چرا سازمان‌ها به سیستم مدیریت اسناد نیاز دارند؟
وقت آن رسیده که با دنیای امروزی همگام شوید و روش‌های سنتی مدیریت اسناد از جمله فایل‌ها و پرونده‌های کاغذی را کنار بگذارید. سیستم مدیریت اسناد همه این کارها را به‌سادگی برایتان فراهم می‌کند.
در گذشته سازمان‌ها پس از چند ماه یا چند سال تلاش شبانه‌روزی رونق می‌گرفتند و مسیر پیش روی آن‌ها نسبتاً شفاف و روشن بود؛ اما این روزها راز موفقیت سازمان‌ها در تلاش مداوم آن‌ها نهفته است. از زمانی که کسب‌وکار می‌خواهد جایگاه خودش را در بازار به دست بیاورد تا مسیر پیشرفت و رسیدن آن به موفقیت همه نیاز به تلاش مستمر دارد. برای اینکه تلاش سازمان‌ها موفقیت‌آمیز باشد، باید مدیران سازمان‌ها به داده‌ها و اطلاعات توجه ویژه‌ای داشته باشند؛ زیرا داده‌ها و اطلاعات همان خون جاری در رگ‌های سازمان هستند. این توجه از جهت‌های مختلفی صورت می‌گیرد. یکی از این موارد سر و سامان دادن به حجم انبوه داده‌های تولید شده در سازمان‌ها است. برای این کار نیاز به سرویسی دارید که بتواند داده‌ها را دسته‌بندی کرده و امکان مدیریت و نحوه دسترسی به آن‌ها را امکان‌پذیر کند. این سرویس نرم‌افزار سیستم مدیریت اسناد نام دارد.
سیستم مدیریت اسناد چیست؟
سیستم مدیریت اسناد روشی خودکار برای سازمان‌دهی، ضبط و دیجیتالی اسناد به‌صورت ایمن است. با کمک این نرم‌افزار امکان برچسب‌گذاری و تایید کارهای انجام‌شده را نیز خواهید داشت. این نرم‌افزار را می‌توانید به‌صورت خصوصی روی سیستمتان داشته باشید، یا اینکه اسنادتان را روی بستر ابری ذخیره کنید. با این روش می‌توانید با تمام دستگاه‌های دیجیتالی از جمله تبلت، گوشی و لپ تاپ به نرم‌افزار دسترسی داشته باشید و کارهای سازمان را مدیریت کنید.
چرا مدیریت اسناد در یک سازمان مهم هستند؟
برای اینکه بهتر بتوانید ضرورت سیستم مدیریت اسناد در سازمان‌ها را درک کنید، باید بدانید آماری که اخیراً در مورد سیستم‌های تشکیل پرونده‌های ابری و مدیریت اسناد منتشرشده، نشان‌دهنده این است که در سال 2020 مصرف اسناد کاغذی حدود 86% کاهش پیدا کرده است. این آمار به‌تنهایی می‌تواند نشان‌دهنده ضرورت مدیریت دیجیتالی اسناد را نشان دهد.
در حقیقت، این روش نه تنها هزینه‌های سازمان‌ها را کم می‌کند و زمانی که صرف کاغذ بازی می‌شود را به طرز قابل توجهی کاهش می‌دهد، بلکه سبب آزادتر شدن وقت کارمندان سازمان‌ها شده و منجر به این می‌شود که بهره‌وری آن‌ها افزایش پیدا می‌کند؛ بنابراین استفاده از این روش به جای روش سنتی مدیریت اسناد منجر به کارآمدتر شدن سازمان‌ها خواهد شد.
هدف سیستم مدیریت اسناد چیست؟
هدف اصلی سیستم مدیریت اسناد بهبود کارایی است. در واقع اغلب مشاغل متوجه این موضوع نیستند که کار سختی که برای یک کارمند در نظر می‌گیرند، منجر به هدر رفتن وقت وی می‌شود. موقع استخدام نیروهای سازمان باید به دنبال این باشید که از آن‌ها بتوانید برای پیاده‌سازی استراتژی سازمان استفاده کنید، نه اینکه نیروها را صرفاً برای پشت میز نشینی و انجام امور تکراری روزانه استخدام کنید.
