5 دلیل عمده ناکارآمدی در فرآیند تأمین تجهیزات در پروژه‌های EPC
پروژه‌های مهندسی، تدارکات و ساخت (EPC) به دلیل ماهیت چندجانبه و ترکیبی کارهای مختلف، به یکی از پیچیده‌ترین و چالش برانگیزترین نوع پروژهها تبدیل شده‌اند. از آنجا که بخش تأمین تجهیزات این نوع از پروژهها عمدتاً به عنوان بزرگترین منبع هزینه پروژه شناخته می‌شود لذا، کارآمدی فرآیند تأمین، تاثیر مستقیمی بر کیفیت، زمان بندی و هزینه‌های نهایی دارد.
با توجه به این واقعیت، فرآیند تأمین در پروژه‌های EPC تبدیل به یک مؤلفه اساسی و کلیدی جهت تأمین منابع و مواد لازم برای انجام کارها شده است. اما با وجود اهمیت بالای این فرآیند، مواجهه با عوامل ناکارآمد می‌تواند منجر به مشکلات جدی در پروژه شود.
در این مقاله، به بررسی عوامل ناکارآمدی در فرآیند تأمین پروژه‌های EPC می‌پردازیم. پنج عامل کلیدی که به وضوح تأثیرگذاری برکارآمدی این فرآیند دارند، شناسایی و تجزیه و تحلیل می‌شوند. هر یک از این عوامل با ارائه راهکارهایی مناسب، بهبود کارآمدی فرآیند تأمین در پروژه‌های EPC را تسهیل می‌کنند.
1- شرایط قراردادی ابهام‌زا: شرایط قراردادی نامفهوم یکی از ناکارآمدی‌های مهم است که می‌تواند فرآیند تدارکات را مختل کند. توافقات نامعین می‌توانند منجر به اختلافات، تغییرات متعدد دامنه، سوءتفاهمات بین پیمانکار EPC و تأمین‌کنندگان شوند. این تضادها می‌توانند باعث اختلال در زمان بندی پروژه، کاهش کیفیت و افزایش هزینه‌های اضافی غیرمنتظره شوند.
راهکار: شرایط قرارداد، دامنه، تحویل دهنده‌ها، برنامه‌های پرداخت و معیارهای عملکرد را به وضوح تعریف کنید. بهتر است، تمامی الزامات فنی، مالی، کیفیتی و مدیریتی از قبیل فرمت فرم های درخواست بازرسی، صورتجلسات، گزارشات پیشرفت و دستورالعمل بارگیری و حمل و غیره در زمان استعلام و درخواست پیشنهاد از تأمین‌کنندگان، در اختیار آنان قرارگیرد تا بتوانند با آگاهی کامل از موارد مورد انتظار اقدام به ارسال پیشنهاد نمایند.
2- ارزیابی تأمین‌کنندگان: یکی از موارد کلیدی در فرآیند تامین پروژه‌های EPC ارزیابی صحیح و دقیق تأمین‌کنندگان است. تأمین‌کنندگان به عنوان همراهان اصلی در اجرای پروژهها شناخته می‌شوند از این رو تاثیر مستقیمی بر کیفیت نهایی پروژه، زمان بندی و هزینه‌های آن دارند. عدم ارزیابی صحیح تأمین‌کنندگان و انتخاب نادرست آنها می‌تواند عاملی مهم در بروز مشکلات و مواجهه با تخریب‌های جدی در پروژه‌های EPC گردد. از این‌رو ارزیابی دقیق تأمین‌کنندگان قبل از شروع هرگونه اقدامی در فرآیند تدارکات امری اساسی و ضروری به شمار می‌آید.
راهکار: یک فرآیند جامع ارزیابی تأمین‌کنندگان پیاده‌سازی کنید که عواملی نظیر تجربه، توانمندی‌های فنی، پایداری مالی، توانایی تأمین مواد اولیه از منابع مختلف، ظرفیت و امکانات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری کافی برای انجام کار را در نظر بگیرد. عملکرد تأمین‌کننده در پروژه‌های مشابه قبلی می‌تواند به عنوان یک منبع ارزشمند برای ارزیابی تأمین‌کننده در نظر گرفت.
همچنین ارزیابی تأمین‌کنندگان نباید یک بار انجام شده و فراموش شوند. مدت اعتبار ارزیابی‌ها باید به دقت تعیین شود. در شرایط ناپایدار اقتصادی یا تغییرات سریع در صنعت ممکن است نیاز باشد که مدت زمان اعتبار ارزیابی‌ها کوتاه تر باشد تا تصمیم گیری‌ها براساس اطلاعات به روزتری انجام شود.
3- عدم نظارت بر عملکرد تأمین‌کننده: برای اطمینان از دستیابی به اهداف و انجام موفقیت‌آمیز هر فرآیند نیازمند نظارت و کنترل مستمر هستیم. در همین راستا عملکرد تأمین‌کنندگان به عنوان ارائه‌دهندگان اجزای اصلی پروژه، نیاز به نظارت مستمر و دقیق دارد. تاکید بر نظارت به معنای بررسی عملکرد تأمین‌کننده‌ها در تحویل به موقع و کیفیت مواد و خدمات ارائه شده است. این نظارت نه تنها به مدیران پروژه اطمینان می‌دهد که تأمین‌کننده به تعهدات قراردادی خود عمل می‌کند، بلکه به آنها امکان می‌دهد تا به مشکلات زودهنگام و پیشگیری از اختلالات محتمل واکنش نشان دهند. به علاوه، نظارت مستمر بر عملکرد تأمین‌کننده‌ها به مدیران پروژه اطلاعات دقیق‌تری را برای تصمیم‌گیری‌ها و بهبود‌ها فراهم می‌کند.
