کلید اصلی موفقیت سازمان‌ها شفافیت فرآیند تامین است!
در گذشته اغلب سازمان‌ها از شفاف‌سازی روند کارهایش واهمه داشتند و ترجیح می‌دادند که همه‌چیز را در هاله‌ای از ابهام پیش ببرند؛ اما امروزه شفافیت در فرآیند خرید می‌تواند روند انجام کارها را بهبود دهد و پیشبرد کارها را سرعت ببخشد.
مهم‌ترین اصل در روند تامین این است که باید شفاف و منصفانه باشد! در حقیقت اساسی‌ترین موضوعی که در سیستم تامین امروزی و مدرن پذیرفته‌شده، امکان رقابت آزاد و دسترسی خریداران به بازار تامین است. در کنار آزاد بودن فرآیند تامین، باید این امکان هم برای خریداران وجود داشته باشد که بتوانند اقلام مورد نظرشان را بررسی کرده و درباره آن‌ها اطلاعات کسب کنند. همین موضوع فرآیند تامین را به یک موضوع شفاف تبدیل می‌کند.
منظور از شفافیت تجاری چیست؟
معمولا شفافیت تجاری به‌عنوان عملی شناخته می‌شود که امکان بازدید آسان از عملیاتی که انجام می‌شود را به دیگران می‌دهد. درصورتی‌که شفافیت تجاری به معنای عدم پنهان‌کاری و بسته بودن، ارتباطات مناسب و پاسخگویی و مسئولیت‌پذیری است.
بنابراین می‌توان نتیجه گرفت که فرایند تامین باید بر اساس قوانینی باشد که شرایط عادلانه و غیر تبعیض‌آمیز را در رقابتی که وجود دارد تضمین کند!
به‌طورکلی، یک سیستم تامین شفاف این اطمینان را می‌دهد که تمام اعضای تیم و همچنین تامین‌کنندگان واجد شرایط به همه عناصر مورد نیازشان ازجمله متدهای تامین، قوانین تامین، معیارهای ارزیابی، مشخصات فنی، حقوق تامین‌کنندگان و… دسترسی داشته باشند.
مزایای شفافیت فرآیند تامین چیست؟
پس از مطالعه موارد بالا، ممکن است این سوال برایتان پیش بیاید که چرا شفافیت در تامین مهم است؟ جالب است بدانید که مالکان شرکت‌های کوچک و متوسط بیشتر از سایرین با این پرسش در ذهنشان مواجه می‌شوند.
در پاسخ به این سوال باید بدانید که حفظ شفافیت در سطوح مختلف تامین برای سازمان‌ها ضروری و حیاتی است. چراکه این موضوع امروزه به‌عنوان یک کلید ضروری و پتانسیل صرفه‌جویی در هزینه‌های بخش‌های مختلف سازمان‌ها به‌حساب می‌آید. البته شفافیت فرآیند تامین مزایای دیگری هم دارد که ازجمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
1. اجتناب از تکرار
با کمک فرآیند تامین شفاف می‌توانید تکرار فرآیند تامین را به حداقل میزان ممکن برسانید! چراکه در این روش امکان مشاهده درخواست‌ها وجود دارد، بنابراین درخواست‌های تکراری قابل‌کشف هستند و می‌توانید از سفارش‌های تکراری پیشگیری کنید.
2. مدیریت بهتر سوابق
در این روش بهتر می‌توانید سوابق را سازمان‌دهی و مدیریت کنید. زیرا همه افراد در هر زمان می‌توانند به اطلاعات مورد نیازشان دسترسی داشته باشند. به‌طورکلی، شفافیت در افزایش کارایی تمام افرادی که در پروژه و مخصوصا فرآیند تامین درگیر هستند به میزان قابل‌توجهی موثر است.
3. تامین عمده
در یک سیستم تامین شفاف، مدیر ارشد تامین (CPO) امکان سفارش گذاری عمده را خواهد داشت؛ بنابراین درخواست‌های و اقلام مورد نیاز از بخش‌های مختلف را می‌توان در قالب یک سفارش واحد ارائه کرد. با وجود تامین اقلام به‌صورت عمده، هزینه حمل‌ونقل و جابجایی بین واحدها کاهش پیدا می‌کند؛ زیرا اقلام پس از دریافت در مکان‌های مورد نیاز توزیع می‌شوند.
4. بهبود منظم روند کار
شواهد نشان‌دهنده این موضوع است که، اغلب افرادی که در پس‌زمینه فرآیند تامین حضور دارند از آنچه دارند راضی نیستند! شفافیت برای برطرف کردن این مشکل کمکتان می‌کند. با وجود شفاف بودن مسیر، روند پاسخگویی به میزان مناسبی بهبود پیدا می‌کند و در پی آن کارایی افزایش خواهد داشت. در حقیقت شفافیت مانند شخصی است که به همه امور سازمان نظارت دارد و امکان بهترین واکنش را در فرصت‌های پیش‌آمده فراهم می‌کند.
5. کاهش هزینه
نکته مهمی که در چهارچوب فرآیند تامین شرکت‌ها باید به آن توجه شود این موضوع است که، تا هر اندازه شفافیت فرآیند تامین یا تایید شفاف‌تر باشد، بهتر می‌توانید زمینه‌های افزایش کارایی یا پس‌انداز را شناسایی کنید. همچنین بهتر می‌توانید این موضوع را تشخیص دهید که چه کسی از خط‌مشی شرکت شما پیروی می‌کند و دلیل آن را کشف کنید.
6. برنامه‌ریزی استراتژیک پیشرفته
شفافیت این امکان را هم به شما می‌دهد که تا ارزش استراتژیک بیشتری به شرکت خودتان اضافه کنید. به‌عنوان‌مثال وقتی فردی از شما سوال می‌کند که چرا هزینه بیشتر از بودجه سه‌ماهه است، به‌خوبی می‌توانید برای وی توضیح دهید که این بودجه برای کجا و چرا در نظر گرفته‌شده. این موضوع شما را مجهز به اطلاعات ارزشمندی می‌کند که وقتی قرار است درباره روش‌های سودآوری شرکت صحبت شود، یکی از سخنران‌های اصلی باشید.
چگونه فرآیند تامین را شفاف کنیم؟
در دنیای امروزی، سیستم‌های نرم‌افزاری که شفافیت حجم خرید را در کل شرکت‌ها فراهم می‌کنند، از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار هستند. اگر می‌خواهید از رقبایتان پیشی بگیرید، قبل از آن‌ها باید به سراغ برنامه‌هایی که روی بستر SaaS پیاده شده‌اند بروید و روند فرآیند تامین خودتان را بهینه کنید.
و در انتها…
به‌طورکلی شفافیت عامل مهمی در موفقیت خرید در یک سازمان است. هر مدیر تامینی می‌داند که بهبود عملکرد هر سازمان نیاز به کنترل سطوح مختلف عملیاتی شرکت دارد. اطلاع درباره این موضوع که افراد می‌توانند هر زمان نیاز دارند بتوانند موارد مورد نیازشان را بررسی کنند، یا اینکه توانایی بازگشت به عقب و مرور فرآیندها و سفارش‌ها را داشته باشند، به‌طور قابل‌ملاحظه‌ای روی کاهش هزینه‌های شرکت تاثیرگذار است. در حقیقت، شفافیت عملکرد بهتر تیم و پیشرفت‌هایی را فراهم می‌کند که همه اعضای سازمان قادر به دیدن آن هستند.