فرآیند پردردسر و خسته‌کننده ارسال فکس، جستجو، بایگانی و رسیدگی دستی به اسناد خاص می‌تواند تحت یک نرم‌افزار کارآمد مدیریت اسناد مورد استفاده قرار بگیرد. این نرم‌افزار نه تنها گردش کار و تمام فرایندهای سازمان را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد، بلکه این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند که داده‌های مد نظرشان را روی بستر ابری ذخیره کنند.
با وجود این نرم‌افزار می‌توانید تعداد زیادی از پرونده‌های کاغذی داخلی و خارجی سازمانتان را به‌صورت یکجا در دسترس داشته باشید و مدیریت کنید. همچنین با استفاده از این محصول می‌توانید زمان ارزشمندتان را صرف انجام آنچه نیاز شغلی شما بوده و مبتنی بر مهارت است کنید، نه کارهای اداری که به‌عنوان بخشی از فعالیت‌های تکراری شغل شما به‌حساب می‌آیند.
مزایای سیستم مدیریت اسناد چیست؟
همان‌طور که میدانید مدیریت داده‌ها و اطلاعات یک سازمان کاری چالش‌برانگیز است؛ زیرا باید تک‌تک داده‌ها را به‌طور مداوم ذخیره و مدیریت کنید و به‌هیچ‌عنوان نباید آن‌ها را رها کنید. با توجه به این نکته، می‌توان متوجه شد که نرم‌افزار مدیریت اسناد چه مزایایی برای سازمان‌ها به همراه دارد. در ادامه مهم‌ترین مزایای این سرویس اشاره کرده‌ایم.
1. کاهش فضای ذخیره‌سازی
هر اندازه سازمانتان نیازمند مستندات کاغذی بیشتری باشد، ظرفیت ذخیره‌سازی بیشتری برای ذخیره آن‌ها نیاز دارید. با توجه به اینکه فضای ذخیره‌سازی محدودی در اختیار سازمان‌ها است، پس از مدتی مشکل ذخیره‌سازی فایل‌های کاغذی پیش خواهد آمد. البته نمی‌توان هزینه سرسام‌آوری که این کاغذبازی‌ها روی دست سازمان‌های کوچک و بزرگ می‌گذارد را نیز نادیده گرفت! یک نرم‌افزار مدیریت اسناد مناسب، همان چیزی است که به جای فایل‌ها، جعبه‌ها و فضاهای ذخیره‌سازی اسنادتان به آن نیاز دارید. البته با وجود این محصول، نیازتان به سطل‌های زباله‌ای که مدام از اسناد اضافی لبریز می‌شوند نیز برطرف خواهد شد.
با این نرم افزار می‌توانید زمان زیادی از ساعت کاری کارکنان را برای فعالیت‌های مفیدتر آزاد کنید. البته با وجود این نرم‌افزار، باز هم ممکن است نیاز به حفظ یک سری اسناد کاغذی داشته باشید؛ اما می‌توانید فضایی را بیرون از سازمان برای ذخیره‌سازی آن‌ها در نظر بگیرید.
2. امنیت بهتر
بسیاری از شرکت‌ها اطلاعات حساس را در قالب اسناد و مدارک مد نظرشان ذخیره می‌کنند؛ اما این موضوع ممکن است امنیت داده‌ها را به خطر بیندازد. به همین دلیل است که یک سیستم مدیریت اسناد می‌تواند شرایط امنیتی بهتری را برای نگهداری اسنادتان فراهم کرده و خطر و تهدید از دست دادن اطلاعات مهم و حیاتی سازمان را تا حد قابل توجهی کاهش دهد. با کمک این محصول، نه تنها می‌توانید از راه دور به اسنادتان دسترسی داشته باشید، بلکه می‌توانید دسترسی کاربران را به اسناد کنترل کنید و تنها به افراد خاصی اجازه خواندن یا ویرایش اسناد را بدهید.
