سامانه مدیریت اطلاعات یا سیستم مدیریت اطلاعات: در تجارت، در آکادمیا و در آینده

برای اینکه بتوانید از سامانه مدیریت اطلاعات یا سیستم مدیریت اطلاعات (MIS) استفاده کنید، باید تاریخچه آن را بدانید و با مزایای استفاده از MIS آشنایی داشته باشید. در این مقاله همه‌چیز را درباره MIS  برایتان آورده‌ایم.

سیستم مدیریت اطلاعات (MIS) یک فیلد چالش‌برانگیز و در حال تغییر است. مشاغل مدرن بدون استفاده از MIS نمی‌توانند برای مدت زیادی زنده بمانند. چون آن‌ها با حجم زیادی از اطلاعات برای مطالعه و کار مطابق دستورالعمل‌هایشان مواجه هستند. اگر می‌خواهید درباره کاربرد سیستم مدیریت اطلاعات (MIS) در دانشگاه و تجارت بیشتر بدانید با ما همراه باشید. در این مقاله اهمیت و قابلیت‌های MIS در تجارت و سیستم آکادمیک را بررسی می‌کنیم و با بینش متخصصان این حوزه بیشتر آشنا می‌شویم.

دسته‌بندی مطالبی که قرار است در این مقاله بخوانیم

• سیستم مدیریت اطلاعات چیست؟
• تاریخچه سیستم مدیریت اطلاعات
• دسته‌بندی‌های سیستم مدیریت اطلاعات
• انواع گزارش‌های MIS
• مزایای استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات

سیستم مدیریت اطلاعات چیست؟

در سازمان‌ها و تجارت، سیستم‌های مدیریت اطلاعات یا سامانه‌های مدیریت اطلاعات ابزارهایی هستند که از آن‌ها برای پشتیبانی فرایندها، عملیات، هوشمندسازی و فناوری اطلاعات استفاده می‌شوند. در اصل ابزارهای MIS برای انتقال داده و مدیریت داده‌ها استفاده می‌شوند. این ابزارها هسته اصلی دستورالعمل یا ساختارهای مدیریت اطلاعات هستند و معمولا به‌عنوان اولین سیستم‌های اطلاعاتی عصر جدید شناخته می‌شوند.

MIS گزارش‌های مبتنی بر داده را تولید می‌کند؛ و به سازمان‌ها برای تصمیم‌گیری‌های درست در موقع مناسب کمک می‌کند. باوجوداینکه MIS با ساختارهای سازمانی هم‌پوشانی و تطابق دارد، گاهی اوقات تفاوت‌هایی هم در این میان دیده می‌شود.

برنامه ‌ریزی منابع سازمان (ERP)

این ساختارها تضمین می‌کند که همه سیستم‌های دپارتمان یکپارچه هستند. در این حالت MIS از سیستم‌های متصل برای دسترسی به داده‌ها برای ایجاد گزارش استفاده می‌کند.

مدیریت IT

این بخش روی نصب و نگهداری سخت‌افزارها و نرم‌افزارهایی که جزئی از MIS هستند نظارت دارد.

تجارت الکترونیک

فعالیت‌های تجارت الکترونیک (E-commerce) داده‌های مورد نیاز MIS را فراهم می‌کنند. بااین‌وجود، گزارش‌های MIS که بر اساس این داده‌ها هستند روی فرآیند تجارت الکترونیک هم تاثیرگذار هستند.

Maeve Cummings، همكار سیستم‌های مدیریت اطلاعات برای عصر اطلاعات و استاد حسابداری و سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای در دانشگاه ایالتی پیتسبورگ كانزاس، نحوه عملکرد MIS در دانشگاه و آکادمیا را این‌طور بیان می‌کند:«سیستم مدیریت اطلاعات (MIS) مطالعه درباره کامپیوترها و انجام محاسبات در یک محیط تجاری است. علوم کامپیوتر روی عملکرد ماشین متمرکز هستند، درصورتی‌که سیستم‌های اطلاعاتی و سیستم‌های مدیریت اطلاعات تمرکزشان روی این موضوع است که چطور فناوری اطلاعات (IT) می‌تواند از استراتژی و عملکرد سازمان‌ها پشتیبانی کند.»

