چگونه شفافیت اطلاعات می تواند احتمال موفقیت در پروژه های EPC را افزایش دهد؟

پروژه‌های مهندسی، خرید و ساخت (EPC)  از مهمترین پیش راننده های توسعه زیرساخت‌های مدرن هستند که تعداد پروژه های موفق در این حوزه، رابطه مستقیم با تحولات اقتصادی و اجتماعی یک کشور دارد. با این حال، به دلیل پیچیدگی و هزینه های بالای پیاده سازی، چالش های فراوانی در پیش روی مدیران پروژه قرار میگیرد که یکی از مهم ترین آنها عدم شفافیت اطلاعات درمیان ذی النفعان پروژه می باشد.  کمبود شفافیت می‌تواند باعث مشکلات بسیاری شود که موفقیت اجرای این پروژه‌ها را تهدید می‌کند. با تأکید بر شفافیت، اعتماد ذینفعان افزایش یافته و مسیر موفقیت در صنعت EPC بهتر مشخص می‌شود.در این مقاله به بررسی مشکلات و اهمیت شفافیت در پروژه‌های EPC می‌پردازیم و در ادامه راهکارهایی برای بهبود نتایج آن‌ها ارائه می‌شود. 

چرا شفافیت اطلاعات در مدیریت پروژه مهم است؟

-    افزایش مسئولیت پذیری و بهبود عملکرد: وقتی اعضای تیم پروژه احساس کنند اطلاعات تولید شده توسط آنان در هر لحظه توسط سایرین نیز قابل مشاهده است غالبا بهتر عمل می کنند، بیشتر پاسخگو هستند، سوابق را بهتر مدیریت و ساماندهی می کنند و  کمتر سعی می کنند از قوانین و خط مشی سازمان عدول نمایند.  

 

-    افزایش اعتماد و بهبود کار تیمی: وقتی اعضای تیم اطلاعات دقیق تر و به روزتری از وضعیت پروژه دارند، احساس اطمینان و اعتماد به مدیران و یکدیگر افزایش می یابد. اعضای تیم هم به دلیل به اشتراک گذاری اطلاعات و ایجاد اعتماد متقابل، بهتر می توانند با یکدیگر هماهنگی نمایند و با روحیه مثبت تر و مسئولیت پذیری بیشتر در پروژه مشارکت نمایند.

 

-    بهبود مدیریت ریسک: شفافیت کمک می کند تا تهدیدهای بالقوه زودتر شناسایی گردند و قبل از اینکه به مسائل بزرگتری تبدیل شوند، بطور فعالانه حل گردند.

 

-    بهبود بهره وری تیم: وقتی اعضای تیم پروژه به اطلاعات کلیدی دسترسی داشته باشند، زمان زیادی را برای دریافت و تایید اطلاعات دریافت شده تلف نمی کنند  و در عوض، آنها می توانند از آن اطلاعات برای انجام کار خود استفاده کنند. همچنین به اشتراک گذاری ابزارها و تکنیک های خود با یکدیگر برای اعضای تیم آسان تر می شود که به نوبه خود می تواند به بهبود بهره وری همه افراد کمک کند.

 

-    ایجاد فرصت های تجاری: افزایش شفافیت باعث القای اعتماد بین مشتریان می شود که در نهایت منجر به مشارکت تجاری بلندمدت بر اساس احترام و اعتماد متقابل می شود. وقتی مشتریان از طریق کانال‌های ارتباطی باز درباره به‌روزرسانی‌های وضعیت پروژه احساس ارزشمندی می‌کنند، احتمالاً خدمات یا محصولات شما را توصیه می‌کنند که در نتیجه فرصت‌های تجاری تکرار می‌شود.

 

-    جلوگیری از دوباره کاری ها: وقتی اطلاعات و ارتباط میان افراد یا واحدها بطور کامل و شفاف نباشد، ممکن است هریک از آنها بطور مستقل و بدون آگاهی از دیگران اقدام به انجام کار مشابه کنند. این مسئله منجر به هدر رفت منابع مالی و زمانی می گردد. بنابراین اطلاع رسانی صحیح و شفاف در سازمان ها می تواند از این مشکل جلوگیری و به بهبود کارایی کمک کند. 