3. بهبود نظارت روی اسناد
گاهی مواقع استفاده از یک سند تنها یک‌بار نیست! بلکه باید به‌صورت مداوم این اسناد را بروز رسانی کنید. مدیریت اسناد سوابق نظارتی را در سیستم ایمن نگه دارد و بر این اساس به شما یادآوری می‌کند که کدام سند را باید در تاریخ سررسید آن به روز کنید. برنامه را می‌توانید به‌راحتی خودکار و سفارشی کنید تا الزامات مورد نیازتان را برآورده کند.
4. بازیابی آسان اسناد
تصور کنید که باید به دنبال یک پرونده در یک اتاق بزرگ که انبوهی از اسناد در آن نگه داری می‌شوند هستید، اتاقی که انبوهی از پرونده‌ها را در یک ردیف قرار داده است؛ اما شما به اطلاعات حیاتی موجود در آن پرونده نیاز دارید و باید آن‌ها را در جلسه‌ای که در چند ساعت آینده پیش رو دارید ارائه کنید.
به نظرتان این کار استرس‌زا به نظر می‌رسد؟ بله درست است. با این وجود هنوز هم کسب‌وکارهای زیادی هستند که هنوز هم ترجیح می‌دهند یک کارمند سخت‌کوش را برای بازیابی پرونده‌های مهم مامور کنند. در صورتی که با وجود یک نرم‌افزار مدیریت اسناد مناسب مشکلی از این بابت نخواهید داشت؛ زیرا در این سیستم تنها با فشردن یک کلید می‌توانید به فایل مورد نظرتان دسترسی داشته باشید.
5. همکاری بهتر بین اعضای تیم
سیستم مدیریت اسناد نه تنها امکان ذخیره‌سازی داده‌ها و اطلاعات را شما می‌دهد، بلکه این امکان را برایتان فراهم می‌کند به به‌صورت فوری بتوانید به اطلاعات سازمان دسترسی داشته باشید و آن‌ها را ویرایش کنید. این موضوع منجر به بهبود ارتباط بین شما و نیروی کار نیز می‌شود.
همچنین همه اعضای تیم می‌توانند در طی جلسه به اسناد موجود از طریق نرم‌افزار مدیریت اسناد دسترسی پیدا کنند و بدانند دقیقاً در مورد چه چیزی صحبت می‌شود. با این روش اعضای درک بهتری از مسائلی که پیرامون آن‌ها در جلسه صحبت می‌شود خواهند داشت. این روش امکان دسترسی همه اعضای تیم به داده یکسان را فراهم می‌کند. همچنین مدیران می‌توانند به جای تولید کپی‌های متنوع، تنها یک سند آماده کنند و آن را از طریق نرم‌افزار مربوطه بین اعضای تیم به اشتراک بگذارند.
6. پشتیبان گیری پیشرفته و بازیابی پس از بروز حوادث
تصور کنید که در محل کارتان آتش‌سوزی رخ‌داده است و تمام اسنادی کاغذی که داشته‌ای را از دست داده‌اید! این موضوع اگرچه هولناک و دردناک، اما انکارناپذیر است. چراکه نمی‌توان از وقوع تمام حوادث و بلایای طبیعی پیشگیری کرد! از جمله این بلایا می‌توان به زلزله‌ای که باعث سقوط سقف می‌شود تا شروع فصل‌های موسمی که باعث جاری شدن سیل و غرق شدن مدارک اشاره کرد. نکته‌ای که اغلب افراد برای ترمیم مشکلات ناشی از این حوادث پیشنهاد می‌کنند، بیمه است؛ اما توجه به این نکته ضروری است که هیچ بیمه‌ای نمی‌تواند خسارت‌های از دست دادن اسنادتان را برای شما جبران کند. چون داده‌هایی که داشته‌اید از دست رفته‌اند و بیمه نمی‌تواند آن‌ها را دوباره شما برگرداند.