این مفهوم شامل چیزهایی است که کامپیوترها می‌توانند در این فیلد انجام دهند، نحوه پردازش اطلاعات توسط افراد و چگونگی دسترسی و به روز کردن آن به بهترین نحو ممکن است. خانم Cummings اضافه کرد که، داشتن اطلاعات مناسب در جای مناسب و در زمان مناسب، همان چیزی است که ما برایش تلاش می‌کنیم. این ساختار چیزی بیشتر از علم کامپیوتر به‌تنهایی است.

علاوه بر علوم کامپیوتر، فیلدهای مطالعاتی دیگری هم هستند که هم به لحاظ تئوری و هم به لحاظ عملی با MIS هم‌پوشانی دارند. ازجمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

سیستم‌های اطلاعاتی (IS)

در IS، بیشتر روی ابزارها تاکید می‌شود، درحالی‌که MIS بیشتر روی فرایندها و عملیات تجاری تاکید دارد.

فناوری اطلاعات (IT)

فناوری اطلاعات مشابه IS است، اما منحصرا روی کامپیوتر یا رایانه تمرکز دارد.

انفورماتیک

 انفورماتیک (Informatics) ساختاری شامل مهندسی نرم‌افزار، توسعه سیستم‌های اطلاعاتی و شبکه‌سازی است.

مهندسی برق و مهندسی کامپیوتر

این فیلدها به ترتیب روی توسعه و بهبود سخت‌افزار و نرم‌افزار تمرکز دارند. MIS به تعیین پیامدهای تئوری و کاربردی این تغییرات کمک می‌کند.

تاریخچه‌ای از سیستم‌های مدیریت اطلاعات

فناوری و ابزارهای مورد استفاده در MIS با گذشت زمان تکامل پیدا کرده‌اند. Kenneth و Aldrich Este که درباره این موضوع نقل و قول‌های زیادی از آن‌ها روایت می‌شود و مورد استناد قرار می‌گیرند، شش دوره شناخته‌شده در این زمینه ارائه کرده‌اند.

شش دوره (سیستم‌ مدیریت اطلاعات)MIS
دوره‌ها	نکات کلیدی
پردازنده‌های مرکزی (mainframes)	پردازنده‌های مرکزی و سیستم‌های وابسته برای انجام عملیات استفاده می‌شوند.اپراتورها درخواست‌هایی را برای اجرای پرس‌وجوهایی که با دسته‌ای از درخواست‌های دیگر در ارتباط هستند دریافت می‌کنند (اغلب از طریق کارت پانچ) و پس‌ازآن اطلاعات را برمی‌گردانند.
مینی کامپیوترها (minicomputers)	مینی کامپیوترها از پردازنده‌های مرکزی کوچک‌تر هستند.در این حالت درخواست‌ها از طریق ترمینال‌ها (terminals) دریافت می‌شوند. این فرآیند هنوز به اپراتورها نیاز دارد و نمی‌تواند نتایج real-time را فراهم کند.
کامپیوترهای شخصی (Personal computers)	کاربران کامپیوترهای رومیزی داشتند، اما اغلب آن‌ها به هم متصل نبودند.
شبکه‌های کلاینت/ سرور (Client / server networks)	رایانه‌ها (با نام‌های کلاینت‌ها) از طریق شبکه‌های محلی به داده‌ها روی سرورها دسترسی دارند.پردازش‌ها اغلب بین کلاینت‌ها که کامپیوترهای رومیزی بودند و سرور تقسیم می‌شد.کلاینت می‌توانست درخواست‌های خودش را ارسال کرده و اطلاعات را نزدیک به زمان real-time یا بلافاصله دریافت کنند.کلاینت اغلب به یک سرور متصل است.
رایانه‌های سازمانی (Enterprise computers)	کلاینت‌ها می‌توانند در هر نقطه از شبکه تجاری به داده‌های روی سرورهای دسترسی داشته باشند.
رایانش ابری (cloud computing)	داده‌ها از طریق سخت‌افزار توزیع‌شده (distributed hardware) که از طریق اینترنت قابل‌دسترسی است ذخیره می‌شوند.یک فراهم‌کننده سرور ابری وجود دارد و سازمان‌ها فضای مورد نیازشان را برای ذخیره داده‌هایشان از آن اجاره می‌کنند.

