ردیابی سفارش خرید؛ نحوه ردیابی سفارش خریدها و افزایش بهره وری

ردیابی سفارش خرید را به‌صورت دستی انجام دهیم بهتر است یا با کمک نرم‌افزارهای امروزی؟ در این مقاله زیروبم این موضوع را بررسی خواهیم کرد.

خرید کردن و ثبت سفارش خرید، از ملزومات جهان امروزی است و در بخش‌های مختلف زندگی روزمره‌مان شاهد آن هستیم. جامعه پررونق تجارت الکترونیکی، جامعه حمل‌ونقل جهانی و حتی فعالیت‌های کافی‌شاپ پایین خیابانتان، همه و همه با سفارش خرید پیوند خورده‌اند. در این مسیر، ردیابی سفارش خریدها و نظارت روی کالاهای مورد نیاز بخش مهمی از فرآیند به‌حساب می‌آیند.

در این میان سوالی که برای اغلب سازمان پیش می‌آید این است که، چطور باید ردیابی سفارش خریدهایشان را انجام دهند؟ چون این موضوع برای کمپانی‌های مختلف، مخصوصا کسب‌وکارهای کوچک ارزش ویژه‌ای دارد. همچنین کسب‌وکارهای مختلف این سوال برایشان پیش می‌آید که چرا روش‌های قدیمی دیگر برای این کار مناسب نیستند و نمی‌توانند کارایی لازم را داشته باشند!

برای رسیدن به جواب این سوال‌ها، باید بدانید که کدام روش این روزها برای پیگیری سفارش خرید کسب‌وکارهای مختلف کارآمدتر است. در ادامه به این موضوع پرداخته‌ایم که چطور شرکت‌های کوچک و بزرگ می­توانند از نرم‌افزارهایی که به این منظور تولیدشده‌اند، برای رفع این نیازشان استفاده کنند.

 ردیابی سفارش خرید چیست؟

ردیابی سفارش خرید که ردیابی PO هم نامیده می‌شود، ردیابی سفارش خرید به‌صورت مرحله‌به‌مرحله از زمان شکل‌گیری سفارش تا تحویل نهایی آن است. با توجه به آیتم‌های درخواستی، سفارش‌ها خرید چندگانه ممکن است کالاهای مشابه را در زمان‌های مختلف ردیابی کنند.

در گذشته، این ردیابی باید به‌صورت دستی انجام می‌شد. این موضوع عموما شامل کاغذبازی‌های فراوان بود و به دلیل عدم برقراری ارتباط مناسب، امکان سوءاستفاده از آن وجود داشت. اما؛ امروزه روش ردیابی سفارش خرید مدرن این روند را استانداردسازی می‌کند. همچنین این روش، موجب بالا رفتن راندمان شرکت‌ها به طرز قابل‌توجهی می‌شود، سطحی که کسب‌وکارهای مختلف در 30 سال گذشته آن را تجربه نکرده‌اند.

سفارش‌ها در گذشته چطور ردیابی می‌شدند؟

برای اینکه بتوانید پیشرفت‌هایی که در زمینه ردیابی سفارش خرید رخ‌داده را بهتر متوجه شوید، باید درباره تاریخچه این روش و سبکی که در گذشته استفاده می‌شده بیشتر بدانید. در ادامه این مقاله قصد داریم روش پیگیری سفارش‌های خرید به سبک سنتی را با هم بررسی کنیم. برای اینکه بهتر موضوع را متوجه شویم، ما یک دپارتمان یا بخشی را که مصرف کاغذ زیادی دارد به‌عنوان نمونه انتخاب کرده‌ایم.

نمونه انتخابی: بخشی که به کالاهای بیشتری نیاز دارد

در این زمان، بخش شما به کاغذ بیشتری نیاز دارد. بنابراین، از همین لحظه کاغذبازی‌های اداری برای تکمیل سفارش خرید شروع می‌شود.

قدم اول: بخش مورد نظر با بخش خرید تماس می‌گیرد

حالا باید بخش شما با مرکز خرید شرکت تماس ‌بگیرد و درخواست کاغذ بیشتری ‌کند. در این مرحله، خریداران باید مطمئن شوند که سفارش‌ها مطابق با بودجه در نظر گرفته­شده است. سپس به مرحله بعدی بروند.

