌ریزی‌ها و گردش مالی که دارند مطمئن‌تر باشد.
ثبات (Stability)
وقتی شما منبع مناسبی برای محصولاتتان پیدا می‌کنید، این موضوع واقعا به یک مشارکت تبدیل می‌شود. در این حالت هم خریدار و هم تامین‌کننده به هم متکی هستند تا بتوانند زنجیره تامین را سالم و بدون عیب و نقص نگه دارند.
ایجاد یک رابطه نزدیک بین این دو گروه منجر به افزایش کیفیت و کارایی می‌شود. چون خریداران و تامینکنندهها با هم همکاری می‌کنند تا هرگونه نقص و مشکلی که منجر به آسیب رساندن به فروشنده و خریدار می‌شود را شناسایی کرده و آن را به حداقل برسانند.
مدیریت ریسک (Managing Risk)
رابطه محکم و بر مبنای اعتماد که بین تامین‌کننده و خریدار به وجود میآید، می‌تواند ریسک‌های احتمالی را کاهش دهد. وقتی دو طرف معامله بدانند که به هم وابسته هستند، درب‌ها برای گفتگوی صادقانه بین آن‌ها باز می‌شود.
به‌عنوان‌مثال اگر یکی از طرفین برای مدت کوتاهی نگرانی درباره گردش نقدینگی داشته باشد داشته باشد، می‌تواند به‌صورت آزادانه درباره آن بحث و گفتگو کنند. این موضوع ریسک را برای هر دو طرف ماجرا کاهش می‌دهد.
چطور باید سورسینگ را مدیریت کنیم؟
اگر شرکت‌ها خودشان مسئولیت مدیریت و هدایت سورسینگ را بر عهده دارند، هیچ راه میانبری برای آن‌ها وجود نخواهد داشت! انتخاب یک تامین‌کننده مناسب به تحقیق و استراتژی مناسب نیاز دارد. در ادامه راه و روش مدیریت سورسینگ را آوردهایم.
انتخاب یک تامین‌کننده
انتخاب یک تامین‌کننده به‌عنوان منبعی برای کالاهای شما، مستلزم صرف زمان و تلاش برای پیدا کردن تامین کننده‌ها و پرسیدن سوال‌های سخت است. از همه این‌ها گذشته، این موضوع ممکن است شهرت تجاری‌تان را به خطر بیندازد؛ بنابراین شرکت‌ها نیازمند همکاری با تامین‌کننده‌هایی هستند که اطمینان دارند محصولاتشان بهترین نتیجه را می‌دهند.
در اینجا بعضی از خصوصیاتی که برای انتخاب یک تامین‌کننده باید بدانید را برایتان آوردهایم.
- سال‌های تجربه کاری
- انعطاف‌پذیری در تغییر زمان سفارش‌ها
- گسترده بودن خدمات یا محصولات
- قیمت‌های قابل‌مذاکره
- نظرات مشتریان
- تحویل سریع سفارش‌ها
- ارائه دادن خدمات مشتری
- داشتن ثبات مالی
این نکته را در نظر داشته باشید که وقتی یک فروشنده را انتخاب می‌کنید، در حقیقت در حال انتخاب یک شریک تجاری هستید. به همین خاطر نیاز به کسی دارید که در هر حاضر و در آینده بتوانید به او اعتماد کنید. در کل، فروشنده‌ها و تامینکنندهها تاثیر قابل‌توجهی روی تجارت شما دارند، بنابراین با دقت آن‌ها را انتخاب کنید.
راه و روش ارزیابی امن بودن یک تامین‌کننده
اگر بتوانید به‌صورت حضوری با فروشنده یا تامین‌کننده ملاقات کنید، شانس امن بودن معامله تا میزان قابل‌توجهی افزایش پیدا می‌کند. ممکن است این ملاقات امکان‌پذیر باشد و احتمال دارد که شرایط ملاقات حضوری با فروشنده را نداشته باشید. در هر دو صورت باید بتوانید امنیت معامله را ارزیابی کنید. در ادامه چند نکته را برای ارزیابی امن بودن یک تامین‌کننده برایتان آوردهایم.
تحقیق کردن
کارتان درباره امن بودن یک تامین‌کننده را با تحقیق درباره اعتبار او شروع کنید. برای تحقیق کردن می‌توانید به سراغ مناطقی بروید که یک تامین‌کننده در آنجا فعالیت تجاری دارد. همچنین می‌توانید از موتورهای جستجو برای این کار کمک بگیرید. از طریق جستجوی آنلاین می‌توانید سرنخ‌های زیادی به دست بیاورید. از جمله آن‌ها می‌توان به نارضایتی و شکایت مشتریان از تامین‌کننده اشاره کرد.