پس از پایان هر دوره، سخت‌افزارهای دوره قبلی هنوز مورد استفاده قرار می‌گیرند. در حقیقت، هنوز از پردازنده‌های مرکزی (mainframes) استفاده می‌شود. البته آن‌ها نسبت به اجدادشان که نسل پیشین آن‌ها هستند بسیار سریع‌تر و ارزان‌تر شده‌اند و دسترسی به آن‌ها راحت‌تر است.

از لجرها (Ledgers) تا فلش مموری­ ها

برای کسب دانش درباره سیستم مدیریت اطلاعات، باید بدانید مسیری که انسان‌ها برای سروسامان دادن به داده‌هایشان طی کرده‌اند چه بوده است. در ادامه درباره این مسیر سخن گفته‌ایم.

استفاده از لجرها

در زمان‌هایی که صاحبان کسب و کارها شرح معامله‌هایشان را در دفترچه‌هایشان (bound ledger) ثبت می‌کردند، بررسی و ارزیابی کارهای انجام‌شده بسیار سخت و وقت‌گیر بود.

استفاده از کارت پانچ‌ها

در اواخر دهه 1800، اتوماسیون فرایند به شکل کارت پانچ شروع شد. دستگاه‌های که به این منظور در نظر گرفته‌شده بودند، داده‌های کارت پانچ را به‌صورت جدول در می‌آوردند؛ و پرینت نتایج به‌دست‌آمده ثبت معامله‌ها را آسان‌تر می‌کرد.

سرانجام در اوایل دهه 1900 شرکت IBM تاسیس و تبدیل به رهبری در زمینه ماشین‌های تجاری و کارت پانچ‌ها شد. این کارت‌ها تکامل‌یافته الگوهایی بودند که برای ایجاد الگو در ماشین‌های بافتنی استفاده می‌شد. شرکت IBM این ایده را برای ذخیره و وارد کردن داده‌ها در برنامه‌های کاربردی به کار گرفت. ازجمله این برنامه‌ها می‌توان به موارد مربوط به حقوق و دستمزد اشاره کرد.

پس از جنگ جهانی دوم که کامپیوترها برای اهداف کلی‌تر و عمومی‌تر مانند رمزگذاری و پیدا کردن مسیرها استفاده می‌شدند، کارت پانچ‌ها به روشی برای ورود داده‌ها تبدیل شدند و این روش درست به‌اندازه ذخیره اطلاعات روی کارت پانچ‌ها کارایی داشت (هر چند که این موضوع نیازمند کسانی بود که اطلاعات را رمزگشایی و چاپ کنند تا مردم بتوانند آن‌ها را بخوانند.)

 استفاده از رسانه‌های مغناطیسی و نوری

پس‌ازآن رسانه‌های مغناطیسی (مانند نوارها و فلاپی دیسک‌ها) پا به عرصه وجود گذاشتند. رسانه‌های مغناطیسی این امکان را داشتند که به‌راحتی بتوانید روی آن‌ها داده ذخیره کنید و داده‌ها را بخوانید. در مرحله بعد، رسانه‌های نوری (مانند سی دی و دی وی دی) تولید شدند. این رسانه‌ها حافظه ذخیره‌سازی بیشتری نسبت به سری قبلی داشتند.

