6 چالش عمده در گزارش عملکرد پروژه های EPC و راه های مقابله با آن ها

گزارش عملکرد یکی از جنبه های مهم مدیریت پروژه است که به مدیریت و ذینفعان پروژه  های EPC این امکان را می دهد تا از میزان انطباق کارهای انجام شده با برنامه ها اطلاع یابند. به عبارت بهتر گزارش عملکرد یک مهارت حیاتی برای هر مدیر پروژه، ذینفعان یا اعضای تیم است که می‌خواهند پیشرفت و نتایج یک پروژه را نظارت و ارزیابی نمایند. گزارش عملکرد نه تنها به تیم ها کمک می کند تا موانع را شناسایی کرده و از آن ها اجتناب کنند، بلکه به آن ها کمک می کند تا فرصت های بهبود را نیز شناسایی نمایند.
 با این حال، ایجاد و ارائه گزارش عملکرد موثر و دقیق که نیازها و انتظارات مخاطبان مختلف را برآورده کند، همیشه آسان نیست. در این مقاله، برخی از چالش ها و مشکلات رایج گزارش عملکرد و چگونگی غلبه بر آن ها را بررسی خواهیم کرد.
1-    درخواست های متعدد برای درج اطلاعات اضافی: شاید برایتان پیش آمده باشد که به دلیل درخواست کارفرما یا ذینفعان کلیدی پروژه جهت درج اطلاعات اضافی در گزارش پروژه مجبور شده اید یک گزارش را بارها و بارها تغییر بدهید. عمده دلیل این موضوع عدم شناسایی و برآورده نمودن الزامات ذینفعان می باشد. بطور کلی اگر ذینفعان پروژه اطلاعاتی که به دست می آورند به اندازه کافی خوب نباشد که به آن ها اجازه تصمیم گیری آگاهانه یا انجام کارشان را بدهد، معمولاً بیشتر درخواست می کنند. 
اولین قدم در ایجاد گزارش این است که بدانید چه کسی آن را خواهد خواند و از آن چه انتظاری دارد. مخاطبان مختلف ممکن است نیازها، ترجیحات و سطوح جزئیات متفاوتی داشته باشند. به عنوان مثال، مدیریت ارشد سازمان ممکن است بخواهد یک نمای کلی از اهداف، نقاط عطف و خطرات پروژه در سطح بالا داشته باشد، در حالی که یک عضو تیم پروژه ممکن است بخواهد اطلاع دقیقی از تک تک فعالیت ها داشته باشد. بنابراین، شما باید گزارش خود را متناسب با انتظارات مخاطبان تنظیم کنید و از اطلاعات غیر ضروری یا گیج کننده خودداری کنید.

2-    ارزیابی نادرست عملکرد پروژه: یکی از چالش های گزارش عملکرد، انتخاب معیارها و شاخص های نادرست جهت ارزیابی عملکرد پروژه می باشد. انتخاب معیارهای نادرست منجر به تصمیم گیری های نادرست و ناپایدار در خصوص مسیر پروژه و اولویت ها می شود. شما باید معیارها و شاخص‌هایی را انتخاب کنید که مرتبط، قابل اعتماد، معتبر و قابل تأیید باشند و با اهداف، محصولات و الزامات پروژه همخوانی داشته باشند. همچنین باید از ارائه معیارها و شاخص های بسیار زیاد خودداری کنید، زیرا این امر می تواند گزارش شما را بسیار پیچیده یا مبهم کند.

3-    عدم اعتماد تیم پروژه به گزارشات تهیه شده: در هر کسب و کاری، داده های دقیق و به روز کلید تصمیم گیری آگاهانه است. این امر به ویژه در مدیریت پروژه صادق است، جایی که عواقب تصمیم گیری ضعیف می تواند گران و گسترده باشد. به همین دلیل جمع آوری داده های با کیفیت و به روز در طول چرخه عمر پروژه بسیار مهم است. شما باید اطمینان حاصل کنید که منابع داده شما معتبر و به روز هستند. همچنین باید بررسی کنید که روش های جمع آوری داده های شما مناسب، دقیق و شفاف باشند. با اطمینان از کیفیت و قابلیت اطمینان داده ها، می توانید اعتماد و اعتبار گزارش عملکرد خود را افزایش دهید.

4-    صرف زمان زیاد برای تهیه گزارشات: یکی دیگر از چالش های تهیه گزارش عملکرد صرف زمان زیاد برای تهیه آن توسط تیم پروژه می باشد. ایجاد الگوها، فرمت ها و قالب های استاندارد کمک می نماید تا فرآیند تهیه گزارشات سریع تر و موثر تر انجام شود. همچنین اعضای تیم می توانند اطلاعات مورد نیاز را با استفاده از این قالب ها وارد کنند و زمان کمتری را در تهیه گزارشات خود صرف کنند. این امر به ویژه در پروژه های بزرگ، جایی که افراد زیادی روی جنبه های مختلف گزارش کار می کنند مفید است. با استفاده از یک الگو، همه می توانند مطمئن باشند که تمام اطلاعات لازم را در بخش خود گنجانده اند. در نتیجه گزارش نهایی کاملتر و دقیق تر خواهد بود.
5-    عدم اثر بخشی مناسب گزارشات: مختصر و قابل فهم بودن گزارشات جهت افزایش اثر بخشی آن ها و مشارکت موثرتر ذینفعان در بهبود عملکرد پروژه،  امری ضروری است. گزارش باید به وضوح نوشته شود، بدون اصطلاحات غیر ضروری یا جزئیات اضافی. علاوه بر این، همه یافته‌ها و نتایج باید به شیوه‌ای منطقی و مستقیم ارائه شوند که هضم و درک سریع آن برای هر کسی آسان باشد. با پرورش این شیوه ها، مدیران می توانند بینش بیشتری در مورد اثربخشی پروژه های خود به دست آورند و توانایی های مدیریتی خود را بهبود بخشند. بنابراین اگر به دنبال بهبود مهارت های مدیریت پروژه خود هستید و می خواهید بیشترین بهره را از تلاش های تیم خود ببرید، حفظ شیوه های گزارش دهی واضح و مختصر باید در بالای لیست اولویت های شما باشد.
6-    عدم خوانده شدن گزارشات و درک نادرست از داده ها: هنگامی که داده های خود را جمع آوری کردید، باید از تکنیک های تحلیل و مصورسازی مناسب برای ارائه یافته ها و بینش خود استفاده کنید. شما باید روش ها و ابزارهای تحلیلی را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نوع داده، هدف و مخاطبان شما مطابقت دارند. به عنوان مثال، می توانید از آمار توصیفی، تحلیل روند، تحلیل واریانس برای مقایسه داده های خود استفاده کنید. همچنین می توانید از نمودارها، جداول یا داشبوردها برای مصورسازی داده های خود و برجسته کردن نکات کلیدی استفاده کنید. شما باید از بکارگیری تکنیک های تحلیل یا مصورسازی پیچیده که ممکن است مخاطبان شما را گیج یا گمراه نماید، اجتناب کنید. 

محصول هوش تجاری رایبد با ارائه گزارشات هوشمند از وضعیت پروژه، روند پیشرفت پروژه و گزارشات تحلیلی از پیش بینی روند آتی پروژه و با کمک تکنیک های مصورسازی، ابزار  قدرتمندی را در اختیار تیم پروژه قرار می دهد تا بتوانند تصمیمات هوشمندانه و مبتنی بر داده بگیرند. برای آشنایی بیشتر با این محصول می توانید با ثبت درخواست دمو کارشناسان ما را مطلع سازید تا در اولین فرصت با شما در تماس باشند.