بررسی حساب‌های فروشنده در شبکه‌های اجتماعی هم گزینه خوبی برای شناخت پیدا کردن درباره وی است. چون مشتریان همیشه در شبکه‌های اجتماعی نظرات مثبت و منفی خودشان را بدون احساس ناراحتی یا خجالت بیان می‌کنند. موقع بررسی نظرات حتما درباره واقعی بودن کاربرها اطمینان حاصل کنید. چون ممکن است نظرهای مثبت توسط ربات‌هایی که به این منظور طراحی شده‌اند ثبت شده باشند و واقعی نباشند.
باید اعتبار سنجی تک‌تک فروشنده‌ها را به‌دقت مورد ارزیابی قرار دهید. پس‌ازآن یک لیست دارید که نشان می‌دهد کدام فروشنده‌ها می‌توانند اقلام مورد نیاز شما را تامین کنند و کدام فروشنده‌ها نمی‌توانند این کار را برایتان انجام دهند.
مذاکره برای یک معامله منصفانه
انجام یک معامله با قیمت منصفانه این امکان برایتان فراهم می‌کند که به سود مورد نظرتان دست پیدا کنید. در کل، هرکسی سزاوار این است که یک معامله منصفانه داشته باشد و پول به دست بیاورد.
موقع معامله ممکن است متوجه شوید که تامین‌کننده مورد نظرتان نتوانسته است خواسته شما را درباره قیمت برآورده کند، در این حالت باید تصمیم بگیرید که آیا می‌خواهید این تجارت ادامه پیدا کند یا اینکه می‌خواهید به دنبال تامین‌کننده دیگری باشید.
مذاکره بیشتر از به توافق رسیدن روی یک قیمت است. شرایط پرداخت، تاریخ تحویل تضمین‌شده و میزان تخفیف همه بخشی از مذاکره هستند. به‌عنوان‌مثال بعضی از تامینکنندهها توانایی تامین حداقل میزان سفارش را دارند. باید ببینید که آیا آن‌ها با خواسته شما مطابقت دارند یا خیر؟
مشخص کردن شرایط پرداخت
هر کسی می‌خواهد برای کاری که انجام می‌دهد یا محصولاتی که تامین می‌کند پول بگیرد. این یک موضوع بدیهی است! چگونگی و زمان‌بندی پرداخت برای کالاهای تامین‌شده می‌تواند در جریان نقدینگی هر دو شرکت تغییر ایجاد می‌کند.
موارد زیادی وجود دارند که معمولا دو طرف معامله روی آن‌ها توافق می‌کنند، اما وقتی بحث شرایط پرداخت پیش میآید، آن‌ها نمی‌توانند به نتیجه برسند. در چنین شرایطی، در بیشتر مواقع با در نظر گرفتن پرداخت‌های دوره‌ای در بازه‌های زمانی کوتاه می‌توانید یک معامله را به سرانجام برسانید.
قبل از رسیدن به بحث اعداد و ارقام، رابطه خوبی با طرف مقابلتان برقرار کنید و زمان کافی برای شناخت تجارت یک تامین‌کننده در نظر بگیرید. به‌طرف مقابلتان این اطمینان را بدهید که معامله برای هر دو طرف سودمند خواهد بود؛ و در مورد هر آنچه از این رابطه انتظار دارید صادق باشید.
از اینکه گزینه‌ای به غیر از پیشنهاد تامین‌کننده را مطرح کنید نترسید! به‌عنوان‌مثال ممکن است فروشنده انتظار پرداخت در 30 روز را داشته باشد، شما می‌توانید از او بخواهید که این موضوع را تا 60 یا 90 روز افزایش دهد. ممکن است این شرایط از طرف فروشنده پذیرفته نشود؛ اما با اندکی مذاکره شاید بتوانید روی عدد 45 روز برای پرداخت توافق کنید. این بازه زمانی فرصت شما را برای تسویه‌حساب با فروشنده افزایش می‌دهد.
صرف‌نظر از نتیجه مذاکره‌ها، قبل از اینکه قرارداد پرداخت را امضا کنید و شرایط پرداخت را بپذیرید خوب درباره چیزی که می‌خواهید فکر کنید. چون شما باید عواقب کاری که می‌کنید را بپذیرید. در نظر داشته باشید که گفتگو اولیه و شفافسازی درباره چیزی که قصد انجام آن را دارید، بهتر از این است که بعدا به تامین‌کننده مراجعه کنید و از او درخواست ایجاد تغییرات را داشته باشید.
مشخص کردن انتظارات تحویل
اهمیت رابطه قوی تامین‌کننده و شرکت در زمان تحویل نیز پررنگ است. با توجه به ساختار تجارت شما و نیازمندی‌هایتان، گزینه‌های مختلفی برایتان وجود دارد.