استفاده از فلش مموری ها و هارد دیسک‌ها

در حال حاضر فلش مموری­ها و هارد دیسک‌ها برای ذخیره‌سازی اطلاعات استفاده می‌شوند. این وسایل هم ظرفیت بالایی دارند و هم با سرعت بیشتری می‌توانید اطلاعات را روی آن‌ها ذخیره کنید و بخوانید. بارها و بارها می‌توانید اطلاعات روی فلش مموری­ها و هارد دیسک‌ها را پاک کنید و اطلاعات جدید روی آن‌ها بریزید. این قابلیت در نسل‌های پیشین ابزارهای ذخیره‌سازی اطلاعات وجود نداشت.

مدیریت داده ها در دنیای امروزی

این روزها حافظه‌های ذخیره‌سازی با هزینه کم تولید می‌شوند و برای همگان در دسترس هستند به همان نسبت هم تکنولوژی پیشرفته‌تر شده و قدرت محاسبات افزایش پیدا کرده است. در حال حاضر wifi در همه ­جا در دسترس است و همه از طریق کامپیوتر یا گوشی‌های تلفن همراه می‌توانند به اینترنت متصل شوند و کارهایشان را سروسامان دهند؛ بنابراین هزینه و زمان زیادی که برای به سرانجام رساندن کارها نیاز بود به طرز قابل‌توجهی کاهش پیدا کرده است.

همچنین نرم‌افزارهای زیادی در حال حاضر برای آسان کردن کارهایی پیچیده اداری و سروسامان دادن به آن‌ها در دسترس هستند. ازجمله این نرم‌افزارها می‌توان به مایکروسافت اکسل (Microsoft Excel) اشاره کرد. بعدازآن پایگاه‌های داده هستند که نقش پررنگی در ذخیره‌سازی داده‌ها و مدیریت آن‌ها دارند. کاربران در هر زمان و هر مکانی می‌توانند به اطلاعات مورد نیازشان که روی پایگاه داده ذخیره‌شده دسترسی داشته باشند و داده‌های جدیدی که دارند را به پایگاه داده اضافه کنند.

جالب است بدانید که…

 فناوری اطلاعات و MIS قبلا مترادف هم بودند؛ اما به‌مرور، خودکار شدن کارها (مانند ایجاد گزارش‌ها) منجر به گسترش مواردی شد که تحت عنوان MIS شناخته می‌شدند. از طرف دیگر، تعریف فناوری اطلاعات هم گسترش پیدا کرد و امروزه شامل چیزهایی فراتر از MIS مانند امنیت سایبری و مدیریت شبکه می‌شود.

 دسته‌بندی سیستم مدیریت اطلاعات

سیستم مدیریت اطلاعات یک اصطلاح کلی است و طیف گسترده‌ای از سیستم‌های اختصاصی را در بر می‌گیرد. اصلی‌ترین سیستم‌های اختصاصی MIS شامل موارد زیر می‌شود.

سیستم اطلاعات اجرایی (EIS)

مدیران ارشد از EIS برای تصمیم‌گیری‌هایی استفاده می‌کنند که روی کل سازمان تاثیرگذار هستند. در این حالت مدیران اجرایی باید توانایی دسترسی به داده‌های سطح بالا پایگاه داده را در صورت نیاز داشته باشند.

 سیستم اطلاعات بازاریابی (MkIS)

تیم‌های بازاریابی از MkIS برای گزارش کارایی کمپین‌های گذشته و فعلی استفاده می‌کنند؛ و نتایج بررسی‌ها را برای برنامه‌ریزی فعالیت‌های آینده به کار می‌گیرند.

سیستم هوش تجاری (BIS)

از BIS برای تصمیم‌گیری‌های تجاری بر اساس دسته‌بندی، ادغام و آنالیز مجموعه‌ای از داده‌ها و اطلاعات استفاده می‌شود. این سیستم شبیه EIS است، با این تفاوت که مدیران سطح پایین‌تر از آن استفاده می‌کنند.

سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

یک سیستم CRM اطلاعات کلیدی در مورد مشتریان را ذخیره می‌کند. ازجمله این موارد می‌توان به اطلاعات فروش قبلی، اطلاعات تماس و فرصت‌های فروش اشاره کرد. اغلب تیم‌های بازاریابی، خدمات مشتری، فروش و تیم توسعه‌سازمانی از CRM استفاده می‌کنند.

سیستم اتوماسیون نیروی فروش (SFA)

SFA یک بخش اختصاصی از CRM است که بسیاری از کارهای تیم فروش را اتوماتیک و خودکار می‌کند. این موضوع می‌تواند شامل مدیریت تماس، ردیابی و ایجاد سفارش توسط سرپرست‌ها و مدیریت سفارش‌ها باشد.

سیستم پردازش تراکنش (TPS)

سیستم پردازش تراکنش یک سیستم مدیریت اطلاعات (MIS) است که برای کامل کردن سفارش‌ها و مدیریت جزییات مربوط به آن‌ها استفاده می‌شود. در سطح پایه، TPS می‌تواند یک سیستم فروش (POS) باشد. یا اینکه به‌عنوان سیستمی در نظر گرفته شود که به مسافران امکان جستجو هتل و گزینه‌های مربوط به هر اتاق مانند محدوده قیمت، تعداد و نوع تخت خواب‌ها و وجود استخر و درنهایت انتخاب و رزرو هتل را می‌دهد.

کارمندان می‌توانند از این داده‌های تولیدشده برای ایجاد گزارش‌هایی استفاده کنند که برای بررسی ترندها و ردیابی فروش در طول زمان کاربرد دارند.

سیستم مدیریت دانش (KMS)

خدمات مشتریان می‌تواند از یک سیستم KM برای پاسخ به سوال­ها و رفع مشکلات آن‌ها استفاده کند.

سیستم حسابداری مالی (FAS)

این قسمت از MIS مخصوص بخش‌هایی مانند حساب‌های قابل پرداخت (AP) و حساب‌های دریافتنی (AR) است که با امور مالی و حسابداری سروکار دارند.

سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS)

این سیستم برای بررسی سوابق و عملکرد کارمندان و داده‌های حقوق و دستمزد استفاده می‌شود.

سیستم مدیریت زنجیره تامین (SCM)

شرکت‌های تولیدی از SCM برای ردیابی جریان منابع، مواد اولیه و سرویس‌ها و خدمات از لحظه خرید تا لحظه تحویل محصول استفاده می‌کنند.

انواع گزارش‌های MIS

در اصل سیستم‌های مدیریت اطلاعات به‌منظور ذخیره‌سازی داده‌ها و گزارش‌گیری طراحی‌شده‌اند، تا متخصصان کسب و کارها بتوانند از آن‌ها برای آنالیز و تصمیم‌گیری استفاده کنند. در ادامه سه نمونه گزارش‌گیری سیستم مدیریت اطلاعات را برایتان آورده‌ایم.

گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده (Scheduled)

این گزارش‌ها به‌صورت مرتب ایجاد می‌شوند. گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده از قوانینی که درخواست‌کننده برای جمع‌آوری و سازمان‌دهی داده‌ها ارائه کرده است استفاده می‌کنند. گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده به کسب و کارها اجازه می‌دهند که داده‌ها را به‌مرورزمان تجزیه‌وتحلیل کنند.

به‌عنوان‌مثال یک شرکت هواپیمایی می‌تواند درصد چمدان‌های گمشده در ماه را در این گزارش‌ها مشاهده کند. یا اینکه یک زنجیره خرده‌فروشی می‌تواند آمار فروشش را با فروشگاه‌های دیگری که در موقعیت مکانی مشابه آن قرار دارند مقایسه کند.