به همین دلیل استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد به تمام سازمان‌ها توصیه می‌شود؛ زیرا این سیستم‌ها به شما امکان می‌دهند که یک نسخه پشتیبان از تمام پرونده‌ها و اسناد مهم خودتان داشته باشید.
7. مزایای لمس ناپذیر
علاوه بر تمام مزایای ذکرشده، چند مزیت نامحسوس نیز وجود دارد که یک DMS یا نرم‌افزار مدیریت اسناد را به بخشی باارزش و جدایی‌ناپذیر از روند انجام کار تجاری تبدیل می‌کند. این موارد نه تنها برای فروشگاه‌ها و کسب‌وکارهای الکترونیکی مهم هستند، بلکه در دانشگاه‌ها و مراکزی که داده‌ها و اسناد برایشان مهم است نیز کاربرد دارند. در ادامه پنج مزیت نامحسوس سیستم مدیریت اسناد ارائه‌شده است:
- انعطاف‌پذیری
- رقابت‌پذیری
- آرامش خاطر
- آزادی
- رشد حرفه‌ای
ویژگی‌های سیستم مدیریت اسناد چیست؟
پس از شناسایی مزایای سیستم مدیریت اسناد، نوبت به شناخت ویژگی‌های این سرویس می‌رسد. در ادامه مهم‌ترین ویژگی‌های سیستم مدیریت اسناد را برای آشنایی با این سیستم‌ها ارائه کرده‌ایم.
1. شناسایی مخازن انواع اسناد
به جای اینکه اسناد در فایل‌های متعدد ذخیره شوند و روی میز یا در طبقه‌ای کنار میز کاربر قرار بگیرند، در یک فایل نرم‌افزاری قرار می‌گیرند و در قالب یک سند الکترونیکی روی رایانه رومیزی برای وی قالب استفاده باشد. در این حالت، کاربران از طریق یک سرور متمرکز به یک مخزن اسناد اختصاصی دسترسی خواهند داشت. البته انتظار می‌رود که یک DMS خوب نشان دهد که یک سند را در کجا می‌توان ذخیره کرد، از کجا می‌توان به آن سند دسترسی داشت و حتی سند مورد نظر را چگونه می‌توان تولید کرد.
2. ایجاد یک سیستم طبقه‌بندی‌شده برای مدیریت اسناد
با وجود این نرم‌افزار، نیازی نیست که پرونده‌ها و فایل‌هایتان را در بخش‌های مختلف با توجه به ارتباطی که بین آن‌ها وجود دارد ذخیره کنید. امروزه یک DMS مرتب‌سازی را برایتان به بهترین نحو انجام می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا اسناد خودتان را حتی با وجود جزئی‌ترین تفاوت‌ها به‌خوبی دسته‌بندی کنید.
در یک نرم‌افزار مدیریت اسناد می‌توانید فایل‌ها را به‌صورت سلسه‌مراتبی دسته‌بندی کنید. این روش کمکتان می‌کند که به‌راحتی بتوانید اسنادتان را مرور کنید و از طریق یک برنامه جستجو به‌راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشید.
3. قوانین و الگوهای مختلف برای بهتر ساختن
شما می‌توانید از الگوهای مختلف استفاده کرده و یک سند اصلی در بستر نرم‌افزار ایجاد کنید. با این روش می‌توانید یک روند مدیریت اسناد برای خودتان بسازید و یک قانون کنترل‌شده برای آن تنظیم کنید که، چه کسی می‌تواند آن را مشاهده کند، به آن دسترسی پیدا کند و آن را ویرایش کند.