قدم دوم: بخش خرید یک PO را پر می‌کند

وقتی که مدیر بودجه را ارزیابی و تصویب کرد، بخش خرید یک PO را برای شرکت تهیه‌کننده کاغذ پر و تایید می‌کند.

قدم سوم: سفارش خرید برای تامین‌کنندگان ارسال می‌شود

در این مرحله، بخش خرید یک PO را به‌صورت دستی برای تامین‌کننده‌های کاغذ همکار شرکت ارسال می‌کند. معمولا برای این کار از ایمیل استفاده می‌شود. پس‌ازآن، تامین‌کننده کاغذهای مورد نیاز را برای شرکت ارسال می‌کند.

قدم چهارم: پیگیری روند ارسال سفارش

پس‌ازاینکه PO شما به دست تامین‌کننده رسید، بخش خرید می‌تواند با تامین‌کننده تماس بگیرد، شماره PO را به تامین‌کننده بدهد و وضعیت سفارش را پیگیری کند.

 چرا روندهای جدید ردیابی سفارش بهتر هستند؟

روش‌های سنتی ردیابی PO کند و منسوخ‌شده هستند، به همین خاطر روش‌های مدرن و امروزی جایگزین آن‌ها شده‌اند. چون فناوری مدرن می‌تواند هر بخش از روند ردیابی خرید را سرعت ببخشد. در ادامه دلایل اینکه چرا روش ردیابی سفارش خرید مدرن گزینه بهتری برای استفاده است را برایتان آورده‌ایم.

1. پردازش سریع‌تر

 هنگامی‌که یک بخش به چیزی احتیاج دارد، به‌راحتی می‌توانند PO را به‌صورت الکترونیکی ارسال کند. در حال حاضر فرم‌ها بدون اینکه اهمیت اطلاعات درون آن‌ها مشخص‌شده باشد، به‌صورت فوری و بلافاصله به مقصد میرسند. همچنین آن‌ها به‌صورت خودکار سازمان‌دهی و بایگانی می‌شوند.

2. ردیابی آسان‌تر

درنهایت، به کمک فناوری‌های نوین ردیابی خرید محصول راحت‌تر شده است. با نرم‌افزارهای امروزی می­توانید PO­ها را مستقیما از داشبورد خودتان ردیابی کنید و از دیدن مراحل خرید به‌طور کامل لذت ببرید.

3. کم‌هزینه‌تر بودن

به‌طورکلی، مراحل پیگیری سفارش خرید وقتی که به‌صورت دیجیتالی انجام می‌شود، بسیار کم‌هزینه‌تر از ردیابی PO به‌صورت سنتی است. این کار باعث صرفه‌جویی در هزینه، زمان و منابع سازمان‌ها می‌شود. چون نیازی نیست که سازمان­ها کارمندان زیادی را برای پیگیری سفارش‌ها به کار بگیرند.

4. داشتن فرم‌های استاندارد

در یک نرم‌افزار ردیابی سفارش خرید مناسب، اغلب فرم‌ها برای بیشتر تامین کنندگان استانداردسازی شده‌اند. این موضوع بدین معناست که، نیازی نیست که شما قبل از ساختن یک PO، یک تامین کننده شخصی پیدا کنید. همچنین این فرم‌ها به‌صورت خودکار مرتب‌شده‌اند تا همه بتوانند از آن‌ها استفاده کنند.

توجه به این نکته ضروری به نظر می‌رسد که، شرکت‌ها هنگام ارزیابی گزینه‌های موجود باید بدانند که چه چیزهایی لازم دارند. در ادامه مواردی که موقع انتخاب نرم‌افزار ردیابی سفارش خرید باید به دنبال آن باشید را برایتان آورده‌ایم.

چهار ویژگی که باید هنگام انتخاب نرم‌افزار ردیابی PO به دنبال آن باشید

یک سیستم ردیابی سفارش خرید مناسب چه ویژگی‌هایی دارد؟ اگر این سوال برای شما هم پیش‌آمده و جواب آن را پیدا نکرده‌اید؟ نگران نباشید. در اینجا چهار ویژگی که سیستم ردیابی سفارش خرید باکیفیت باید داشته باشد را برایتان آورده‌ایم.

• به‌روزرسانی خودکار مقادیر (Automatic quantity updates)
• قابلیت گزارش‌گیری (Reporting abilities)
• قابلیت تخصیص تکنسین­ها (Technician submission abilities)
• قابلیت افزودن ویژگی‌های دیگر (Additional feature capabilities)

برای اینکه بهتر با این چهار ویژگی آشنا شوید، در ادامه درباره سوال‌هایی که دراین‌باره باید از خودتان بپرسید سخن گفته‌ایم.