گزارش‌های ادهاک (Ad-hoc)

این‌ها گزارش‌های یک سویه‌ای هستند که کاربر برای پاسخ یک سوال ایجاد می‌کند. اگر فکر کنید که این گزارش‌ها مفید هستند، می‌توانید گزارش‌های موقت یا ادهاک را به گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده تبدیل کنید.

گزارش‌های بلادرنگ (Real-time)

این نوع گزارش MIS به فرد مورد نظر اجازه می‌دهد تا تغییرات را موقع اتفاق افتادن آن‌ها تحت نظر داشته باشد و آن‌ها را مانیتور کند. به‌عنوان‌مثال، یک مدیر مرکز تماس ممکن است متوجه شود که حجم تماس‌ها به‌طور قابل‌ملاحظه‌ای افزایش پیدا کرده است، در این حالت باید راهی برای افزایش بهره‌وری یا انتقال تماس‌ها به خط‌های دیگر در نظر گرفته شود.

مزایای استفاده از سیستم‌های مدیریت اطلاعات

استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات می‌تواند عملکرد شرکت را از جهات مختلف بهبود دهد R.  Kelly Rainer استاد دانشگاه آبرن و همكار سیستم‌های مدیریت اطلاعات Moving Business Forward، می‌گوید: «هر سازمانی که از MIS استفاده نکند، بقای زیادی نخواهد داشت. درست است که این بیانیه تا چند دهه قبل چندان درست به نظر نمی‌رسید، اما امروزه سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه برای بقای هر سازمانی ضروری هستند.»

به‌جز اینکه برای ماندن در بازار رقابت نیاز به سیستم‌های مدیریت اطلاعات دارید، سیستم مدیریت اطلاعات مزیت‌های مهمی دارد که سازمان‌ها را وادار می‌کند که از آن استفاده کنند. ازجمله این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

• مدیران می‌توانند یک مرور کلی روی عملکرد خودشان داشته باشد.
• مدیران توانایی بازخورد گرفتن از عملکردشان را دارند.
• سازمان‌های می‌توانند چیزهایی که کار می‌کنند و چیزهایی که کار نمی‌کنند را مشاهده کنند و مزایای سرمایه‌گذاری‌شان را به حداکثر میزان ممکن برسانند.
• مدیران می‌توانند نتایج به‌دست‌آمده را با برنامه‌هایشان مقایسه کنند و نقاط ضعف و قوت را در برنامه‌ریزی‌ها و عملکردشان شناسایی کنند.
• شرکت‌ها می‌توانند فرآیند گردش کار را بهبود دهند. این کار منجر به هماهنگی بهتر فرایندهای تجاری با نیازهای مشتری می‌شود.
• بسیاری از تصمیم‌های تجاری از مدیران عالی به سطوح سازمانی منتقل می‌شوند. این سطوح همان‌جایی هستند که دانش و تجربه در آن‌ها نهفته است.

سخن آخر

مدیریت اطلاعات همیشه‌ی دغدغه بزرگ برای سازمان‌ها و کسب و کارها بوده است. در گذشته از دفترهای برنامه‌ریزی برای یادداشت کردن لیست امور و نظم دادن به کارها استفاده می‌شد، اما به‌مرور تکنولوژی پیشرفت کرد و ابزارهای ذخیره‌سازی جای این دفترها را گرفتند. این روزها نرم‌افزارها این میدان را در دست دارند و از اکسل یا پایگاه داده‌ها برای سروسامان دادن به داده‌ها استفاده می‌شود. در این مقاله تاریخچه مدیریت داده‌ها و اهمیت سیستم ‌مدیریت اطلاعات را برایتان آوردیم و درباره مزایای سیستم مدیریت اطلاعات و انواع گزارش‌های آن سخن گفتیم. با مطالعه این مقاله حتما متوجه شده‌اید که MIS چقدر برای سازمان‌ها ضروری است و چرا تمام کسب و کارهای کوچک و بزرگ باید به آن توجه داشته باشند.