این روش به شما کمک می‌کند تا سند خود را ایمن و بدون تغییر نگه دارید تا امکان نشت داده‌ها و دسترسی غیرمجاز به آن به حداقل میزان ممکن برسد. البته در صورتی که سندتان دچار مشکلی شده باشد یا بیم لغو امنیت آن وجود داشته باشد نیز با کمک این نرم‌افزار می‌توانید آن را کنترل و ردیابی کنید.
4. ابزاری برای تعیین سندهای متناسب با فرایندهای تجاری
یک سیستم مدیریت اسناد باید مجهز به ابزارهایی برای هشدار و زمان‌بندی برای تأیید، تنظیم یا اعمال تغییرات دیگر روی اسناد را برایتان فراهم کند. البته این هشدارها تنها برای کاربرانی نمایش داده می‌شود که در نرم‌افزار تنظیم‌شده است و سایرین نمی‌توانند آن‌ها را مشاهده کنند. حتی می‌توانید در مواقع ضروری هشدارهای لازم را برای کل افراد حاضر در سیستم ارسال کنید و اطلاعیه‌های مهم را برای آن‌ها ارسال کنید.
5. سیاست‌ها و رویه‌های خاص آرشیو سازی
این ویژگی امکان انجام کارها در یک محیط کنترل‌شده را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند. در حقیقت، یک سیستم مدیریت اسناد سیاست‌ها و رویه‌های سخت‌گیرانه‌ای دارد که توسط مدیر سازمان یا مدیر سیستم کنترل می‌شوند. مطابق این رویه‌ها، درباره داده‌های قدیمی که ممکن است در حال حاضر برای سازمان اهمیتی نداشته باشند تصمیم‌گیری می‌شود. این داده‌ها ممکن است به‌صورت اسناد بایگانی‌شده ذخیره شوند یا در صورت عدم نیاز به سازم به آن‌ها، به‌طور کامل از بین بروند.
6. امکاناتی برای بازیابی سریع
دلیل اصلی استفاده از سیستم مدیریت اسناد برای سازمان‌ها، صرفه‌جویی در وقت و افزایش بهره‌وری کارکنان است. هر امکان یا ویژگی که بتواند روند بازیابی را آسان و کارآمد کند، می‌تواند در تحقق این هدف به سازمان‌ها کمک کند. با کمک DMS می‌توانید در هر زمان و مکانی نام سند مورد نظرتان را جستجو کنید و به آن دسترسی داشته باشید.
7. رویه‌های امنیتی پیشرفته برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز
نرم‌افزار مدیریت اسناد، علاوه بر تمام ویژگی‌هایی که برای کنترل روند کسب‌وکار و ایجاد یک محیط امن و قابل‌ردیابی در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد، روش‌ها و ویژگی‌های امنیتی پیشرفته‌ای دارد که امکان منظم‌تر اداره کردن کسب‌وکار را برایتان فراهم می‌کند.
این محصول امکاناتی در اختیارتان قرار می‌دهد که با کمک آن‌ها می‌توان آخرین جستجوی کاربر را متوجه شد. این محصول دقیقاً به شما می‌گوید که کدام کاربر به کدام پرونده دسترسی پیدا کرده است و برای چه مواردی امکان نقض داده وجود دارد.
و در انتها…
یک سیستم مدیریت اسناد این امکان را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند که در زمان و هزینه‌هایشان صرفه‌جویی کنند و کارایی بیشتری داشته باشند. با کمک این نرم‌افزار دیگر نیازی نیست که سندهای انبوه کاغذی را در سازمان‌ها نگه دارید؛ زیرا همه‌چیز از طریق یک سیستم نرم‌افزاری متمرکز در همه‌جا در اختیار کارمندان سازمان قرار دارد تا به اسناد سازمان دسترسی داشته باشند. با توجه به اینکه مدیر اجازه دسترسی به اسناد را به کارکنان می‌دهد و امکان ردیابی آن‌ها را دارد، نگرانی از بابت نقض امنیت وجود نخواهد داشت و مدیر می‌تواند فعالیت‌ها را ردیابی کند.