راهکار: به منظور بهره‌برداری بهینه از نظارت و کنترل بر تأمین‌کنندگان، مهم است که فرآیندهای مشخصی برای انجام این نظارت تعیین و اجرا شوند. ابتدا باید معیارهایی جهت ارزیابی عملکرد تأمین‌کننده تعریف کنید تا با استفاده از آنها بتوان عملکرد تأمین‌کنندگان را از جنبه‌های مختلف نظیر زمان، کیفیت و میزان انطباق با الزامات توافق شده ردیابی و ارزیابی کرد. سپس برای ثبت نتایج نظارت و کنترل، گزارش‌های منظمی تهیه کنید. این گزارش‌ها باید شامل اطلاعات در مورد تطابق با معیارهای عملکرد، مشکلات شناسایی شده و تصمیمات اتخاذ شده باشند.
امروزه نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می‌کنند تا نظارت و کنترل بر تأمین کننده‌ها را بهبود بخشید. این نرم‌افزارها، معیارهای عملکرد را به صورت خودکار اندازه‌گیری کرده و گزارشات جامعی تولید می‌کنند.
4-عدم ارتباط و همکاری موثر بین اعضای تیم پروژه: ارتباطات موثر در طول فرآیند تدارکات امری حیاتی است. ناکارآمدی‌ها، اغلب ناشی از کمبود ارتباطات و همکاری موثر می‌باشند. عدم هماهنگی، کاهش تبادل اطلاعات، یا نقص در اشتراک‌گذاری اطلاعات بین افراد یا بین تیم‌های مهندسی، تدارکات و اجرا می‌تواند منجر به اختلاف در اولویت ها، تصمیم‌گیری‌های تاخیری و تکرار کارها شود. برای مثال اگر تیم مهندسی، تأمین و اجرا نتوانند به صورت کامل با یکدیگر هماهنگ شوند و اطلاعات به‌نحوی منظم به اشتراک نگذارند، این ممکن است منجر به مشکلاتی مثل تصمیم گیری‌های نادرست، اضافه کاری‌های غیر ضروری و تداخل زمانی شود.
راهکار: به منظور ایجاد یک محیط مرکزی برای ارتباط و همکاری، از ابزارهای مدیریت پروژه مانند نرم‌افزارهای ابری استفاده کنید. این ابزارها به تیم‌ها اجازه می‌دهند تا اطلاعات، اسناد و وظایف را به طور مرتب در زمان واقعی به اشتراک بگذارند همچنین برگزاری جلسات منظم تیمی و ارتقاء فرهنگ همکاری و اشتراک‌گذاری اطلاعات بین اعضای تیم پروژه می‌تواند در این زمینه بسیار موثر باشد.
5-تأخیر در پرداخت‌ها: یکی از شایع‌ترین عوامل ناکارآمدی فرآیند تأمین در پروژه‌های EPC عدم پرداخت به موقع به تأمین‌کنندگان است. معایب تأخیر در پرداخت‌ها فراتر از پیامدهای مالی صرف است. روابط متشنج با تأمین‌کننده، کاهش عملکرد زمانی و کیفی تأمین‌کننده، جریمه‌های مالی، اعتبار آسیب دیده و پیامدهای قانونی همگی بر اهمیت پرداخت به موقع تأکید دارند. پرداخت به موقع نه تنها یک مسئولیت مالی است، بلکه یک جنبه حیاتی برای حفظ همکاری‌های سازنده با تأمین‌کنندگان است. با شناسایی عوامل بروز تاخیر و برنامه ریزی مناسب می توان این تأخیرات را به حداقل رساند.
راهکار: عدم نقدینگی مناسب در زمان مقرر و فرآیندهای پیچیده و طولانی برای پرداخت به تأمین‌کنندگان عمده‌ترین دلایل تأخیر در پرداخت به تامین‌کنندگان را شامل می‌شوند. با برنامه‌ریزی دقیق مالی، مدیریت بهینه و کارآمد نقدینگی و شناسایی و مدیریت ریسک‌های مالی پروژه از جمله تغییرات نرخ ارز و نوسانات قیمت می‌توان تا حد زیادی از بروز مشکلات مالی و عدم نقدینگی اجتناب نمود. همچنین با استفاده از اتوماسیون گردش کار می‌توان فرآیند پرداخت به تامین‌کنندگان را ساده‌تر و سریع‌تر کنید. این اقدام نه تنها از کارهای دستی و مبتنی بر کاغذ جلوگیری می‌کند بلکه شفافیت و قابلیت پیگیری را افزایش می‌دهد.
با استفاده از سرویس مدیریت خرید رایبد می‌توان تمامی مراحل تأمین تجهیزات پروژه از لحظه تهیه لیست تجهیزات تا تحویل آنها به انبار به صورت یکپارچه را مدیریت نمود. مدیریت درخواست خرید، امکان ثبت درخواست پیشنهاد از تامین کنندگان مجاز سازمان، نظارت و ردیابی عملکرد تأمین‌کنندگان و مدیریت پرداخت به آنها بخشی از امکانات این سرویس می‌باشد. برای آشنایی بیشتر با این سرویس می‌توانید با ثبت درخواست دمو کارشناسان ما را مطلع سازید تا در اولین فرصت با شما در تماس باشند.