چالش های ایجاد شفافیت در پروژه ها

هرچند شفافیت به ایجاد اعتماد و مسئولیت پذیری بین ذینفعان کمک می کند و به همه افراد درگیر درک روشنی ارائه می دهد از آنچه در طول چرخه عمر پروژه (از برنامه ریزی گرفته تا اجرا و ارزیابی) اتفاق می افتد،  اما چالش هایی هم در اجرایی نمودن آن وجود دارد که عدم توجه به آنها می تواند مسیر پروژه را منحرف نماید. علاوه بر این، فرآیندهای بیش از حد شفاف می توانند هزینه بر باشند، که ممکن است همیشه برای سازمان های کوچکتر با بودجه محدود امکان پذیر نباشد. 

-    ایجاد تعادل و توازن میان شفافیت و محرمانه بودن اطلاعات: شفافیت و محرمانه بودن هر دو عناصر مهم برنامه مدیریت ارتباطات پروژه می باشد که در تضاد با یکدیگر عمل می کند. در دسترس قراردادن تمامی اطلاعات پروژه برای تمامی ذینفعان می تواند خطراتی را متوجه پروژه نماید. گاهی ارائه اطلاعات اختصاصی یا داده های حساس مزیت ناعادلانه ای برای رقبا ایجاد می کند. 

 

-    فرهنگ سازمانی: برای موفقیت در ایجاد شفافیت لازم است فرهنگ سازمانی نسبت به شفافیت نگرش مثبتی داشته باشد. مدیران باید اراده قوی برای ایجاد فرهنگ شفافیت محور در سازمان داشته باشند و اعضای تیم را به اشتراک گذاری اطلاعات و ایده ها تشویق نمایند.

-    تطبیق پذیری با برنامه مدیریت ارتباطات پروژه: سطح دسترسی افراد به اطلاعات پروژه را براساس برنامه مدیریت اطلاعات پروژه تعیین نمایید. لازم نیست تمامی افراد به تمامی اطلاعات دسترسی داشته باشند، گاهی اطلاعات اضافی منجر به بررسی بیشتر و انتظارات بالاتر از سوی ذینفعانی می شود که انتظار اجرای بی عیب و نقص در هر مرحله از فرآیند را دارند. این موضوع می تواند بر مدیران پروژه و تیم ها فشار بیاورد تا نتایجی فراتر از آنچه می توانند با توجه به منابع و محدودیت های خود به دست آورند.

 

-    به روز بودن اطلاعات: همانطور که گفته شد شفافیت باعث ایجاد اعتماد در میان ذینفعان پروژه می گردد. اما اگر اطلاعات به روز و به صورت منظم ارائه نشود، این کمبود اطلاعات می تواند باعث ایجاد تردیدها و شک ها در مورد شفافیت پروژه شود. اگر اطلاعات مربوط به پروژه به روز نباشد، ممکن است تصمیم گیران با دسترسی به اطلاعات ناقص یا قدیمی، تصمیمات نادرست یا ناموفق اتخاذ نمایند.

-   استفاده از ابزار مناسب: انتخاب یک ابزار مناسب چارچوبی را برای ایجاد شفافیت در تمامی فرآیندهای پروژه را فراهم می آورد و ضمن تسهیل همکاری بین بخش ها، بستری را برای بازخورد فوری، اشتراک گذاری فایل و بحث های گروهی فراهم می نماید.

نرم افزار مدیریت پروژه رایبد یک ابزار مناسب برای ایجاد شفافیت در پروژه های EPC میباشد . این نرم افزار با آوردن کلیه طرف ها ی پروژه یه یک پلتفرم، از کلیه ابهامات و کمبود اطلاعات جلوگیری میکند و به اعضای تیم پروژه کمک می کند تا در محیطی تعاملی کلیه فرآیندهای پروژه خود را در بخش های مدیریت مدارک، مدیریت خرید و مدیریت اجرا بصورت شفاف مدیریت نمایند. شما میتوانید با ثبت درخواست دمو از کلیه امکاناتی که برای ایجاد شفافیت  درپروژه ها فراهم شده است مطلع شوید.