به‌روزرسانی خودکار مقادیر

وقتی که شما از PO برای 700 محصول استفاده می‌کنید، آیا نرم‌افزار PO توانایی به‌روزرسانی خودکار مقادیرتان برای بیشتر از 700 تا را دارد، یا اینکه باید به‌صورت دستی این کار را انجام دهید؟ وقتی آیتم‌ها استفاده می‌شوند، آیا می‌توانید آن‌ها را در نرم‌افزار PO ببینید؟ درنهایت اینکه برای به‌روزرسانی خودکار مقادیر، چقدر باید کارها را به‌صورت دستی پیش ببرید؟

قابلیت گزارش‌گیری

آیا نرم‌افزار ردیابی PO گزارش‌های هزینه را برای شما ارائه می‌کند، تا بدانید که ماه جاری یا آخرین ماه طی شده را با چه هزینه‌ای پشت سر گذاشته‌اید؟ آیا می‌توانید گزارش‌های را بر اساس پاسخگویی به نیازهای تجاری‌تان تنظیم کنید، یا اینکه مجبور هستید تنها از یک سری الگو از پیش آماده‌شده استفاده کنید؟

قابلیت تخصیص تکنسین

آیا امکان تخصیص تکنسین­ها در PO وجود دارد و آیا می‌توانید به‌راحتی آن‌ها را تایید یا رد کنید؟ چقدر آموزش برای استفاده شما و کارمندانتان از نرم‌افزار ردیابی سفارش خرید لازم است؟ چه نوع تجهیزاتی برای خرید لازم است و هزینه آن‌ها چقدر خواهد بود؟

قابلیت افزودن ویژگی‌های دیگر

آیا می‌خواهید یک نرم‌افزار ردیابی PO را تهیه کنید که فقط PO را ردیابی کند یا اینکه امکان اضافه کردن قابلیت‌های دیگر به آن را دارید؟ ازجمله این قابلیت‌ها می‌توان به مدیریت فرآیند تامین و نظارت روی تیم پروژه اشاره کرد.

در حقیقت نرم‌افزار ردیابی PO بخشی از یک راه‌حل نرم‌افزاری بزرگ‌تر است و باید کل نرم‌افزار را در قالب یک سیستم یکپارچه برای مدیریت اقلام مورد نیاز سازمان، مدیریت تامین‌کننده‌ها و تیمی که دارید در نظر بگیرید. همان‌طور که بخش‌های مختلف یک تجارت باید همواره با هم ادغام شوند، بخش‌های مختلف این نرم‌افزار هم در کنار هم قرار می‌گیرند تا یک سیستم بی‌نقص و کاربردی را به وجود بیاورند.

پاسخ دادن به این سوال‌ها، نقطه شروع خوبی برای ارزیابی نرم‌افزارهای مختلف و انتخاب بهترین نرم‌افزار ردیابی سفارش خرید برایتان فراهم می‌کند. در کل، هر چه سیستمی که انتخاب می‌کنید ساده‌تر و انعطاف‌پذیرتر باشد، کار کردن با آن برای شما و کارمندانتان راحت‌تر است و بهتر می‌توانید آن را در ساختار سازمانی‌تان به کار بگیرید.

سخن آخر

مدیریت فرآیند خرید یکی از دشوارترین کارها برای سازمان‌های مختلف است. برای اینکه بهتر بتوانید سفارش‌های خریدتان را ردیابی کنید، وقت آن رسیده که از فناوری‌های مدرن و امروزی برای کارتان کمک بگیرید.

نرم‌افزارهای ردیابی سفارش خرید، کاغذبازی‌های اداری را حذف می‌کنند. به همین خاطر نیازی به سفارش کاغذ برای ثبت سفارش‌ها ندارید. همچنین با کمک این نرم‌افزارها بهتر می‌توانید روی فرآیند خرید و مراحل انجام آن نظارت کنید.

نرم‌افزاری که تهیه می‌کنید باید کارآمد باشد و به‌راحتی با سایر بخش‌های سازمانتان هماهنگ شود. در غیر این صورت باید مسئولیت آموزش به کارکنان و هماهنگ کردن نرم‌افزار پیگیری سفارش خرید با سایر قسمت‌ها را بر عهده بگیرید.