در مذاکره‌ای که برای توافق دارید، تمام نیازهایتان را مطرح کنید. با همین روش ممکن است متوجه شوید که تامین‌کننده نمی‌تواند تمام نیازهایتان را برآورده کند. همچنین می‌توانید برای قیمت پایین‌تر و تحویل محصول طبق شرایط مورد انتظارتان مذاکره کنید. در این حالت، اگر در زنجیره تامین یا زمان‌بندی که دارید انعطاف‌پذیری به خرج دهید، ممکن است نتیجه بهتری از معامله بگیرید.
این موضوع که می‌توانید درخواست تامین خدمات یا محصولات مورد نیازتان را فقط موقع ثبت موجودی پر کنید یا اینکه هر لحظه می‌توانید اقلام بیشتری را درخواست کنید؛ تمام به همکاری بین تامین‌کننده و بیزینسهای قابل‌اعتماد بستگی دارد.
در نهایت این موضوع را در نظر داشته باشید که مدیریت کارآمد موجودی به کاهش هزینه‌های نگهداری محصولات کمک می‌کند؛ و این سرمایه را می‌توانید برای بخش دیگری از کسب و کارتان به کار بگیرید.
مدل‌های تحویل تامین‌کننده
مدل‌های مختلفی برای تحویل اقلام خریداری‌شده از تامین‌کننده وجود دارد. در ادامه انواع این مدل‌ها را آوردهایم.
مدل تامین مداوم (CONTINUOUS REPLENISHMENT MODEL)
در مدل تامین مداوم، تامین‌کننده بر اساس داده‌های موجود یا تقاضای لحظه‌ای شرکت، معمولا برنامه تحویل را به‌صورت بازه‌های کوتاه‌مدت در نظر می‌گیرد.
در این روش شرکت‌ها سفارش‌هایشان را در مقادیر کوچک ثبت می‌کنند، نه به‌صورت مقادیر بزرگ که پرهزینه‌تر هستند؛ و انعطاف‌پذیری تامین‌کننده را کاهش می‌دهند.
با توجه به شرایط تامین‌کننده، ممکن است تحویل‌های پی‌درپی اما همیشگی و دائم ترجیح داده شوند. اگر چه این روش برای سایر افراد ممکن است گران‌تر باشد و منجر به افزایش هزینه پرداختی شود.
مدل تحویل به‌موقع (JUST IN TIME DELIVERY MODEL)
در مدل تحویل به‌موقع، شرکت‌ها منابع را بر اساس نیازشان دریافت می‌کنند. با این کار، آن‌ها سطح موجودی و هزینه‌هایشان را کاهش می‌دهند. چون در این مدل، تنها چیزهایی که برای افزایش کارایی و کاهش ضایعات اضافی لازم است تحویل داده می‌شود.
با کمک نرم افزار مدیریت موجودی می‌توانید میزان موجودی مناسب را نسبت به موجودی حال حاضر تخمین بزنید.
مدل تحویل بر اساس تقاضا (ON-DEMAND DELIVERY MODEL)
در این مدل تامین‌کننده کالا را بر اساس تقاضای مشتری تحویل می‌دهد. این روش انعطاف‌پذیری این را برایتان به وجود می‌آورد که منتظر تحویل محصول بمانید و سپس پرداخت را انجام دهید. زمانی که موجودی انبارتان به سطح مورد نظر رسید، باید دوباره ثبت سفارش کنید.
در این مدل انتخاب تامین‌کننده اهمیت بسزایی دارد. تامین‌کننده باید محصولات متنوع را داشته باشد و موقع تغییرات سریع زمان سفارش، انعطاف‌پذیری لازم را داشته باشد. در این حالت، وقتی که یک شرکت سفارشش را ثبت کرد، تامین‌کننده باید آماده باشد و سفارش را بلافاصله برای خریدار ارسال کند.
سخن آخر
درست است که پیدا کردن و انتخاب منابع تامین کننده(Sourcing suppliers) نیاز به سرمایه گذاری اولیه دارد، اما این یک کلید ارزشمند در کارآمدی زنجیره تامین به حساب میآید. این فقط نقطه شروع زنجیره تامین است؛ و پیوند شما و فروشنده‌ها می‌تواند محصولات باکیفیت با قیمتی که برای کسب و کارتان ایده آل است را برایتان به ارمغان بیاورد.
همه میدانیم که با آسیب دیدن زنجیره تامین چه مشکلاتی به بار میآید. کاهش فروش و نارضایتی مشتریان همان چیزهایی هستند که می‌توانند اعتبار یک شرکت را خدشه‌دار کنند. برای ارزیابی و انتخاب تامینکنندهها در فرایند سورسینگ (sourcing process) وقت و زمان کافی صرف کنید. مطمئن باشید این موضوع در درازمدت به نفعتان خواهد بود. حتی در کوتاه‌مدت هم می‌توانید نتایج حاصل از انجام درست این کار را ببینید.